第八章
簡化複雜化問題：日常工作
應對複雜化問題實例
一家大型機械生產跨國企業的歐洲分部察覺到，經過幾年的發展，日常工作中的報告流程累積了一些多餘的步驟，於是企業便開展了一次簡化日常報告的活動。負責生產的副總裁決定大刀闊斧地進行簡化活動，他首先將企業中存在的所有日常報告都掛在了會議室牆上，大家全都大吃一驚：偌大一間會議室的四麵牆幾乎都被占滿了。
接著，副總裁要求部門全員都暫時不要寄發任何報告，連寄往全球總部的報告也一律暫停，讓大家靜觀其變，看此舉會不會引起軒然大波。如果收件人沒有收到報告，那麼經副總裁助手的批準，收件人可以要求寄出者重新寄發報告。
4個月過去了，超過60%的報告的收件人並沒有什麼反應！於是，這位副總裁攜團隊一起審閱了這60%的報告，這些遭人拋棄的月度報告竟塞滿了整整兩大紙箱。這些無人認領的報告內容包括：
每間生產廠房的缺勤人員報告。
每間廠房按各種分類進行的雇員統計。其中包括：按時薪分類，以及在此基礎上細化專業技術的高低，專業技術高的人員又繼續細分為多職能人員、電工人員以及機械操作人員，另有殘障雇員、男女雇員等等五花八門的分法。這原是企業在進行標杆分析法練習時做的報告，本打算使用一次就了事，誰知這個模式卻被延續了下來。
每間廠房的每日事故報告。其中包括對割傷、淤傷等事故的具體敘述。這項報告原本旨在提高工作場所的安全係數，報告的事故數量已下降了90多個百分點，重大工傷事故數量已幾乎為零。於是管理者決定，既然良好的作業習慣已經根植在企業中，那麼就應在管理上更為放心和放手，隻要求廠房彙報重大事故，且每年隻用上報一份總結報告即可。此舉一出，不僅事故的數量沒有增加，而且相關的報告也下降了99個百分點。
采購部門的采購和倉儲情況月度報告。企業管理者決定，要信任和尊重廠房的管理和流程，每年隻需出一份審計報告即可。
如何通過日常工作為企業輕鬆創收
如果讀完這本書後，你認為應對複雜化問題的方法隻有重新設置運營流程、重組企業的全球布局以及簡化產品和服務，那麼就未免太過片麵了。企業管理者們一般都喜歡將大部分的工作時間花在參加會議、處理郵件、彙報績效及重大項目的進度、衡量關鍵績效指標、對重大問題進行討論和協商、為簡報文件和商務報告做準備、進行項目活動，以及與顧客、同事、監管人員交流等活動上。在這些日常工作任務中，隱藏著不容小覷的複雜性。因此，想要在與複雜化問題的鏖戰中製勝，日常工作這一仗有著舉足輕重的地位。
本書強調的一個重點，就是要號召企業及企業中的每個成員不遺餘力地實現簡單增值。這種做法不僅能提高企業的業績，也能為企業成員省出更多的時間，也就是說，企業成員們投入的時間更少，所獲的效益更多，他們對工作生活之間的平衡掌握得也更加遊刃有餘。這豈不皆大歡喜嗎？
你可以通過以下兩個問題來增進日常工作的效率（見圖8–1）：
我是否在做正確的事？
我的做事方法是否得當？
無論從長遠來說還是從短期來看，浪費寶貴的工作時間都會使低效率導致的爛攤子越積越大，從而為企業成員徒增不少煩惱。
對於真不願投入工作時間為企業創造價值的人，我們也專門羅列了10種揮霍工作時間的妙法！好吧，雖然這種說法隻是我們在故意挑釁大家，但誰又敢說自己從來沒有在工作時犯過以下的錯誤呢？
揮霍工作時間的十大方法
不辭辛勞，卻無奈方向不對
將大量工作時間分配在對企業創收沒什麼實際意義的活動和項目上。
將時間花在了那些十萬火急但卻對企業的長遠利益沒有實質幫助的任務上。
把前一天所做的決策全部推翻，重來一遍。
連高精專的工作也要事必躬親
不把自己不擅長的事交給行家去做，事事都要自己動手，慢慢熬吧，總有撥開雲霧見天日的那一刻。
包羅萬象，毫無重點
所有重要決策都放放再做也不遲，不是嗎？為毫無意義或根本得不到的信息花費時間也無妨，因為決策可以拖延到下個月。
顧左右而言其他，未觸到真正的問題，也未讓事情有任何實質性的發展。
把前一位發言人說的從頭到尾重複一遍，隻是換成自己的表達方式，這樣一來，別人就會以為你發表的是新觀點。
盡己所能將所有工作都搞得晦澀複雜，把大家都繞暈。
兩眼緊盯政策和規章，什麼真理啊、行動啊，都沒有用處。
遇事就召集大家一起參與
不同意見自然是越多越好，如果能把一百個人的各不相同的意見統統召集起來，讓他們用聽上去一樣、細細品味又不盡相同的方式表達出來，效果更是絕佳！
將不具備經驗和能力的人員也調動起來，用心聆聽每個人的心聲，然後把他們離譜的建議統統試上一遍。
不吝惜時間，細心向員工們介紹與他們毫無幹係或他們不能提供任何貢獻的項目和事宜。
緊盯流程，而不將精力投放在行動和問題本身上
把工作時間花在抓耳撓腮地應付流程上，寧可放下實際工作不幹，也要對流程進行修正和討論。
事事都要十全十美
不論事情是否重要，都要保證十全十美。
為了保證完美，即使比預期計劃晚了兩年，也要在所不惜！
對決策修修補補
把經你手的所有決策都按自己的偏好修改一遍，不管你的修改到底有沒有實際意義，隻要保證所有事務都打上你的烙印即可。
把已經存在的東西推翻重新設計，或者也可以試著對完全沒有必要改變的東西修修補補！
把電子郵件作為全天工作的重心
大清早6點就上網查郵件，一整天全用來處理郵件。
隻要接到電子郵件就迅速回複，馬上去處理那些不重要又不靠譜的事情。重要的任務可以推到明天。
不停地給大家發郵件，能發幾封就發幾封，不管什麼郵件，都要一封不落地轉發給每個人。
如果你身邊沒有電腦，那就每隔3分鍾就看看電話裏有沒有新留言。
忘掉電話這種通信工具，即使你身邊的人離你隻有10米，也不過去和他進行麵對麵的交流，發封郵件不就行了嗎？
重複何其多
別把時間浪費在做自己的工作上，把時間全部用來插手別人的工作多好啊。要麼就直接重複其他部門的人員的工作，隻要稍稍做點兒變動就成了。
把心裏想的事情全部做一遍
列出100個你認為可行的項目或想法。
不管這些項目和想法對企業業績的作用大小，把一天的工作時間平分成100份，在每個項目或想法上投入6分鍾（也就是一天工作時間的1%）。
你什麼也做不成，因此什麼錯誤也不會犯，自然也就不會被炒魷魚了。這樣再好不過了。
想要有效減緩整體的複雜度，你的企業需要將簡單化理念植入日常工作的方方麵麵。許多工作都能夠引起複雜化的加重，因此在這一章中，我們會挑選在與客戶合作中出現頻率最高的問題集中進行探討。
1.積極為工作排出優先順序。
2.簡化會議流程。
3.簡化電子郵件、文件、會議報告等日常溝通方式。
4.簡化管理報告。
你的企業不一定要將以上4個方麵全部都簡化，請使用本書提供的複雜化問題診斷工具，看看企業日常工作中存在的最嚴重的複雜化問題是什麼，然後將精力集中在最拖企業後腿的問題上。有的人或許會認為我們給出的方法有些居高臨下，有的人甚至會認為這些方法太小兒科了。但是，假如你不能問心無愧地保證你的企業從未犯過以上錯誤，那麼你就無權指摘。有的時候，你需要的就是一位講話直白、簡明的人來提醒你。
如果你想要簡化企業的日常工作，以下4條至關重要的簡單化原則可以為你提供幫助：
排列優先順序。有的人貪心想把許多事都包攬下來，到頭來真正做成的卻往往很少。我們的大腦和身體都是有局限性的，如果你想要做的事情太多，那麼許多你想要完成的任務到頭來都不能收到很好的效果。
精簡。多餘的事情總會打亂流程的進度，因此，緩解複雜化問題最簡單的方法就是將工作中一切可有可無的事情都剔除出去。你應該把注意力放在真正重要的事情上，將其他多餘的事務統統精減掉。如果你能先將日常工作中的優先事項以及最重要的會議或項目劃定出來，那麼剔除餘下的工作也就是小菜一碟了。
統籌。把工作內容盡可能地統一起來，將重複的內容精減掉。這種做法不僅能讓企業成員盡快掌握工作方式，還能減少複雜化問題和提高效率。
把事情闡釋清楚。清晰地闡述工作方式，讓大家明白你說的話是什麼意思，把責任劃分清楚，如遇到難以解釋的想法和步驟，就用圖表來輔助說明。如果不把事項解釋清楚，人們就會對自己的具體責任一知半解，複雜化問題也會加重。
為了讓以上原則得到切實的實施，我們將會為你提供一些原則和指導，幫助你解決日常工作中的複雜化問題。希望以下的內容能對你有所啟發。
積極為工作排出優先順序
為你每周待辦事項清單瘦身，把內容表述清楚，給事項排出先後順序。幾乎每個人都知道，如果我們縮小關注的範圍，將精力集中在更為重要的項目上，那麼我們將這些重要項目完成的勝算也就越大。我們在上文中提過，普通的管理者會將40%的工作時間投放在對企業的成功沒有什麼實際意義的事情上，也就是說，我們的工作中有一大部分是可有可無的！就算清單上的所有待辦事項都能以某種方式為企業帶來收益，我們也往往沒有時間把這些事情都做完。因此，為這些事項排列優先順序、將事項精減到一個可行的數目，這都是非常有必要的。而真正能把這件事貫徹下來的管理者，卻寥若晨星。
在每周的工作（或每天的工作）開始時，你都應該將當周或當月需要完成的任務全部列出來。不要忘了留出來時間，進行必要的思考、計劃以及創意活動，這些事務的價值有時甚至比正式的會議或小組研討更大。
一旦列好了清單，請檢查一下列出的事項，看看今天有哪些事項對企業或部門的成功有最大的推動力，再看看哪些事項是無足輕重，甚至毫無意義的。
接下來，你可以使用排好了先後順序的事項來製作一份當日或當周的計劃表。不用說，排列順序時使用的標準是值得你花心思好好衡量的。以下是一些先後順序排列方法的範例：
按照對企業創收以及成功的影響，為每個項目排出先後順序。
使用圖8–2中的重要性及緊急性矩陣圖來排出每日工作中最重要的事項。每次排序時，右上角方框中的事項不要超過3個。如果要往右上角方框中添加新事項，請你務必事先將方框中既有的事項轉移到別的方框中。
可以參考帕累托法則。帕累托講到，企業80%的成功來自20%的項目，所以，請務必去挖掘這20%能夠為你帶來80%業績的項目和活動。
如果你的工作關係到別人，那麼請在製訂計劃時為他人考慮。
暫時擱置或幹脆放棄那些無足輕重的活動，或者你可以當麵問那些給你布置任務的人，問問他們這些工作到底有什麼意義，讓他們證明他們的要求有助於企業的創收。如果實在無法避免這些工作，那麼就發掘最簡單而高效的方法完成任務，然後再將精力集中在企業的創收上吧！