亞星的成本管理創新模式(2 / 3)

首先是權力下放階段,實行采購承包,在物價飛漲時代似乎起到過一些作用,但當物價回落時,承包人變得坐享其成,他們的收益同付出勞動不一致。後來公司嚐試“抓大放小”,即由公司招標拍板大項目采購,讓權、下放小項目,購銷漏洞依然在這種方法中存在。再後來是權力上收階段,公司采取強化班子建設的辦法,購銷工作崗位第一線安置思想品質好的人,但終究還是沒有監督。最後公司終於找到了現在這種分級、分權製約的管理辦法,現在的比價購銷不同於過去簡單的貨比三家,它們區別在於:貨比三家僅僅是一種手段,而比價購銷卻是一套完整的法製管理方法,這樣既維護了企業的經濟利益,同時也割斷了權力與腐敗的瓜葛。

亞星每年采購6000多種物資,並有十幾種產品銷往國內外,每一種物資和產品的價格都受到有效監控,從而實現了生產經營的低投入和高產出。把發生在企業外部所謂“暗箱操作”的購銷環節,納入到企業內部來進行監督控製。正如亞星公司總經理陳華森先生所說,亞星的購銷比價管理並沒有什麼秘訣,也不是什麼特大發明創造,隻是亞星人紮紮實實、堅持幾年做下來了。但是,亞星人與眾不同的是,他們沒有把“做實”停留在原始的經驗層次,而是在不斷地思考、總結這些經驗,努力提煉成為係統的采購管理理論,並指導自己的購銷管理實踐做得更加理性和完善。

用“嚴細精神”認真分析亞星自己的生產與技術特點,發現了亞星最大的潛力不在中間製造,而在購銷兩頭。亞星獨特的購銷比價管理法正是這種學中有思、學中有創的精神下催生的。可以說,亞星經驗是在學習當年邯鋼經驗基礎上創立的適應社會主義市場經濟大環境和亞星集團小環境的一種現代化企業管理模式。

企業內的各種管理職能是相互關聯著的。采購管理其實並不僅僅是單純采購環節的問題,亞星集團的“購銷比價管理”就是以財務管理為中心,以采購管理為突破口的全方位的管理製度改革模式。從要素講,其重視人、財、物三個要素中財的要素;從環節講,其重視購、產、銷三個環節中的采購環節。忽視了亞星集團的建立的“三統一分”的財務管理體製,割裂地看待其采購管理,就不能真正理解亞星經驗的真諦。企業管理係統,實際是以人、財、物,購、產、銷縱橫交錯結成的一個網絡,拉動其中的任何一點,都會使整個管理網絡動起來。對於一個企業,關鍵找準能夠形成中心或突破口的關鍵網結,而這個關鍵網結,在每個具體企業都不可能是完全一樣的。亞星集團的成功,就是因為他們找準了自己的關鍵網結。

加強和規範采購管理,企業的領導班子為關鍵,特別是企業的一把手。企業的經營者要敢抓敢管,完善企業各項規章製度,抵製各種關係網、人情網,堵塞采購環節的漏洞,保護所有者權益和國有資產的安全。同時,經營者也要廉潔自律,以身作則。實施購銷比價5年來,亞星公司的主要領導沒有批過一張“關係條”。

亞星購銷比價管理有兩層含義:一是在滿足企業質量需求的前提下通過比價實現低成本管理;二是在滿足用戶質量需求的前提下采取較高價位銷售。亞星每年采購4000多種物資,十幾種產品銷往國外。九四年以來,亞星有效監控了每一種采購物資和推銷的產品價格,從而實現了生產經營的低投入和高產出,其具體做法如下:

(1)決策民主、公開

企業經營管理的關鍵環節是購銷,亞星提出了“集中的權力分散化、隱藏的權力公開化”的工作原則,以解決采購管理上權力集中在個別人手裏,甚至暗箱操作等問題。首先是建立購銷管理組織保證體係,成立了以總經理任組長、副總經理和計劃、財務、審計、供應、銷售、質檢、物資、企管、信息中心等負責人為成員的公司價格監控領導小組,購銷重大事項由領導小組集體研究、民主決策;其次是明確各級管理人員和職能部門在購銷管理上的責權,相互製約,監督到位;三是做到內部公開購銷價格的製定和實施決策程序透明價格(內部微機聯網);四是物資采購價格的決策,根據采購物資類別和金額大小實行分類管理:首先由供應部門提出主要生產消耗性物資價格的製定的建議,提交經營調度會研究,主管副總經理負責審核;同時審計處設立的物價科和公司信息中心根據所掌握的市場價格信息,將同類產品的市場價格及分析情況直接提供給總經理;最後,分管副總經理審核的價格與總經理掌握的價格在經理辦公室碰頭,總經理在比價後簽字形成價格表,然後由供應部門嚴格執行。其他采購物資價格的製定,金額在5000元以下的由供應處主要負責人確定,5000元至3萬元的報分管副總經理審定,3萬元以上的上報總經理審定,但無論金額大小審計處物價科都要對其過程進行監督。產品銷售價格的決策程序與主要生產消耗物資價格的決策程序的惟一不同點是,根據企業市場營銷策略銷售價格允許有一定彈性,包括最低執行價格、市場區域差價、允許微調幅度,最後由銷售部門負責執行。

(2)建立健全嚴格的管理製度

近些年來,亞星製定了十多項購銷比價管理的規章製度。主要有《定點采購物資暫行辦法》規定原則上一律從定點單位采購主要生產物資(最好是通過1S09000論證單位),特殊情況需到非指定點單位采購的,規定了嚴格的審批程序,否則將嚴加處罰;《物價管理條例》規定了購銷價格的製定程序,最高、最低限價的控製權限,價格審核程序、管理機構的設置及基本職能和考核獎懲辦法等。做到每一種物資采購都要選擇兩家以上供貨單位,同樣產品比質量、同樣質量比價格、同樣價格比信譽;《工程造價管理辦法》,嚴格執行“四不準”製度,即工程預算未經審計不準簽訂合同,未簽訂合同不準預付款,工程項目建設資金來源和開工前各項手續未經審計不準開工,工程決算未經審計不準辦理結算;《經濟合同管理規定》,凡采購單價在5000元以上的物資都須簽訂經濟合同,重大經濟合同的簽訂要由供應、技術、審計、質量等有關部門人員參加。屬基建、大型設備改造等,必須公開招標。比價購銷直購效果是堵塞漏洞。堵塞漏洞一是靠人,二是靠製度。亞星集團公司設立的幾十種製度相互輔助又相互約束,使得每一個購銷人員都能堂堂正正做人,坦坦率率做事。因為公司把決策拍板同業務交割以及監督檢查進行了職能分離,實施的獎懲辦法,也激發了全體購銷人員的創造性和積極性,使得比價管理終於成為大家歡迎而又能接受的新的管理辦法。

(3)建立及時反映市場價格的信息網絡

亞星對市場價格信息的收集和處理高度重視,在開發和利用信息上,亞星公司通過設立專人搞市場調查,廣泛了解市場價格行情,為製定購銷價格決策提供鮮活的依據;同時通過招標,了解到行業產品的價格行情;並在公司信息中心建立了價格信息收集網絡,加入國際互聯網,及時獲取國內外產品價格的信息資料,為全公司提供信息服務。在經營公司設立了綜合處,負責調研、采集、處理市場價格信息。作為公司價格監控常設機構的審計處物價科,通過訂閱大量信息報刊,建立價格信息網絡和台帳,將大宗物資的采購價格和商品銷售價格輸入電腦進行跟蹤管理,以便及時掌握市場價格信息的變化,使領導決策和價格審核得到可靠的依據。公司內部建立了部門之間的信息交換、溝通和反饋製度,以便使信息資源得到充分利用,保證購銷比價管理得到及時的信息支持。

(4)實施獨立有效的價格審計

審計處物價科監控采購與銷售價格行為實行的全過程,對違反規定或不合理的購銷價格具有否決權。主要分為:其一是采購計劃審核。計劃處對分廠,車間,供應處,設備處,物管處所報物資采購計劃進行分類把關和彙總後,在分管副總審批前要報審計處物價科審核一次;其二是價格審核。物資采購部門在最終確定主要物資供貨單位前,需填報《采購物資價格申報表》,內容包括物資名稱、數量、型號、規格、單價、技術要求、供貨單位及貨比三家狀況,報物價科審核,采購物資價格若是高於控製價格,要重新報批;其三是票據審核。所采購物資須經審計處對增值稅發票、合同、《采購物資價格申報單》和《檢驗報告單》等進行審核確認,達到價格和質量要求的,物價科除開具《采購物資審核通知單》,還要在購貨發票上加蓋審計專用章後,財務部門才可辦理結算付款手續。

(5)實行封閉式質量檢驗製度

所有采購物資,都要經過嚴格的質量檢查或驗證,要“封閉式檢驗”主要生產原料輔料。工作程序是:進廠物資由物管與采購開臨時收據,並通知質檢處派人到現場取樣;質檢處將樣品編號後,指定檢驗人員隨機檢驗。供貸單位、采購部門、車間人員不得介入檢驗過程,以確保檢驗真實準確和公正無私。樣品檢驗後均留樣存檔,以備複查;供貨單位若兩次供貨質檢不合格、取消供貨資格;物管處接到合格的《檢驗報告單》方可辦理入庫手續,達不到質量要求的,按規定、由采購科實行退貨或折價處理。

(6)建立業務台帳,責任明確到人

為便於對采購價格的事後監督審計,在物資采購部門建立了台帳製度,每一筆采購業務都要記錄。同時,每一位采購人員也要記錄質量台帳,進貨明細台帳,貨比三家台帳。以便檢查各人經手的業務包括商品名稱、供貨單位、規格型號、質量、價格、付款方式等。對可以輪崗的采購人員實行崗位輪換製度,以回避人情關係,實行交叉監督。人若換崗,台帳保留,一旦發現問題,及時追溯。