做事的一個基本原則是,你永遠都要先從最重要的事情開始做起。因此,開始做事之前,你就要好好地安排工作的順序,但要謹慎地做這件事。
愛德文?布利斯說過,支配時間的一些基本方法,可以為你決定工作的優先順序,下麵是他提出的幾點建議:
(1)重要而緊急——這些工作應列第一位。你必須立刻去做,否則你將自食惡果。
(2)重要但不緊急——這些工作則位於第一種工作之後。但大部分人都因這些工作可以拖延而忽略了它,這包括了身體檢查、寫信給朋友,或對自己的妻子(丈夫)說“我愛你”。
(3)緊急但不重要——這些工作在別人的表上應列為優先。但如果你撇下了你自己的重要工作,而先做這些工作,那你就得從別人那裏尋找支持了。
(4)繁忙的工作——假如你能控製住,在做完一件困難的工作後,不隻是休息。但要是花了太多的時間去做它,就是另一種形式的拖延。
(5)浪費時間的工作——這些工作應該從你的順序表中除去。假如你認為這件工作浪費時間,那就別忘了沙若?杜內所說的話:“生命中浪費的時光,在點滴流逝,原本美好的時光,卻輕易地流逝了。”
你用於工作的時間是否充裕,這往往決定於事情的難易程度。所以如何利用你的時間是非常重要的。
(1)用有獎懲的時間完成任務
有些工作你必須在某些特殊的時日去做,如生日或周年紀念日,如果沒做,或是拖延,就會錯過了機會。其他的,如節食,這些隨時都可以。
你要知道最後的期限是什麼,然後再計算一下,如何去完成工作,學著給時間作個預算,就像對其他有價物品一樣。著名哲學家斯邁爾斯很清楚時間的寶貴。他說:“失去了財富,可以辛勤地再賺;失去了知識,可以再學;健康則可以靠保養和藥物來重新獲得,但時間卻是一去不返。”
要認清哪些活動會浪費你的時間,問問你自己,你注意打發掉的時間是否有什麼不同。假如你事後對拖延的事感到非常難過,就說明你是在浪費時間了。
試著在空當時做點事情,否則那些空隙時間也要浪費了。假如你正在辦公室等什麼,而又不可能花很長時間去做某一事情,那就寫封信給你該寫給的人,你會驚訝地發現,一天之中,你會做許多原本會忘掉的小事。你也可以用這些零星的時間來沉思或放鬆自己。
每天早上花上幾分鍾時間訂個計劃,因為我們每個人的生活並不是固定不變的,因此需要常做些計劃。但假如計劃太精確了,你會對一些無可避免的意外事情感到灰心。寫寫日記,這樣你就可以看出你是怎麼運用你的時間的。
帕金森?羅說:“工作會使你增加有用的時間去完成。”相反,假如你把工作時間縮短,說不定也照樣可以完成工作,也許你會除掉許多沒用的活動和努力。看清最後期限,保持工作進度,才不會把工作拖下來。別忘了你的成功,這樣你才可以保持以穩定的速度前進。
不幸的是,有些時候你會覺得自己無能為力了。這時候你就要向別人求助了。
假如你被一件很複雜的工作難住甚至擊倒了,你可以把部分工作委托給他人,以避免拖延。
開始時,也是清楚地把你的工作分成幾個部分。你所委托的人,一定要清楚這些部分工作時間的關係。假如他們沒有搞清楚,他們最後也可能會跟你一樣產生拖延。這樣你收回來的工作,會比你分出去的還要多,但假如一開始你給他們足夠的資料,他們就不會總是找你向你詢問了。
假如你接受了這個工作責任,就會有充分的自由去做這件工作。當其他人完成了他們分配的工作時,你可以把每個人的工作成果結合起來,彙總出最後的成果,你會很驚異地發現,原來你們這麼容易地完成了這件工作。而其他人也很高興,因為他們對這份工作也有貢獻。
讓別人參與你的工作,有時候也不容易,但有個方法可以解決這些問題。
(2)不要被周圍的環境所控製
我們每個人都應該永遠了解別人對你的工作有何影響,因為假如你容許一些個人因素阻礙你完成工作時,你會招致許多不必要的憂慮,並開始拖延工作。