了解了“二八定律”的重要性之後，你還必須學會根據自己工作的核心價值，排定優先順序。建立起優先順序，然後堅守這個順序，合理地分配時間和精力，你工作起來才會事半功倍。
“分清輕重緩急，設計優先順序”，這是運用巴萊多定律的精髓和根本前提。優秀員工都是以分清工作主次來統籌安排精力和時間，把有限的精力和時間用在最具有“生產力”的地方。在優秀員工的工作日程表上，他們通常會根據輕重緩急的程度，將日常工作分為四大類。
第一類：急迫而又重要的工作。非盡快完成不可，如危機緊迫的問題、限期逼近的工作等。
第二類：重要但不緊急的工作。這類工作雖然沒有設定期限，但早點兒完成，可以減輕工作負擔，增加工作表現，如建立關係，製訂長遠的工作計劃，給自己“充電”等。
第三類：不重要但緊急的工作，如臨時插入的電話、報告等。
第四類：既不緊急也不重要的工作，如瑣碎而忙碌的工作，某些無關緊要的電話、郵件等。
將工作分門別類後，卓有成效的人士會依據巴萊多原則，用80％的精力做能帶來最高回報的第一類工作，而用剩餘的20％的精力，去處理第二類、第三類、第四類的工作。
鑒於任務的重要性和緊迫性，你還必須學會聚精會神、全身心投入解決。一個員工如果隻知道工作的輕重緩急，但在處理最重要的工作時缺乏集中注意力的能力，就如同一個人知道該做什麼，卻總是一無所成。
因為，對任何員工來說，假如你不能把精力放在最重要的任務上，注意力分散的話，那對於任務的完成沒有任何好處，隻會浪費你的寶貴精力。所以說，注意力的分散是一個人高效執行任務的頭號敵人。要想成為高效執行者，你必須專注於重要的事務。
喬治·西默農是法國一位著名的作家，他非常明白集中注意力的重要性。在喬治的寫書過程中，為了能夠靜心寫作，他都要把自己與外界完全隔絕，他不接任何人的電話，拒絕會見任何來客，既不看報紙，也不看任何雜誌和來信，他的全部身心都投入在自己的寫作之中。在這種專注的境界裏，喬治曾以11天的驚人速度，寫出了一本極為暢銷的小說。
當然，作為一名員工，身在職場之中，無法像喬治那樣將自己置於完全“封閉”的環境中，但這並不表明你不能將精力集中到重要的事務上。很多優秀員工在執行重要任務的過程中會全神貫注於工作本身，而不去理會那些並不重要的電話，也把那些不重要的會見放在自己的工作效率不高的時段。你在運用80％的精力處理最重要的工作時，也可以將你的注意力“封閉”起來。這樣，你在處理重要任務時，就不會再受外界的幹擾，為其他次要事務分散精力。
如果你正備受注意力分散的折磨，無法高效處理事務，不妨在自己的辦公桌上建立一個“行動一覽表”，把每天要幹的工作依照重要順序記錄下來，與此同時，再放上一個提示自己專注的物品，使自己的注意力保持集中。
若要集中精力於最重要的任務，有效利用80％的寶貴精力，你還需要有說“不”的勇氣。漢密爾頓太太曾被推選為社區計劃委員會的主席，可是她隻工作了一個月就受不了了。因為她既放不下許多更重要的事，又不好意思拒絕別人向自己伸出的求助之手，隻好勉為其難地接受。這樣，她每天都忙得昏天黑地。漢密爾頓太太深感精力不濟，無法擔當委員會主席這一重任，便打電話給一個好友，問她是否願意在委員會工作，對方卻婉言拒絕了。漢密爾頓太太放下電話，沮喪地說：“我那時也能拒絕就好了。”兒子漢克斯意味深長地說：“是的，隻要你敢於拒絕別人的那一堆雞毛蒜皮的小事，你根本就不可能那麼累。”後來漢密爾頓太太再不理會別人的那些無關緊要的小事了，果然輕鬆了很多，而且還把小區的工作搞得有聲有色。正如漢密爾頓太太一樣，任何人在必要時，都應懂得不卑不亢地拒絕別人，在急迫與重要麵前懂得取舍。隻有這樣，你的執行力才會得到提高。
在整個高效執行過程中，巴萊多的“二八定律”就像是一個執行魔方，如果你手法嫻熟，就會像優秀員工一樣高效執行最重要的任務，最終獲得令人驚訝的好成績。但如果你把握不好這個秘訣，不懂得科學、合理地分配時間和精力，就算你也知道輕重緩急的道理，也一樣逃不出低績效的“魔掌”，所以你一定要學會拒絕、學會“封閉”，排除一切外在幹擾，把80%的精力放在最重要的事情上。