3.調撥報廢沒有及時更新
對儀器設備檔案進行科學管理的過程中必須堅持集中統一管理的原則，這需要有關部門設置專門的檔案管理人員，職責是收集儀器設備采購、開箱驗收、使用等各個環節中的紙質材料。同時，建立管理儀器設備的信息化平台，掌握每台儀器設備的詳細信息，如型號、出廠編號、儀器編號、生產廠家、生產日期、使用人，驗收人、主管、經手人等。設置專職檔案管理人員管理檔案的好處是一旦儀器設備出現異動現象，如調撥、報廢處置等，馬上將手裏關於異動儀器設備的檔案調出來，進行相應資料的修改，使得賬物相符。但是很多高校並非如此，調撥報廢處置後，經常沒有在信息化平台上進行相應的更改，導致很多問題，清查時，經常賬物不清，為設備的科學管理帶來障礙。
三、加強對高校儀器設備檔案管理的對策
1.首先需要檔案管理人員切實轉變觀念
要管理好檔案，首先需要樹立正確的檔案管理觀念，製定詳盡的措施，真正把儀器設備檔案管理工作落到實處。領導要重視，要有檔案管理意識，把儀器設備檔案管理工作提到日程上，不要總把檔案管理工作放在次要地位，反之，領導要在各方麵給予大力支持，為科學管理提供有力保障，並且，在平時的工作中，要多詢問、了解工作的進展情況，及時發現工作中存在的問題，並給予指導和糾正，保證檔案管理工作良好運轉，隻有這樣，才能服務好全校的教育科研。
2.專兼職資產管理員要充分配合好
儀器設備檔案的收集是一個長期工作，需要工作人員細致、認真、負責，付出大量的勞動，這就要求管理部門穩定好隊伍，調動工作人員的積極性。
各部門、係院要挑選工作認真、有責任心的兼職資產管理員，協助資產處做好設備的檔案收集管理工作，當部門或者係院購買儀器設備時，一旦到貨，就要及時通知資產管理部門派人來收集檔案資料，儀器設備使用單位兼職資產管理員從設備的采購，一直到該設備的報廢、拆除或者調出，都要根據工作需要適時與資產管理處取得聯係，完整地收集儀器設備的檔案資料。同時，妥善保管處理好這些檔案資料，使其使用方便，保存完整。
3.加強對大型精密貴重儀器設備及其檔案的管理
根據上級有關文件的精神，價值5萬元以上的設備必須由設備管理部門、使用部門共同開箱驗收，同時需財、紀檢審多個部門的監督管理。設備管理部門的檔案管理員和使用部門人員在開箱驗收的同時，要將設備購置、驗收等工作中的紙質文件材料收集齊全，成套裝訂好，移交檔案部門集中統一管理，保證大型精密儀器設備檔案完整、及時、準確歸檔。
總之，儀器設備檔案管理工作是一項係統工程，涉及多個環節，各個工作環節既相互獨立，又相互聯係，每個環節的工作都要認真做好，一旦某個環節出現差錯，就可能前功盡棄。因此在檔案管理工作中，我們要做到細心、認真、及時，以做好檔案工作，為教學科研提供強有力的保障。