減少文件堆積的最有效工具之一，是個大廢紙簍。不錯，一個小的廢紙簍可能馬上就要堆滿了，廢紙簍是你丟棄大量文件的好地方。可是，一旦紙簍滿了，人們常找其他較為耐久的場所去放置廢物。這有點不像話，因為丟進紙簍裏的文件不會再出現，而你把文件放在其他地方，將占用大量的空間和時間，而本質上卻一點用處都沒有。
一個大的廢紙簍可以算得上是文件分類方式的主要部分，在你處理手頭的文件時，它對你相當有用。有效處理文書的方式包括下列幾個範疇：
(1)立即處理--不要擱下來不采取行動。
(2)閱讀並保存--第一次閱讀時，你該知道哪些是有用的資料，將那些認為有必要保存的東西，收集起來。
(3)閱讀後丟棄--第二次閱讀時，保存那些可能有用，但不是立即需要的文件。如果你在兩周內不看的話，就扔了吧。
(4)文件檔--收集資料，準備保存的地方，直到采取行動為止。
最後一項，正如你所料到的，是廢紙簍。從廢紙簍中的文件的多寡，可大致判斷一個人利用時間的情形。
另外，保存太多的記錄是一種心理不安的症候。算算看，你多久才用一次你所歸檔的各式各樣的資料。你可以把每一類資料拿出來，問問你自己：“如果沒有這份檔案的話，最壞的情形會怎麼樣？”你會發現大部分的答案會是“沒有什麼了不起的事情會發生”。如果你真正需要某一份資料，你也許會在公司其他部門或某一個人的檔案中找到；或者你打一個電話就可以解決問題；或者沒有這項資料也過得去。
當然，我們並不是說翔實的檔案就毫無用處，但問題是它們是不是那樣有用，是否值得我們花那麼多時間和精力去彙集、整理、歸檔和保存。你可以估計一下，把公司的舊通報、一般公文、別人簽呈的副本等等都進行歸檔究竟要用多少時間，然後問你自己，如果你把同樣多的時間用在達到你主要的目標上，對公司是不是更有益處。
改變雜亂無章的工作壞習慣
建立一個較佳的工作秩序，增加單位時間的使用效率，合理組織工作，這既是最容易的事，也是最困難的事。工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。我們經常會看到一些學生的書包、書桌，甚至一些高級管理人員的公文包和辦公桌上，堆滿了文件、書稿、廢報紙、喝剩下的半杯牛奶、折了半頁角的舊雜誌等等。在這樣的工作環境和秩序下工作，你的工作效率有可能高效嗎？你都有理由懷疑你是否還有工作的心情了。
美國管理學者藍斯登說：我讚美徹底和有條理的工作方式。……看看徹底和有條理經理人的工作方式。他桌上的公文已減到最少程度，因為他知道一次隻能處理一件公文。當你問他目前某件事時，他立刻可從公文櫃中找出。當你問起某件已完成的事時，他一眨眼就能想到放在何處。當交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當的卷宗內，或放入某一檔案櫃。
再看看他的手提箱。箱中並不是三天旅行所用的東西，而是歸類分明、隨時要用的公文。其中也許有小說和文具，但絕不是一個廢物箱。我認識一位裝模作樣的經理。他每天都一本正經地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遺留在辦公室內，讓我偶然看到其中的東西：橡皮擦、兩塊啃了一半的棒棒糖、一份老爺雜誌，以及一本亂塗的書。這種裝模作樣的經理人，每個公司都有……有效的經理人同樣也以有條理和徹底而給上司留下深刻印象。上司會對他產生信任感，認為他言而有信。這種信任為這種經理人開啟了更大和更佳工作任務之門。
辦公桌麵是否整潔，是工作條理化的一個重要方麵。我們甚至可以說，雜亂無章的工作方式是一種惡習。有些人卻把雜亂看作了一種工作方式，他們也許認為在這種隨意的工作環境中，他們的心情會更加放鬆，那些重要的東西總會在大堆的文件中浮現出來的。一位西方的老牌管理者對辦公桌上堆積如山的東西提出了精辟的解釋：“這是因為我們不想忘記所有的東西。我們把想記住的東西放到辦公桌上一堆資料的頂部，這樣就可以看到它們。”
可問題是，在多數情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就越可能帶來相反的效果。當你不能記起堆積物下層放的是什麼東西時，或者你要為一個項目找到所有相關資料時，你就不得不在資料堆裏埋頭苦找。這樣，時間就浪費在了查找丟失的東西上了。更糟糕的是，隨意放置的淩亂的東西會隨時吸引你的注意力。當你在做某項工作的時候，你的視線也許會在不知不覺中被別人送你的小紀念品、鍾表或者全家福照片吸引走。等你回過神來的時候，你又不得不從頭思索你剛才正在做的工作或者寫的文書。
如果你的辦公桌上經常物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半個到一個小時是值得的。
(1)把你辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分門別類地放入檔案袋或者抽屜裏，這樣做的目的是提醒你，你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作，你一次隻能做一項工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。