提升人事檔案在人力資源管理中作用與策略
工作園地
作者：郭芳
隨著我國市場經濟體製的不斷深入發展，用工形式發生了很大的變化，組織的人事管理由傳統的人事管理轉向了現代化的人力資源管理。現代化的人力資源管理是一種較新的人員管理方式，它與人事檔案發生著密切的聯係，因此，如何更好地發揮人事檔案在組織中的重要作用，提升組織的人力資源管理策略，是本文論述的重點。
1 人事檔案與人力資源管理的關係
人事檔案是組織在人事管理活動中形成的，記錄和反映個人經曆、工作表現、德能勤績，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、圖表及其他各種形式的曆史記錄。人事檔案是曆史地、全麵地考察了解和正確選拔使用員工的重要依據，是國家檔案的重要組成部分。
人力資源管理，是指運用現代化的科學方法，對與一定物力相結合的人力進行合理的培訓、組織和調配，使人力、物力經常保持最佳比例，同時對人的思想、心理和行為進行恰當的誘導、控製和協調，充分發揮人的主觀能動性，使人盡其才，事得其人，人事相宜，以實現組織目標。
人力資源管理的核心是以人為中心，強調對人的管理，尊重人，重視人，采用的是個性化的管理模式。在這樣的模式下，反映個人經曆、德才能績、工作表現，真實記錄一個人客觀麵貌的人事檔案，變得更加重要。由此可見，人力資源管理與人事檔案互為作用，互相促進，人力資源管理廣泛使用人事檔案，能促進人事檔案工作的發展，而人事檔案的科學化管理，又會推動人力資源的開發和管理水平的提高。
2 人事檔案對人力資源管理的重要作用
人力資源管理與人事檔案管理雖然都有各自的管理對象和管理內容，但兩者有許多契合點和結合點。在人事管理意義上，兩者都屬於人事管理範圍。兩者之間的密切關係，是由人事檔案在人力資源管理中所起到的各種積極作用決定的。這些作用主要表現在以下幾個方麵：
2.1 人事檔案可以為編製人力資源規劃提供重要依據。目前，影響人力資源需求的因素主要來自組織內部，有效的人事檔案管理不僅對於科學合理的人力資源工作規劃的製定發揮著重要作用，而且還是分析組織內人力資源狀況是否適應單位的改革與發展要求的重要參考依據。因此，一方麵，要通過分析人事檔案信息，進而總結組織整體的人才儲備狀況；另一方麵，要結合人事流動的檔案信息，預測組織人力資源的需求狀況，從而有效科學地製定人力資源規劃，為組織領導的決策提供可靠的依據。
2.2 人事檔案可以為製定人才招聘政策提供參考依據。人事檔案所提供的組織成員數據和組織成員流動方麵的信息，可以為製定合理的人才招聘政策、合理的選聘標準和編製職位說明書提供參考依據。
2.3 人事檔案可以促進人力資源的合理配置。人力資源配置是實現人與物相結合，提高人力資源使用效率和使用價值的重要途徑。依據人事檔案所提供的組織成員的信息，組織能夠進一步了解人力資源的數量、專業素質、文化程度等方麵的數據，從而對其進行科學管理，根據不同人力資源的能力和各類人才的不同特點，在組織內部進行合理的配置，因事擇人，因人治事，充分發揮人才的特長，促進部門之間、行業之間、組織與組織之間人才合理有序地流動，避免人才擠壓和用非所學的現象產生，從而更好地進行人力資源管理。
2.4 人事檔案可以為績效考核提供重要信息。人事檔案中的組織成員績效考評信息記錄，是了解和比較組織成員工作效果的重要信息源。績效考核，又稱人事考核、績效評估、員工考核等，是收集、分析、評價和傳遞有關某一個在某工作崗位上的工作行為表現和工作結果方麵信息情況的過程。績效考核是人力資源管理的重要環節，關係著員工的晉升和獎懲。而績效考核需要有大量的考核記錄作為依據，人力資源管理部門可以充分利用人事檔案，對員工的素質、能力、績效、表現等進行綜合分析，作出相應的決策，從而保證組織決策的科學化、合理化。