投保人先填製“運輸險投保單”，內容包括投保人名稱、貨物名稱、運輸標誌、船名或裝運工具、裝運地（港）、目的地（港）、開航日期、投保金額、投保險別、投保日期和賠款地點等。一式二份，一份由保險公司簽署後交投保人作為接受投保的憑證；另一份由保險公司留存作為繕製保險單的依據。為簡化手續，外貿公司也有將發票、出口貨物明細單或出運貨物分析單代替投保單，但仍須加注配艙回單的內容及投保險別和金額。
按FOB、FCA、CFR、CPT條件成交的，保險由買方辦理，如賣方同意接受買方委托代辦保險。應由買方承擔費用和風險。投保手續同上。在信用證上應注明“保險費允許在信用證的額度以外超支”。
保險公司根據投保內容，簽發保險單或保險憑證，並計算保險費，單證一式五份，其中一份留存，投保人付清保險費後取得四份正本，投保即告完成。
投保人在保險單證出具後，發現投保內容有錯漏或需變更，應向保險公司及時提出批改申請，由保險公司出立批單，粘貼於保險單上並加蓋騎縫章，保險公司按批改後條件承擔責任。
申請批改必須在貨物發生損失以前，或投保人不知有任何損失事故發生的情況下，在貨到目的地前提出。
報關
海關對進出口貨物的通關手續，包括接受申報，審核單證，查驗貨物，征稅，結關放行等五道手續。
A.出口申報及審核單證
出口貨物的發貨人或其代理人應在裝貨的24小時之前向運輸工具所在地或出境地海關申報。報關時應向海關提交下列單證：
出口貨物報關單。
報關單是海關對出口貨物進行監管、查驗、征稅和統計的基本單據。目前使用的出口報關單有四種：普通報關單（白色）、“來料加工、補償貿易專用”報關單（淺綠色）、“進料加工專用”報關單（粉紅色）和“出口退稅專用”報關單（黃色）。適合於不同貿易方式和需要。
出口許可證。
經國家正式批準有出口經營權的單位，在其經營範圍內，出口不實行許可證管理的商品，可免領出口許可證。如出口超出其經營範圍的商品以及國家規定必須申領出口許可證的商品。應向海關交驗出口許可證或國家規定的其他批準文件。
裝貨單或運單。裝貨單（ShippingOrder）是船公司或其代理簽發給托運人的通知船方裝貨的憑證（非海運方式即為運單），海關查驗放行後，在裝貨單或運單上加蓋放行章發還給報關人憑以裝運貨物出口。
發票。發票是海關審定完稅價格的重要依據，故發票必須載明貨物的真實成交價格。允許使用簡式發票。
裝箱單。是對發票內容的補充，說明貨物的具體規格數量。如包裝內容一致的件裝貨物或散裝貨物，可免交。
出口收彙核銷單。它是由外彙管理部門提供的單證，海關辦妥結關手續後，在其上蓋章，出口單位憑以向外彙管理部門結彙核銷。
海關認為必要時應交驗的貿易合同、產地證和其他有關證明。
B.查驗貨物和結關放行
海關以出口報關單為依據，在海關監管區域內對出口貨物進行查驗。報關單位應派員在現場負責開箱裝箱，協助海關完成查驗工作。
經查驗合格，在報關單位照章辦理納稅手續後，海關在裝貨單或運單上蓋上關印，即為結關放行。
製單結彙
製作出口單據
A.彙票
國際貿易中，主要使用的是跟單彙票，作為出口方要求付款的憑證。製作彙票時應注意下列問題。
出票條款。信用證名下的彙票，應填寫出票條款。包括：開證行名稱，信用證號碼和開證日期。
彙票金額。托收項下彙票金額應與發票一致。若采用部分托收、部分信用證方式結算，則兩張彙票金額各按規定填寫，兩者之和等於發票金額。信用證項下的彙票，若信用證沒有規定，則應與發票金額一致。若信用證規定彙票金額為發票的百分之幾，則按規定填寫。這一做法，通常用於以含傭價向中間商報價，發票按含傭價製作，開證行在付款時代扣傭金的情況。
付款人名稱。托收方式的彙票，付款人為買方。信用證方式下，以信用證開證行或其指定的付款行為付款人。若信用證未加說明，則以開證行為付款人。
收款人名稱。彙票的收款人應是銀行。信用證方式下，收款人通常為議付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬頭。托收中也可將出口方寫成收款人（已收彙票），然後由收款人作委托收款背書給托收行。
B.商業發票。
商業發票（CommercialInvoice）是出口商開立的發貨價目清單，是裝運貨物的總說明。發票全麵反映了合同內容。
發票的主要作用是供進口商憑以收貨、支付貨款和進出口商記賬、報關納稅的憑據。在不用彙票的情況下（如付款信用證、即期付款交單），發票代替彙票作為付款的依據。
發票沒有統一的格式，其內容應符合合同規定，在以信用證方式結算時，還應與信用證的規定嚴格相符。發票是全套貨運單據的中心，其他單據均參照發票內容繕製，因而製作不僅要求正確無誤，還應排列規範，整潔美觀。
製作內容及注意事項如下：
出口商名稱。發票頂端必須有出口商名稱、地址、電傳、傳真和電話號碼，其中出口商名稱和地址應與信用證一致。
發票名稱。在出口商名稱下，應注明“發票”（CormercialInvoice或Invoice)字樣。
發票抬頭人。通常為國外進口商。在信用證方式時，除非另有規定，應為開證申請人。
發票號碼，合同號碼，信用證號碼及開票日期。發票號碼由出口商自行按順序編製。合同號碼和信用證號碼應與信用證所列的一致，如信用證無此要求，亦應列明。開票日期不應與運單日期相距太遠，但必須在信用證交單期和有效期之內。
裝運地和目的地。應與信用證所列一致，目的地應明確具體，若有重名，應寫明國別。
運輸標誌（嗟頭）。凡來證有指定嗟頭的，按來證製作。如無規定，由托運人自行製定。以集裝箱方式裝運，可以集裝箱號和封印號碼取代。運輸單據和保險單上的嗟頭，應與發票一致。
貨物名稱、規格、包裝、數量和件數。關於貨物的描述應符合合同要求，還必須和信用證所用文字完全一致。如用列明重量，應列明總的毛重和淨重。
單價和總值。單價和總值必須準確計算，與數量之間不可有矛盾，應列明價格條件（貿易術語），總值不可超過信用證金額的超值發票，銀行可以接受，也有權拒收。
附加證明。大致有以下幾種：（l）加注費用清單：運費、保險費和FOB價；（2）注明特定號碼，如進口許可證號、布魯塞爾稅則號；（3）注明原料來源地的證明文句。
出單人名稱。發票由出口商出具，在信用證方式下，必須是受益人。“‘UCP500”規定，商業發票可以隻標明出單人名稱而不加簽署。如需簽字，來證中應明確規定，如SignedCommercialInvoice。
C.運輸單據
運輸單據因不同貿易方式而異。有海運提單、海運單、航空運單、鐵路運單、貨物承運收據及多式聯運單據等。
我國外貿運輸方式以海運為主。這裏著重介紹海運提單BillofLading的繕製及注意事項。
托運人（Shipper）。一般即為出口商，也即信用證的受益人，如果開證申請人為了貿易上的需要，在信用證內規定作成第三者提單也可照辦，例如請貨運代理做托運人。
收貨人（consignee）。該欄又稱提單抬頭。應嚴格按信用證規定製作。如以托收方式結算。則一般做成指示式抬頭。即寫成“Toorder”或“TotheorderofxxX”字樣。不可做成以買方為抬頭的記名提單或以買方為指示人的提單以免過早轉移物權。
通知人（NotifyParty）。這是貨物到達目的港時船方發送到貨通知的對象，通常為進口方或其代理人。但無論如何，應按信用證規定填寫。如果信用證沒有規定，則正本提單以不填為宜，但副本提單中仍應將進口方名稱地址填明，以便承運人通知。
提單號碼（B/LNo.）。提單上必須注明編號，以便核查，該號碼與裝貨單（又稱大副收據）或（集裝箱）場站收據的號碼是一致的。沒有編號的提單無效。
船名及航次（NameofVessel;VoyNo）。填列所裝船舶及航次。如中途轉船，隻填寫第一程船名航次。
裝運港（PortofLoading）和卸貨港（PortofDischarge）。應填寫具體港口名稱。卸貨港如不同國家有重名，則應加注國名。卸貨港如采取選擇港方式，應全部列明。如倫敦／鹿特丹／漢堡選卸，則在卸貨港欄中填上“optionLondon／Rotterdam／Hamburg”,收貨人必須在船舶到達第一卸貨港前在船公司規定時間內通知船方卸貨港，否則船方可在其中任意一港卸貨。選擇港最多不得超過三個，且應在同一航線上，運費按最高者計收?如中途轉船，卸貨港即填寫轉船港名稱，而目的港應填入“最終目的地”（FinalDestination）欄內。也可在卸貨港內填上目的港，同時注明在XX港轉船”（W／TatXX）。
嗟頭。與發票所列一致。
包裝件數和種類（NumberandKindofPackages）與貨物描述（DescriptionofGoods）。按實際情況列明。一張提單有幾種不同包裝應分別列明，托盤和集裝箱也可作為包裝填列。裸裝有捆、件，散裝貨應注明“Inbulk”。貨物名稱允許使用貨物統稱。但不得與信用證中貨物的描述有抵觸。危險品應寫清化學名稱，注明國際海上危險品運輸規則號碼（IMCOCODEPAGE），聯合國危規號碼（UNCODENO），危險品等級（CLASSNO）。冷藏貨物注明所要求的溫度。
毛重和尺碼（GrossWeight＆Measurement）。除信用證另有規定外，重量以千克或公噸為單位，體積以立方米為計算單位。
運費和費用（Freight＆Charges）。本欄隻填運費支付情況，CFR和CIF條件成交，應填寫運費預付（FreightPrePaid），FOB條件成交，一般填寫運費到付（FreightCollect），除非買方委托發貨人代付運費。程租船一般隻寫明“ASARRANGED”（按照約定）。如信用證另有規定，按信用證規定填寫。
正本提單份數（NumberoforiginalBs/L）。按信用證規定簽發，並分別用大小寫數字填寫，如“（2）TW”。信用證中僅規定“全套”（FUllset），習慣做兩份正本，但一份正本亦可視為全套。
提單日期和簽發地點。除備運提單外，提單日期均為裝貨完畢日期，不能遲於信用證規定的裝運期。提單簽發地點按裝運地填列。如果船期晚於規定裝運期，要求船方同意以擔保函換取較早日期提單，這就是“倒簽提單”（AntidatedB／L）；貨未裝上船就要求船方出具已裝船提單，這就是“預借提單”（AdvancedB／L），這種做法係國際航運界陋習，一旦暴露，可能造成對方索賠以至拒收而導致巨大損失。
簽署。按“UCP500”規定，海運提單表麵應注明承運人名稱，並由承運人或其代理人、船長或其代理人簽署。簽署人亦須表明其身份。若為代理人簽署，尚須表明被代理一方的名稱和身份。