（2）時機必須適當。當一個人心平氣和較能以客觀立場發言時，就是談話的適當時機。假若你心中充滿不平，隨時可能大發脾氣，那麼最好先讓自己冷靜下來，因為過分情緒化的表現，不僅無濟於事，反而有害。
掌握事情發生的時效，在人們記憶猶新之時提出批評。假如你在事情發生幾個月以後才提出來，這時人們的記憶已經模糊，你的批評反容易使對方留下“偏頗不公”的印象。
除了個人的心理狀況外，也要把對方的心理狀況考慮在內。你應該在對方事先已有心理準備，並且願意聆聽的情況下，提出批評。假若對方情緒低落，那麼就等到他恢複冷靜時再說出你的看法，假若對方向你尋求幫助時，你也應該盡可能把事實告訴他。
3.用詞要恰當
批評不是衝人發火，用詞恰當就是要使用禮貌的語言。“你是騙子”、“你太沒有信用”等話會刺傷對方。隻要評論事實即可，即使是對方沒有信用也不能如此當麵斥責。此外，千萬不要否定部屬的將來。“你這人以後不會有多大出息”，“你這樣做沒有人敢娶你”，“你實在不行”。領導是不該說出這樣的話的。須以事實為根據，就事說事，就部下目前情形而論，不要否定部屬的將來。
應該用具體的事實作例子，最好從最近發生的事情說起。避免做人身攻擊，例如開門見山地說：“你工作不力。”這類批評容易引起對方的不滿，甚至導致衝突；妥當的方法是舉出具體的事實說：“你的報告，比預計的進度慢了兩天。”
4.加入適度的讚美
歐美一些企業家主張使用“三明治”批評方法，即在批評別人時，先找出對方的長處讚美一番，然後再提出批評，而且力圖使談話在友好的氣氛中結束，同時再使用一些讚揚的詞語。這種兩頭讚揚、中間批評的方式，很像三明治這種中間夾餡兒的食品，故以此為名。用這種方式處理問題，對方可能不會太難為情。減少了因被激怒而引起的衝突。這種方法在很多情況下是比較有效的，其優點就在於由批評者講對方的長處，起到了替對方辯護的作用。對方的能力、為人、工作是否努力等方麵，有很多可以肯定的地方，批評者如果視而不見，對方可能會覺得不公平，認為自己多方麵的成績或長期的努力沒有得到應有的重視，而一次失誤就被抓住，大概是對方專門和自己作對。而批評者首先讚揚對方，就是避免對方的誤會，表明領導對他的工作的承認，使他知道批評是對具體事而不是對人的，自然也就放棄了用辯解來維護自尊心的做法。
老百姓們常說：打一巴掌給個甜棗吃，說得就是先批後讚的道理。總之批評加讚揚與“大棒”加“金元”的效應是同等的。美國麥金尼1896年競選總統時，也曾采用過這種方法。那時，共和黨有一位重要人物替麥金尼寫了一篇競選演說，他自以為寫得高明，便大聲地念給麥金尼聽，語調鏗鏘，聲情並茂。可是，麥金尼聽後，卻覺得有些觀點很不妥當，可能會引起批評的風暴。顯然，這篇講稿不能用。但是，麥金尼把這件事處理得十分巧妙。他說：“我的朋友，這是一篇精彩而有力的演說。我聽了很興奮。在許多場合中，這些話都可以說是完全正確的。不過用在目前這種特殊的場合，是不是也很合適呢？我不能不以黨的觀點來考慮它將帶來的影響。請你根據我的提示再寫一篇演說稿吧，然後送給我一份副本，怎麼樣？”
那個重要的人物立刻照辦了。此後，這個人在競選活動中成了一名出色的演說家。
有的領導認為先講讚揚的話，再批評，帶有操縱人的意味，用意過於明顯，所以不喜歡用。這種說法也有一定道理，因為當你找到某人就表揚他，他根本聽不進你的表揚，他隻是想知道，另一棒會在什麼時候打下來——表揚之後有什麼壞消息降臨。所以在更多的時候，許多領導同誌把表揚放在批評之後，當我們用表揚結束批評時，人們考慮的是自己的行為，而不是你的態度。以下是正確、錯誤的兩種說法：