3.2 數字化檔案的保存受媒介的限製。數字化檔案使用，其數據傳輸以及性能等方麵與所使用的計算機軟硬件有很密切的關係。雖然計算機可以進行儲存的量很大，不過也總有飽和的時候。計算機的軟件及硬件更新也很頻繁，容易出現文檔在舊係統下能夠正常保存、更新，在新開發的係統下卻不可以全麵兼容或不能夠進行讀取。如果還是使用之前的係統，會對未來的管理操作帶來了很大的負麵效果。
常規文件檔案需通過紙質、電子資料的存儲，有時為了更加安全存儲會實施電子文檔備份，雖然安全性提升，但占用空間大，資源也出現了不必要的浪費。在文件存儲環節，文件一般都是人手一份，利用電子文檔的數據更新與存儲，紙質檔案存儲也需要更新，辦公人員第一時間進行更新數據給出便捷條件，也加重了工作量。
3.3 影響現代化管理進程。相關高校各係統與人員對檔案數字化管理模式認識和掌握還不是很全麵，網絡功能在工作環節的使用也隻限於信息傳輸、文字編輯還有打印等方麵。辦公人員忽視網絡傳輸的便利與網絡資源的應用，從而導致數字檔案利用率的減少，
4 高校檔案數字化管理要注意的內容
4.1 完善高校數字化檔案的安全。電子檔案有修改、保存等相關隱患，要給出相應的管理措施去完善管理體係，比如，文件保密、歸檔、鑒定等，讓數字化檔案構建能夠在實際應用時更為安全更為放心。所有管理模式中最為主要的就是安全管理製度。檔案有關個人信息及隱私，很多如獲獎證書、工作經曆、知識技能等相關內容能夠公開，但有很多重要的信息要實施保密處理，就對數字化管理模式的安全性提出更高的要求。
我們所說的安全管理主要涵蓋了硬件及軟件等層次。針對硬件方麵，主要是對於所運用設備的實踐與品質上的要求。要安排專門人員實施檔案管理以及設備檢修、保養，避免文檔丟失等情況。針對軟件方麵，主要是利用文檔密碼加密以及設置係統應用限製，針對主要的信息實施多層模式的監控、通訊，讓文檔更為安全、更為可靠，使數據防止非法篡改以及損壞，真正完善校園數字化信息安全性以及可靠性。
4.2 提高管理水平的主要措施。目前網絡進程較為迅速、信息現代化逐漸完善，各大高校的檔案管理體係也出現了相應的調整，從過去的勞動密集型向目前的技術密集型改變，在很大程度上提升了工作效率。對管理者的要求有所提升，需要他們有一定的分析能力，能夠對相關較專業的知識給出意見及操作規程，要按照用戶需要給出大量的資料信息。此種崗位需要素質高、能力全麵的管理人員才可以更好地開展工作。學校要深化檔案管理人員的全麵素質培養，讓其更多地學習管理知識，構成文件安全概念，使思維能站在一定的高度，致力於目前數字化管理。
對高校檔案數字化管理領域的理解、應用還有較大的提升空間，要更為深入地分析及解決，達到高校檔案數字化管理全麵應用的目的。
（作者單位：河南牧業經濟學院來稿日期：2013-10-16）