一、成功實施並應用HR信息係統的關鍵點 磼
無論是機關、事業單位，還是企業單位，人力資源管理對於組織生存與長遠發展所具備的重要性都已經有了明確的認識，而人力資源管理水平的提升不僅需要高素質的管理人員，而且也需要信息化工具進行輔助。因此，在過去的幾年裏，不少單位的人力資源部門都開始了本單位的人力資源信息化建設。人力資源信息係統即 HR信息係統是一套通過現代信息技術手段，提高人力資源管理的效率，實現人力資源信息共享並進行有效整合的解決方案。HR信息係統滲透著許多先進的管理理念，如何正確實施並有效應用該係統，對於各實施主體來講非常關鍵。成功實施並應用 HR信息係統有八個關鍵點。
1 。全麵分析實施HR信息係統的必要性
首先，企業人員規模的擴充，使得傳統意義上的手工處理人力資源事務已經不能充分滿足企業快速發展的需要，這時候可以考慮引進 HR信息係統；其次，要充分考慮作為企業變革引領者的人力資源部門，其自身內部的各項職責分工是否明確、責任是否落實到個人、人力資源工作流程是否清晰等，隻有把這些問題弄得非常清楚了，後續的 HR信息係統的實施工作才有可能順利向前推進；再次，無論是自行開發 HR信息係統，還是引進外部廠商成熟的 HR信息係統，都需要根據企業當前需要以及企業今後發展的需要，有選擇性地挑選符合本企業特點的 HR信息係統中的某幾個模塊或其全部，如果脫離實際需要而求全求大，在後續的實施和應用階段中將不可避免地出現難以繼續執行和有效應用的現象。
2.自始至終都需要來自管理層的堅定支持
HR信息係統作為信息化總體戰略的一個重要的組成部分，能得到管理者最大限度的認可與支持，對此項目的順利實施和成功應用來說非常必要。高層管理者的認同和參與，可以為整個企業提供一個典範；特別是在該項目的初期導入階段，中層管理者的參與可以為項目的執行提供基本的支持和協助。人力資源已經逐步演變為企業的第一資源，而 HR信息係統本身所具有的剛性，使得該係統的實施和應用就必將牽涉到各方的利益，這就更需要來自高層領導的堅定支持，積極協調公司內部各利益主體，最終達成一致目標，共同推動 HR信息係統項目的成功實施和有效應用。
3 。以HR部門為主導及時組建項目小組
經過項目前期可行性分析之後，一旦決定要啟動 HR信息係統的項目實施，就需要及時組建負責該項目實施的項目小組，將有關具體工作落實到項目小組中的每個成員。項目小組的組長一定要由公司高層領導來擔任，以正確引導項目實施的方向並協調有關各方的利益；常務副組長由人力資源部門負責人擔任，以有效監督、激勵、協調項目的實施工作；副組長分別由一名熟悉公司 HR工作流程及企業內部工作流程的人力資源工作者和一名公司信息化部門的信息技術骨幹擔任，HR信息係統是人力資源工作和信息技術的有效結合，需要熟悉基礎工作的人作為日常工作的協調人；組員由一名或多名對工作認真、負責的人力資源基層工作者擔任，作為係統管理員的身份具體負責該係統的實施工作。同時，作為直線部門戰略合作夥伴的人力資源部門，組員中還需要由各直線部門中的 HR專員或主管來協調有關具體工作並參與部分的實施工作，以取得直線部門的大力支持。
4 。擇優選擇符合本企業實際的HR廠商
各 HR廠商經過了多年的經驗積累，在 HR 不同的功能模塊上具有各自不同的優勢，因此，功能最全的係統不一定是最合適的係統。首先，拋開自行開發 HR信息係統不談，我們需要明確的是直接引進外部廠商的軟件，還是在引進的基礎上進行二次開發。目前的 HR信息係統軟件都有一定的擴展性，因此對於中小企業來說，可以采取直接引進的方式，而對於大型企業來說，則需要在引進的基礎上進行二次開發。其次，至於選擇國內廠商還是國外廠商的產品，需要看企業的綜合實力。另外，選擇 B/S 結構還是 C/S結構，一般來講，網絡發達和充分應用，可以考慮選擇B/S結構。具體到各廠商不同軟件的選擇工作，我們需要向有關廠商發出邀請，在明確基本需求的基礎上請有關廠商做產品的演示，並請公司內部 HR部門的全體工作者來進行評判；在此基礎上，對合意的廠商要選擇重點客戶進行走訪，以進一步了解該廠商軟件的實際應用價值；基本的前期考察工作結束後，要進行項目的招投標工作，最後應由公司的項目小組確定最終的廠商，有必要的話，需要由公司高層領導集體決定。
5.企業和廠商雙方項目小組的積極協調和有效溝通
廠商方的項目小組對自己的軟件非常熟悉，同時又具有成熟而豐富的實施經驗，而企業方的項目小組對自己的需求、流程定義等都很明確，尋求到雙方的結合點就可以順利推動項目的實施工作。比如，項目實施期內的每周工作進展例會是必不可少的，重大問題出現時要及時協調，以提出有效的解決方案；項目實施前期的數據導入過程中相互緊密配合，以減少後續數據信息的校對工作；實施方對企業方的項目小組的不斷培訓是項目獲得成功的關鍵之一；雙方的尊重和彼此的理解也是項目得以向前推進的重要影響因素。
6 。爭取企業全員的參與和支持，並在HR內部進行試運行
利用公司內部刊物、網絡、會議等宣傳渠道，將 HR信息係統的概念、應用前景等全麵傳達給公司各級領導和廣大員工，使之產生應用該係統的充足信心，畢竟係統實施後的應用才是我們實施該係統的目的所在。同時，要利用 HR信息係統本身的靈活性，在HR部門內部，用測試賬號對該係統進行全麵測試，以減少全麵推廣應用時的錯誤和不足之處，並及時改進。
7.項目實施後期，應召開全員動員大會
由公司高層領導參加的動員大會必將顯示公司對此項目的高度重視，由廠商方進行的全員培訓將會正確引導廣大員工充分地應用此係統。
8 。不斷地修正並完善HR信息係統
在 HR信息係統進入正式運行後，傳統手工處理人力資源事務和信息化處理人力資源事務的方式在一段時間內需要同時並存，以有效轉換工作方式、方法。係統也將經過一個較為長期的維護過程，逐步發揮係統的規範化、流程化和個性化的特色，經過不斷的修正和完善，係統就可步入正軌。先前的係統管理員身份在此時要更加明確，職責更加清晰，並開通係統應用的服務熱線即員工客服中心，由係統管理員來擔任負責人，詳細解答係統應用中出現的種種問題。值得指出的是，由於 HR信息係統是建立在標準業務流程基礎之上的，它要求員工個人的習慣服從於企業統一的管理規範，而管理隻有成為大家共同遵循的一種習慣，才能發揮最佳功效。
二、人力資源管理信息係統的選擇步驟 磼
無論是人力資源某項特殊需求的軟件解決方案，還是人力資源管理信息係統，或是薪資管理係統，都可以按這個程序進行供應商和解決方案的甄選。選擇人力資源管理信息係統包括18個單獨的步驟。軟件係統解決方案的選擇其實一直是一個比人們預先估計更為複雜的過程，而且對公司具有長期影響。它需要人們全麵係統地分析所有與係統有關的因素，包括技術、人，以及公司的發展政策等。一些步驟看起來是可以被合並或同時進行，但是如果按照這個流程來進行解決方案的甄選，會得到最優的結果。
1.組建小組
假設你被賦予責任，為你們的人力資源部門選擇一個新的軟件係統。從哪裏開始呢？大多數的公司會組成一個小組來負責軟件係統的選擇工作。人們認為組成一個3~7人的小組來一起完成這個任務是一個好的選擇。一般來說，軟件係統的選擇過程如果能有幾個人員參與，那麼項目的質量絕對能得到更大的改善或更好的保證。但這個小組應該包括哪些人，其實看看誰是主要使用者就能確定了。
此外，應該從剛一開始就擁有一個具有豐富 IT 技術知識的隊員，並且要科學管理，以防因為成本失控，導致項目的失敗。一些大公司可能會有一個獨立於項目小組的“係統推進委員會”。係統推進委員會一般由公司的一些決策者組成，他們負責成本或費用的審核，參與合同的談判，並且對項目小組給予支持。
2.製定目標
小組的會議應該從識別和製定人力資源管理係統項目的目標開始。如果在一開始沒有設立一套項目目標，將會在評估錯誤的產品上浪費重要的時間，或者甚至更壞，最後選擇了錯誤的軟件係統。這些目標就是：
（1）H R管理係統的I T 技術戰略是什麼？
（2）需要什麼而且你為什麼需要它？你需要係統具有什麼功能？
（3）希望通過努力達到什麼樣的結果？
（4）希望通過這個係統改變什麼業務流程？新的業務流程應該是什麼樣的？
（5）業務流程對係統有什麼樣的要求？新的係統對整個業務流程有什麼樣的支持作用？
識別這些目標，可能需要訪問高級管理人員、人力資源部門的其他人員，以及各種可能會使用係統的用戶，來識別公司對人力資源管理係統的真正需要。
3.全景
人們在確定了目標之後，就對想要的係統有了一個全景式的認識。如果正在尋找某個人力資源職能的單獨的解決方案，比如職位候選人管理或 COBRA 管理，那麼一定要保證它們能與公司的人力資源管理信息係統整合在一起。如果正在選擇新的全麵解決方案 H RIS，應該考慮它是否能滿足所有的特殊化需要，比如，培訓記錄管理、績效管理等。
4.未來需要
為了保證係統的發展性，人們還必須考慮幾年後，人們需要什麼樣的信息係統？此外，還要考慮幾年後可能會有什麼特殊的需要，以及這種可能會在什麼時候發生？未來還需要這些信息嗎？比如員工的身份證明、出生日期、社會保障號碼、名字、住址等等。如果真是這樣，就必須考慮如何避免重複錄入申請信息；準備開始進行人力資源信息係統的網絡化工作時，有什麼主要的業務流程因為係統的實施而發生了改變，或將要發生改變，員工自助服務係統和經理自助服務係統是否列入考慮。
5.技術環境
在選擇任何一個係統之前，必須識別和確定新係統的技術環境。這個工作將由你的IT專家來負責。一般而言，需要回答的問題如下：尋找的係統是獨立的計算機，還是局域網，還是Internet；這個係統需要在什麼樣的操作係統上運行，Windows 2003，還是 Linux等；如果它是一個數據庫應用係統，那麼數據庫係統是 SQL，Oracle，還是 DB2；如何解決遠距離的數據錄入和傳輸；需要不需要 WEB支持；如果係統編製語言工具不同；比如用C#或Delphi會造成什麼不同；I T 部門有沒有計劃在未來幾年裏在技術平台方麵上實施較大的改變。