禮貌待人和熱情服務，需要說話多一些，不能簡略精煉。比如熟人見麵打個招呼，問候幾句，談談天氣和社會新聞，隨意聊幾句，這才比較有人情味。再如迎送客人，就要說話口羅唆，內容多餘卻是表示情感的需要。人家進門，你隻說一句“請進”；人家要走了，你隻說一句“再見”。如此簡略豈不是待人太冷淡了嗎？所以禮貌性的說話不能簡略，而要多說幾句。服務性的口語也不能簡略，而要詳細多說。如公共汽車上的售票員報站名，你隻說“前門下”3個字，話是簡短了，但外地來京的乘客很可能聽不明白。你應當說：“前門到了，在前門下車的同誌，請準備下車！”
接待、服務、售貨、談生意一類的說話要有人情味，要熱情周到。“一句話主義”不可取，無異於拒人門外。一位匆忙趕來、滿頭汗涔涔的小姐，向百貨商場的店員小姐說：“小姐，小姐，我昨天看見你們店裏有幾頂那種新式的帽子，我回去跟我妹妹一說，她急著想要。我趕快跑來買，怎麼沒見那種新式的帽子呢？請問，這種帽子還有沒有？”這段話裏前麵一段講的是情味語，隻有最後一句才是主題語。如果店員小姐聽到最後，不耐煩地回她一句：“沒了！”那就讓這位顧客大失所望，無異於被當頭潑了一盆冷水，感到售貨員小姐太冷漠了，一點人情味也沒有。
“這該怎麼辦呢？請問什麼時候才有呢？”
“我怎麼知道？”售貨員無可奈何地雙手一攤。
這種情況下，售貨員小姐應當多說幾句，而且也要說一些情味語：“噢，對不起，小姐。大熱天的，讓你白跑了一趟，真是對不起。太不湊巧了，你昨天見到的那幾頂帽子，後來被幾位小姐買走了。不過，不要緊，小姐請放心，很快會來貨的。如果你能等三四天再來，你就是要幾百上千頂新式帽子也會有的。如果你等不及，那麼請你到百龍商場去看看，可能會買到。一般來說，同業是不介紹生意的，但為了讓你和你妹妹不失望，我還是希望你能盡快買到。你若怕又是白跑一趟，那就再等三四天。你自己決定一下，好嗎？”這麼說話就對了，話是口羅唆了一些，但這種待人熱誠、服務周到的服務態度正是顧客所需要的。問題是一定要從實際需要出發，而不是不論見什麼人都過分客套，變成耍貧嘴就不好了。假如人家遞給你一杯茶，你說聲“謝謝”就行了。可是你卻說什麼：“啊，謝謝，謝謝你，這些小事真不該讓您麻煩，這真使我覺得過意不去，實在太感激了。”如此說了一大串，言過其實，虛情假意，讓人聽了感到別扭。所以，說話的冗餘度大小一定要依據人際交流的實際需要來掌握，隻要是禮貌待人、熱情服務，那就不是多餘的。4.某些特殊的心理狀態需要較大的冗餘度。
人在特殊的心理狀態下，難免要多說幾句，有點嘮叨，尤其是女性會如此。這種說話的冗餘度也算正常，但不可過度。特殊的心理狀態包括許多情況，這裏主要是說重大的喜悅要分享，重大的不幸要共擔。比如，對於遭受不幸的親友和同事表示關懷、安慰和鼓勵，說話就要多一些，重複口羅唆一些。隻有這樣，才便於不幸的人傾訴衷腸，也才能表達互相關懷、休戚與共的情意。
再如，熱戀中的情侶及新婚或久別重逢的夫妻，常常會重複地說一些愛語情話，像“你真好，你真可愛”、“我愛你，愛你一輩子”等等。這類話語的冗餘度和重複率相當大，從內容來看似乎多餘，但從交流感情、相互依戀的意義上講卻實在大有必要。
關於說話的策略與分寸，還有該先說的先說、該後說的後說、該如實說的如實說、該暫且隱瞞的暫且隱瞞等要求，這裏就省略不談了。
總之，水無定形，話無定格。為了有效地交流，我們要依據各種不同的具體情況，掌握運用說話的策略與分寸。在具體運用某種策略的時候，還要結合有效交流的前4項法則恰當而靈活地掌握。比如，當你自以為應當簡略少說或需要詳談多說的時候，一定要考慮表達的效果，注意對方的反應，切記人際交流是“兩廂情願”而不是“一廂情願”的事情，以免弄巧成拙，好心帶來負效應。