當然，對應邀前來的訪問者，不管是官方人士、專業代表團，抑或是民間團體、知名人士，在他們抵離時，均應安排相應的人員前往迎送。對長期在本國工作的外國人土、外交使節或專家，當他們到任或離任時，各國有關方麵亦安排相應人員迎送。
二、確定迎送規格
對來賓的迎送規格，通常主要是依據來訪者的身份，訪問性質和目的，適當考慮兩國關係，同時要注意國際慣例。
確定迎送規格，主要是確定哪一級人員出麵迎接，是接待來賓的一個禮遇規格，應根據主管部門接待要求來辦。主要迎送人通常都要同來賓的身份相當，但由於各種原因不可能完全對等時，可靈活變通，由職位相當的人士或由副職出麵。總之，主人身份與客人的身份不能相差太大，以同客人對口、對等為宜，以示對客人的尊重。當事人不能出麵時，無論作何種處理，應從禮貌出發，向對方作出解釋。在特殊情況下，為了兩國的外交關係或政治需要，可打破常規，安排較大的迎送場麵，給予較高的禮遇，但要避免產生不必要的誤會，以免造成厚此薄彼的印象。
三、掌握抵達和離開的時間
為順利迎接客人，迎送人員必須準確掌握來賓乘坐的飛機（火車、船舶）的抵離時間。如有變化，應及時告知。由於天氣變化等意外原因，飛機、火車、船舶可能不準時，迎送人員應在客人抵達之前到機場、車站或碼頭，不能出現讓客人等候的現象。送行人員應在客人起程之前到達，如有迎送儀式，應在儀式之前到達，並直到客人乘坐的交通工具看不見時再離去。
四、獻花
獻花適用於禮遇較高的外賓，迎接普通外賓，一般不需獻花。獻花須用鮮花或由鮮花紮成的花束，花束要整潔、鮮豔，忌用菊花、杜鵑花、石竹花和黃顏色花朵。向貴賓獻花，通常由兒童或女青年在參加迎送的主要領導人與客人握手之後，將花獻上，並向來賓行禮。有的國家由女主人向女賓獻花。
五、互相介紹
客人與迎接人員見麵時，應互相介紹。通常先將主人介紹給來賓，職位從高至低，可由禮賓交際工作人員，接待翻譯或迎接人員中職位最高者介紹。有時也可作自我介紹。客人初來乍到，一般較為拘謹，作為主人應主動與客人寒暄。
六、迎送中的陪車
迎送車輛都應事先安排好，不可臨陣調遣，給人以倉促之感。客人抵達或迎送儀式結束後，從抵達地到住處，以及訪問結束後，由住地前往機場、車站、碼頭，一般都應安排迎送人員陪同乘車。陪車時，應請賓客坐在主人右側。上車時，客人要從右側門上車，主人從左側門上車。如果客人已先上車並坐在了主人位置上，則不宜再請客人挪換座位。
七、其他迎送中的事項
1.迎送貴賓時，應事先在機場（車站、碼頭）安排好貴賓休息，準備好飲料。
2.客人的住處、膳食應事先訂好。如有條件，在客人到達之前，就應將住房地點、用膳方式、日程安排、聯絡方式、聯絡人等事宜通知到具體客人。如做不到，可將上列事項打印好，在客人到達時分發給每個客人，這樣可避免混亂，使客人心中有數，主動配合。
3.指派專人協助辦理入出境手續及機票（車船票）和行李提取或托運手續等事宜。
4.客人到達住處後，應給客人安排休息的時間，再開展其他活動。
5.整個迎送活動應安排得熱情、周到，有條不紊，使客人有“賓至如歸”的感覺，不能出現冷淡、粗心或怠慢客人的情形。
會見與會談禮儀
會見和會談都是涉外交往活動的重要方式。會見，國際上通常稱接見或拜會。凡身份高的人士會見身份低的人士，主人會見客人，人們通常稱其為接見或召見；凡身份低的人士會見身份高的人士，客人會見主人，人們通常稱其為拜會或拜見。
接見和拜會後回訪，通常稱為回拜。我國通常對此不作細分，統稱會見。會談是指雙方或多方就某些重大的政治、經濟、科技、文化、軍事、宗教以及其他共同關心的問題交換意見，洽談協商。會談一般專業性或政策性較強，形式比較正規。會見多是禮節性的，而會談多為解決實質性問題。有時會見和會談也難以區分。因為會見時雙方也常談專業性或政治性問題，以上區分隻是相對而言。
一、會見的禮儀
會見就其內容來說，多為禮節性的，也有政治性或事務性的會見，或兼而有之。禮節性會見一般時間較短，話題也較為廣泛。政治性會見一般涉及國與國之間的雙邊關係、國際局勢及一些重大國際問題的看法或意見等。事務性會見一般涉及貿易爭端、業務交流與合作等。
會見的禮儀主要有如下內容：
1.確定參加會見的人員。會見來訪者，一般情況下應遵循“對等”原則，但有時由於某種政治或業務的需要，上級領導或下級人士也可會見來訪者。參加會見的人員不宜過多，隻安排相關人員參加即可。
2.會見的時間、地點。會見的時間一般安排在來訪者抵達的第二天或舉行歡迎宴會之前。會見的具體時間不宜過長，一般以半小時左右為宜。會見的地點多安排在客人住地的會客室、會議室或辦公室，也可在國賓館等正式的會客場所。