辦公室禮儀是指公務人員在從事辦公室工作中尊敬他人、講究禮節的程序和規範。
在現代社會,辦公室是公務人員從事公務活動的主要場所。我們不能把“坐”辦公室或出入辦公室看成是少數“白領”階層的“專利”。現代的辦公室以其綜合性、廣泛性、程序性等特性,成為一個重要的交際場所。現代社會的許多公務活動是在辦公室完成的,辦公室不大,卻也是一個“小小的世界”,充滿了人情世態。因此,要創造一個優美、和諧、融洽的工作環境,使工作更加有效,公務人員“坐”辦公室或出入(各類)辦公室都應掌握一定的技巧,遵循一定的禮節規範。
服飾整潔大方
中國古代對公務活動中的服飾要求是非常嚴格的。比如,朝庭中對“官服”的規定就非常細致嚴格。一個官員在公共場合著便服是不被允許的。
現代社會對公務服飾的要求已不像古代那麼嚴格。人們的穿著越來越隨便和多樣化。但是穿著必須與時間、地點、環境和角色、身份協調統一。否則,就會被看作是不禮貌的。如一位男士在一個較高級別的辦公室內穿著拖鞋和褲頭、背心,就會被看作是對他人的不尊重;如果一位女士穿著曳地長裙或坦胸露臂地去辦公室上班,也會因為與場合不協調而引人反感。在辦公室內,服飾要整潔、大方、合身、文雅,不能太豔,太奇,太隨便,尤其不宜穿過分暴露的服裝,還應避免穿經常需要整理的衣服,因為假如你需要反複地整理腰帶或其他服飾,不僅自己工作時不能集中精力,也會使別人感到別扭。女士穿下擺窄或至膝蓋以上的短裙時,切勿在人前把腳架起來。女士在辦公室不宜穿長靴,戴手套和帽子等,也不宜佩戴其他裝飾品。
進入辦公室後,應脫去大衣、風衣和帽子,但西裝上衣、夾克不能隨便脫掉。辦公室內若沒有衣帽間(架),可自行存放衣物。當進入他人辦公室時,不能亂放自己的衣物,隻有當主人允許自己這樣做時,才可以將外衣脫下並整整齊齊地擺放好。
工作環境
要盡量美化工作場所的環境衛生,保持辦公室的優雅、整潔、幹淨。這是讓工作人員愉快、舒適地工作的一個條件,也是辦公室自身形象的基本體現,特別是在接待工作中,它能體現著整個辦公室的精神風貌。因此,每個人都要講究公共衛生。同時,還應該注意個人衛生,從服飾、發型等各方麵,保持儀容、儀表的整潔、大方、莊重。
與同事交往應該從一點一滴的小節做起,注意尊重他人。每天早上見麵時應相互問候,交談時若一方站起來說話,另一方也應站起來。同事之間的相互尊重,會使人與人之間的關係變得融洽、和諧,對於建立輕鬆、愉快的工作氛圍有很大的作用。
另一方麵,同事之間還應具有協作精神,同心協力,克己奉公,相互支持,力求做好各項工作。自己份內的工作不要推給他人,需要求助時應看對方的具體情況,並以請求的態度和對方商量。要主動真誠地幫助他人,並能夠主動承擔責任不明確的各種任務。這些都是建立一個團結、合作、文明的辦公室的重要保障。
注意不要把個人的麻煩事帶進辦公室中,絕對不要在辦公時間與他人聊天,或者看報、打毛衣等等。如果有實在迫不得已的私人性的來訪,要注意盡量縮短時間,最好能在辦公室外去處理此類事宜。工作時間最好不要打私人電話。倘有從外打進的私人電話,要視其重要與否而決定是否通話或通話時限,通話應簡明扼要。在辦公室嚴禁斜倚或坐在辦公桌上,更不該把腳放在辦公桌上。
在辦公室裏的稱呼,也是應該注意的。在同一辦公室內,同事之間大都是以名字相稱。但對那些德高望重,或是手握大權的人,就不能直呼其名,而應以“某先生”或“處長”等來稱呼,較為合適。上司或長輩對下屬,也不宜直呼其名。按我國習慣,稱呼“老某”或“小某”較為合適。在辦公室裏談話的內容和方式也值得注意。有些問題,比如疾病、死亡等不愉快的事情和荒誕離奇、聳人聽聞、黃色淫穢的事情,一般不要涉及。對女性的年齡、婚姻狀況等是不宜詢問的,也不要直接詢問對方履曆、工資收入、家庭收入、家庭財產、衣飾價格等私人方麵的問題。確實需要了解的,也不應單刀直人,而應委婉地提出。假如你想了解一下對方的婚姻狀況,不如可以這樣說:“我已經結婚兩年多了,有了一個可愛的小女孩,我想你的家庭生活也一定與我一樣快樂,不是嗎?”如果對方不願回答你的問題,則不要追問,更不要追根究底。一旦不慎提出令對方反感的問題時,應表示歉意,並馬上將話題轉移。
在辦公室交談中,若需讚美對方時,應措詞得當,掌握好分寸感,不要過“火”。讚美的目的在於使對方感到真的對他(她)欽佩和尊重。“你是最棒的秘書”等空洞的不切實際的讚美之詞,會使對方感到缺乏誠意,從而引起對方反感。
在談話時應注意寬容克製,如果你發覺對方心不在焉,或顯出焦急、煩躁的神情,千萬不要再滔滔不絕地講下去,而應有禮貌地中斷自己的談話。這樣會顯得彬彬有禮、寬宏大度。
在辦公室裏談話還要控製自己的情緒和舉止,有時為配合談話效果,可以有適度的手勢,但要得體,動作不宜過多過大,不能手舞足蹈,更不可用手指指人。談話現場如超過3人時,最好能尋求大家感興趣的話題,與在場的所有人攀談交流,切不可因與其中某個人交談,而冷落了旁人;若無非得避人耳目的事,不應在辦公室與人低頭耳語,這顯得鬼鬼祟祟,與辦公室的氣氛不協調。男士不可與女性無休止攀談,以免會引起對方反感和其他人的側目。