批評切忌籠統。有的人因擔心被人視為刻薄尖酸，用一些很委婉的語言來表達批評，如將“喜歡鬥毆”說成“為贏得論點及吸引注意麵訴諸體力手段”；將“說謊”說成“難於區分幻想與實際”；將“作弊”說成“有待進一步學習公平競爭的規則”。這樣說，雖讓人聽得不那麼刺目，但失去了批評的語氣，顯得像是在調侃。
如果你希望批評後能引起積極的反應，就必須要表達出自己的話絕不是隨便說說，而是肺腑之言，並期待自己的批評影響對方使之行動有所改進。這必須表現你是真心關注這個問題的，而且樂意幫助對方解決它。
就事論事，切忌“株連”
有些人一批評別人就喜歡算舊賬“對了，你以前傲過××事，還做過××事。”“順便說一說上次你……”這樣算總賬的方式，在母親罵孩子時，也是很常見的。但這種責備的方式，町說毫無效果。就挨罵而言，算老賬，必然會覺得對方是沒有足夠豹道理，才扯出曆史。不僅不會反省，甚至想反駁說：“既然如此，當時為何不說？”或想道：“原來他早就對我有成見。”
批評他人時，不應把“局部”的過失上升到“全部”，甚至上綱上線，比如“你這個人真卑鄙！”“你幹什麼都粗心大意！”“你總是不長進！”這一類的批評令人反感，對方會認為你是在找一些雞毛蒜皮的事小題大做，借機打擊報複。
更不可“株連”到人格汙辱上，一旦被批評者遭受人身攻擊，自然而然他將采取敵意的防禦措施。在這種情況下批評已經顯然變質，甚至演化為雙方的對抗。
點化提醒，迂回批評
不直接批評對方，而用打比方、舉例子的辦法提醒對方，促使對方解除疑慮或恐懼，提高認識改正缺點。例如你想讓孩子把自己的房間整理好，則不妨跟他說：“房間要是整整齊齊，你就可以在這兒招待朋友。找衣服、錄音帶、書本的話，也會很快找到。”
有時，無聲的行為更甚於有聲的批評。有一個大老板開辦了許多大商店。他每天都到其中一家商店看看。一天他發現一個顧客在櫃台前等著買東西。誰都沒注意到他。售貨員站在櫃台的另一邊正在聊天。這時，這個大老板沒說一句話，迅速站到櫃台後麵，給顧客拿了要買的東西。他的行動是對售貨員以嚴厲的批評。
在批評中提出建設性的意見
一般的批評，隻把重點放在對方的“錯誤”上，並不指明對方應如何去糾正，因此收不到積極的效果。積極的批評，應在批評時，提出建設性意見，以利對方改正。被批評者也會更加認識到你批評得很有道理，心悅誠服。
要站在對方的角度考慮批評是否有效果，必須使聽者相信，按照批評的要求改進後，對他是有好處的，誘導他相信你的批評是幫助他，關心他，愛護他，而不要以威脅、命令、恐嚇、責罵的方式表達。
不能誘之以“好處”的批評，會使被批評者覺得自己改正行為是為了批評者。成功的批評應是能使被批評者覺得是為了自己而采納的。這樣，便可消除自我防衛心理。
設身處地，把握分寸
設身處地有兩種方法：一是讓被批評者站在批評者的角度，讓他想一想：“如果你是我，你想想，我出了這樣的錯，你批評不批評？”讓他換個位置來認識自己的過錯。一是讓批評者站在被批評者的角度，假如我是他，我對自己的過失是否已經有了很深刻的認識，甚至會主動檢討而不希望被人嚴厲嗬斥？
雙方均為對方設身處地地想一想，在作出批評與接受批評方麵就容易協調起來了。批評者也就能視對方過錯認識程度的深淺而把握批評程度的分寸。
忠言何必逆耳
與人交往的過程中微笑以待、和善相處是很重要的，但這隻是一種前提。要想與某人的關係更進一層，除了一般的關懷和讚美外，還要善於對他的缺點提出善意的批評。對他的不足提出忠告，這樣往往能贏得對方的信任，甚至將自己視為他的知己。
良藥苦口利於病，忠言逆耳利於行。忠告的話聽起來一般都讓人難以接受，甚至會引起反感或者抵抗，取得相反的效果。商朝末年，紂王昏庸無道，丞相比幹多次進諫，紂王非但不聽，還下令將比於剖心處死。在商業行業中，對上司提出忠告很有可能遭致他的嫉妒，結果自己被炒，走人了事：對於下屬的忠告也往往會引起他們的不滿情緒。那麼，怎麼進行忠告呢？
忠告首先應該是對他誠心誠意的關懷。當你對某人提出批評時，如果對方發現你並不是為了關心他才批評他。而是出於你個人的某種意圖，他馬上會站到與你敵對的立場上。