第十章 告別“瞎忙”，從簡單的地方入手
用簡單的思維去思考
我們在做任何事情的時候，千萬不要把事情過於複雜化，簡單的時候就是簡單，太多的顧慮反而會讓我們走彎路，事情的結果也會和我們的希望不能一致。
有一家雜誌社曾舉辦過一項獎金高達數萬元的有獎征答活動，內容是：
在一個充氣不足的氫氣球上，載著三位關係著人類命運的科學家。
第一位是一名糧食專家，他能在不毛之地甚至在外星球上，運用專業知識成功地種植糧食作物，使人類徹底脫離饑荒。
第二位是一名醫學專家，他的研究可拯救無數的人們，使人類徹底擺脫諸如癌症、艾滋病之類絕症的困擾。
第三位是一名核物理學家，他有能力防止全球核戰爭，使地球免於遭受滅亡的絕境。
此刻熱氣球即將墜毀，必須丟出去一個人以減輕重量，使其餘的兩人得以存活，請問，該丟出去哪一位科學家?
征答活動開始之後，因為獎金數額龐大，很快吸引了社會各界人士的廣泛參與，並且引起了某電視台的關注。在收到的應答信中，每個人都使出渾身解數，充分發揮自己豐富的想象力來闡述他們認為必須將哪位科學家丟出去的“妙論”。
最後的結果通過電視台揭曉，並舉行了熱鬧的頒獎儀式，高額獎金的得主是一個14歲的小男孩。他的答案是：將最胖的那位科學家丟出去。
這個故事為我們提示了這樣一個道理，很多事情其實很簡單，但人們往往把它們複雜化了。
我們接受的普通教育和大多數訓練都指導我們把握每一個可變因素，找出每一個應對方案，分析問題的角度應盡可能多樣化。因此，事情變得異常複雜，我們當中“最優秀”的人提出了最佳的建議和方案。這些建議和方案也無疑是最複雜的!
久而久之，我們開始習慣於一種定式思維——最複雜的就是最好的。複雜化的問題從小就開始伴隨著我們，成為我們生活和工作的一部分。
其實，處理複雜問題最有效的方法是簡單。美國通用電氣CEO傑克·韋爾奇說：“你簡直無法想象讓人們變得簡單是一件多麼困難的事，他們恐懼簡單，唯恐一旦自己變得簡單就會被人說成是大腦簡單。而現實生活中，事實正相反，那些思路清楚，做事高效的人們正是最懂得簡單的人。”同理，我們在做事情的時候也應當注意從簡單的地方入手，利用簡單的手段解決複雜的問題。
航海家哥倫布發現美洲後回到西班牙，女王為他擺宴慶功。
酒席上，許多王公大臣、名流紳士都瞧不起這個沒有爵位的人，紛紛出言相諷。
“沒什麼了不起，我出去航海，一樣會發現新大陸。”
“隻要朝一個方向航行，就會有重大發現!”
“駕駛帆船，太容易了!女王不應給他這樣高的獎賞。”
這時，哥倫布從桌上拿起一個雞蛋，笑著問大家：“各位尊貴的先生，哪位能把這個雞蛋立起來?”
於是一些自以為能力超群的人物紛紛開始立那個雞蛋，但左立右立，站著立坐著立，想盡了辦法，也立不住橢圓形的雞蛋。
“我們立不起來，你也一定立不起來!”大家把目光盯住哥倫布。
哥倫布拿起雞蛋，“砰”的一聲往桌上瞌了一下，大頭破了，雞蛋牢牢地立在桌子上。
眾人嚷道：“這誰不會呀!這太簡單了!”
哥倫布微笑著說：“是的，這很簡單，但在這之前你們為什麼想不到呢?”
很多事情解決起來很簡單，並沒有看上去得那麼複雜。如果把一個簡單的問題想得過於複雜，那麼隻會讓我們離問題的解決越來越遠。
在美國企業界，人們最喜歡談論艾柯卡和克萊斯勒汽車公司重新引進敞篷車的故事。
克萊斯勒的總裁艾柯卡有一天在底特律郊區開車時，旁邊駛過一輛野馬牌敞篷車。那正是克萊斯勒缺乏的——艾柯卡心想——一輛敞篷車。
他回到辦公室以後，馬上打電話向工程部的主管詢問敞篷車的生產周期。 “一般來說，生產周期要5年。”主管回答，“不過如果趕一點，3年內就會有第一輛敞篷車了。”
“你不懂我的意思，”艾柯卡說，“我今天就要!叫人帶一輛新車到工廠去，把車頂拿掉，換一個敞篷蓋上去。”
結果艾柯卡在當天下班前看到了那輛改裝的車子。一直到周末，他都開著那輛“敞篷車”上街，而且發現看到的人都很喜歡。第二個星期，一輛克萊斯勒的敞篷車就上設計圖了。
我們在做任何事情的時候，千萬不要把事情過於複雜化，簡單的時候就是簡單，太多的顧慮反而會讓我們走彎路，事情的結果也會和我們的希望不能一致。
不要堆砌你的辦公桌
工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。
名詩人波浦曾寫過這樣一句話：“秩序，是天國的第一條法則。”同時，秩序也是我們工作中的重要法則。對於一個人的工作來說，提高工作效率，用好時間，提高辦事能力是關鍵，但一個良好的工作秩序也是必不可少的。
著名效率專家查爾斯·菲爾德說過：“我欣賞有條理的工作方式。看看有條理的人的工作方式——向他詢問某件事情時，他立刻會從文件箱中找出。當交給他一份備忘錄或計劃方案時，他會插入適當的卷宗內，或放入某一檔案櫃。”
人們經常會看到一些學生的書包、書桌，甚至一些管理者的公文包和辦公桌上，堆滿了有待處理的文件、書稿、喝剩下的半杯茶水、過期的報紙與雜誌，等等。當你需要一份文件或尋找書稿時，是否還要把這些東西翻個底朝天呢?試想，在這樣雜亂的環境中工作或者學習，你的效率會提高嗎?
建立一個良好的工作秩序，增加單位時間的利用效率，合理組織工作，這既是最容易的事，也是最困難的事。工作無序，沒有條理，在一切都是亂糟糟的工作環境中東翻西找，這無疑意味著你的精力和時間都毫無價值地浪費了。
辦公桌麵是否整潔，是工作條理化的一個重要方麵。從某種程度上說，雜亂無章的工作方式是一種惡習。在多數情況下，東西越堆越高，物件越雜亂無章，就會給你工作帶來越大的麻煩，當你不能記起堆積物下層放的是什麼東西時，或者你要為一個項目找到所有相關資料時，你就不得不在資料堆裏埋頭苦找。這樣，時間就浪費在了查找丟失的東西上了。另外，隨意放置的淩亂的東西會隨時分散你的注意力。因此，如果你的辦公桌上經常是物品、文件堆積如山，你就要花時間來整理一下了，在這個時候花上半個到一個小時是值得的。
（1）把辦公桌上所有與正在做的工作無關的東西清理出來，把立即需要辦理的找出來，放在辦公桌中央，其他的按照分類分別放入檔案袋或者抽屜裏，這樣做的目的是提醒你，你現在所做的工作應該是此刻最重要的工作，你一次隻能做一項工作，你要把所有精神集中在這件事上，不能讓其他工作影響你。
（2）不要因為受到幹擾或者疲倦放下正在做的工作，轉而去做其他不相幹的事情，除非你是去樓外呼吸一下新鮮空氣。因為如果此項工作還未結束，就又開始另一項工作的話，你的辦公桌就開始混亂。你一定要力求把你手頭的工作做完後再開始另外的事情，即使這項工作遇到了阻礙，你也要盡量完成到一個再做它時容易開始的階段。
（3）一項工作做完後，一定要把與這項工作相關的資料收拾整齊，並按照類別把它們放到合適的位置，千萬不要把它們就這樣攤放在辦公桌上。下一步你該核對一下剩下的工作，然後去進行第二項最重要的工作。
從辦公桌上拿開目前不需要的書籍文件，對它們可以按照重要性和先後順序的原則，進行分類。
下一步就要開始的工作是先大致看一下文件內容，然後根據內容放入不同的檔案袋中，並在檔案袋外麵加以簡單注明。待辦的，即以後可能要處理的但不是當前的重要工作，可以將它們的相關資料進行歸類，然後放入抽屜之中。空閑時間的閱讀材料，也就是一些自己愛看的書、雜誌、每日的報紙，等等。這些最好看完之後就都放入自己的辦公櫃中，不要讓它們在你工作的時候在你的麵前擺著，因為你的興趣很有可能把你從工作中移走，而且它們還會占據你本來就不大的有用空間。
另外，與工作相關的或者有用的客戶、媒體、出版社及其他各界朋友的名片或者來訪者所留姓名、電話、地址、電子郵件等，也一定要分門別類登記放好，以便隨時查閱。
在每天下班前，你可以抽出幾分鍾把辦公桌收拾幹淨，並且每天都按照以上的標準進行清理，這樣你就可以結束今天的工作，好迎來明天的一個好的開始了。長此下去，養成習慣，你的辦公桌一定會保持整潔，而這對於你的工作，是有百利而無一害的。
任何坐在辦公桌前的人最需要的是，想出某種辦法來及時提醒自己一天中要辦的事項。把最優先的待辦件留在你的桌子上，目的是提醒你不要忽視它們。不要把一些小東西——全家福照片、紀念品、鎮紙、鍾表、溫度計，以及其他東西過多地放在辦公桌上。這樣它們就不會占據你有用的空間和分散你的注意力了。你一定要堅持做這樣的工作：每天下班離開辦公室之前，把辦公桌完全清理好，或至少整理一下，而且每天按一定的標準進行清理，這樣會使第二天有一個好的開始。