工程項目信息管理與整合探討
項目管理
作者：崔曉黎
摘要：工程項目信息管理的目的在於確保能在適當的時間、地點提供滿足管理人員需求的精確且恰當的信息內容。隨著信息科技的快速發展，運用計算機協助項目信息管理已相當普遍，但工程業的信息管理相當困難且複雜，需要耗費大量的人力與時間，以致成為影響項目信息能否有效管理的重要因素。文章對工程項目信息管理與整合進行了探討。
關鍵詞：工程項目；信息管理；信息整合；工程業；信息科技 文獻標識碼：A
中圖分類號：TU17 文章編號：1009-2374（2015）30-0195-02 DOI：10.13535/j.cnki.11-4406/n.2015.30.102
1 項目信息管理的重要性
由於項目於施工階段的作業環境具有分散且動態的特性，在不同的來源及格式下進行信息整合及交換並不容易（Caldas et al.，2002），因此，相較於施工前的規劃設計階段及完工後的維護營運階段，施工階段的信息處理不僅更為複雜，且困難度更高。另外，信息管理對於項目成敗的影響性，又以施工階段最為顯著，以致信息管理已成為項目管理的一項重要課題。
工程項目的生命周期主要可分為設計、發包、施工、營運與維護等階段，多數項目的共同特點為生命周期長、規模龐大、耗資甚巨、專業分工接口多且複雜。隨著工程項目在成本、進度與質量等目標的提升，項目管理所麵臨的工作挑戰也越來越困難。在眾多提升工程生產力與競爭力的策略中，作業計算機化與信息管理係統化的重要性已被普遍認同，對於項目管理而言，信息已成為一項相當重要的資源，良好的信息管理不僅可有效提升項目管理績效，更可進一步支持項目管理在組織、協調、溝通、經驗學習及知識管理等功能。反之，工程項目若缺少有效的信息管理與整合機製，很容易因此造成工作無法協調、信息重複建置、資源損耗、生產力降低甚至造成施工錯誤或影響工程質量等問題。
2 項目信息管理流程
依據工程項目的組織架構與分工型態，項目信息的處理程序主要可分為三個階段：第一階段為在施工前（Pre-construction）將項目設計的內容，如建築設計、結構設計、機電設計等轉換為項目的施工信息。一般而言，此階段由設計單位移交給承包商的資料內容，主要為工程圖文件及施工規範，因此承包商必須要在施工前將這些數據彙整成各項的施工需求，例如，以合約項目來表達所需完成的工作項目及數量，進而可依此施工需求以及項目的限製條件建立各項項目計劃，如成本計劃、時程計劃、資源計劃、分包計劃、施工區域規劃等等，以協助項目的推動與執行。第二階段為在施工期間的信息處理，其工作包含與設計單位、分包商及業主間的信息傳遞以及記錄工地的執行情況，並將此數據彙整為施工管理所需的各項信息，以支持管理者進行如成本控製、進度控製、資源分配、分包商管理、工地管理等作業。第三階段為在完工後建立完整的信息檔案，以移轉給業主進行後續設施營運與維護的工作或是作為承包商在發展知識庫或改善生產績效的重要依據。解析項目信息於項目生命周期的處理程序與流向，可發覺信息皆源自於最根本的工程圖文件與合約文件（Feng and Chen，2005），且以此作為信息傳達的主要形式及內容，例如：在項目施工前期階段，是以設計團隊所提供的工程圖文件及合約文件，作為項目初始信息的來源，使管理者對項目的範疇、規定與所需的資源有初步的了解，進而可對項目成本、進度、分包等進行縝密的規劃；而在項目施工階段，工程圖文件與合約文件則是各項目參與者的主要遵循依據，管理者依此引領項目的推動，而分包商則依此執行各項工作。然而，現今工程圖文件的功用多隻局限於幾何圖形的表示，對於諸多工程信息則未多加描述；而合約文件中的各項信息，如合約項目的內容、項目排程、資源數量、施工規範等，亦無法與工程圖文件有效連結，因此在實務上，管理人員必須要負責去了解這些圖檔中所定義的內容，並由工程圖文件中解析相關的項目信息，以協助項目的決策與執行。然而，在工程圖文件解析的過程中，往往需要以抽象的方式去想象項目中各個組件的特性及空間關聯性，且必須要考慮不同層麵（如設計、施工、資源、工地條件等）所存在著相互影響，如此大量且複雜的信息處理工作，對於項目管理人員而言是相當大的負擔。