公共管理視閾下的檔案管理範式探析
政府與公共管理
作者：丁宇琳
摘要：檔案是現代社會組織和機構開展的各種活動的記錄，也是規範和管理各項活動的重要產物。公共管理方式主要是由具有公共責任、全麵發展、公平服務以及實現公共性理念組成的檔案管理機製，具有開放性、公共性 以及互動性。本文主要從公共管理理論知識出發，簡單的分析了公共管理理念下的檔案管理存在的有關範式問題，進而提高現代社會檔案管理。
關鍵詞：公共管理 檔案管理方式 探析
檔案是社會組織、機構和政府開展各項活動的客觀記錄，也是在漸次的變革之中不斷發展和完善的，其管理方式主要由封閉式向開放式轉變、進而使管理係統化、科學化、管理人員專業化、道德倫理規範化發展。範式是檔案管理工作的基本問題。那麼，如何提高和規範檔案管理呢？筆者結合自身的相關工作經驗簡單地探析了在公共管理理念下的檔案管理範式。
1. 公共管理方式的基本理念
1.1 公共責任理念
公共責任也稱社會責任，是檔案管理工作中的基本理念，也是促進檔案管理發展的根本動力。因此，履行公共責任是實現檔案管理合法性的前提條件。現代的檔案管理無論是從管理理念還是從管理方式來說都不同於傳統的檔案管理。傳統的檔案管理與現代的檔案管理就責任而言，前者主要指政治責任，而後者主要指的是社會責任。由於社會經濟的快速發展，現代檔案管理所承擔的責任越來越大，其主要表現為信息的種類和數量在不斷地增大、係統性越來越強、時效性也越來越強、便捷性越來越高等等。
1.2 全麵發展理念
傳統的檔案管理主要是針對政治和行政管理、曆史研究等服務領域來展開的檔案信息資源管理與信息服務，而現代的檔案管理主要是立足於社會的經濟發展而形成的，通過各種各樣的有效地管理措施而對檔案信息資源建設和檔案信息服務，是服務於廣大社會群眾的，促進社會經濟的快速發展。因此，現代的檔案管理主要是麵向社會公眾的全麵發展的管理工作，進而滿足人民工作和生活對檔案的需要。
1.3 公平服務理念
在檔案管理的特性——公共性中，公平服務是其本質。公共服務是檔案管理的重要的組成部分，其主要目標是除去檔案管理中存在的歧視現象，即在檔案管理工作中必須嚴格執行檔案開放製度，並且應該開放、公平地管理，允許廣大社會公眾滿足自身的需求。在麵向社會公眾服務檔案管理時，必須要遵循公平的原則，以社會公眾的基本利益為核心，提供平等的檔案服務標準。在麵向比較隱私的檔案管理時，除了國家機關和社會管理的特殊群體外，不可以提供不同的標準和服務，進而做到以公平服務為理念的社會檔案管理。
2. 公共管理理念下的檔案管理方式
2.1 文件檔案集成式
采用多種多樣的管理方法和手段來規範檔案管理，提高其質量和水平。在社會經濟快速發展的時代裏，文檔管理主要分為兩個管理部門，即文書部門和檔案部門。前者的工作主要是負責文件的管理工作，而後者主要是負責檔案的管理工作，其中兩個部門相輔相成，共同來完成文檔的安全保證，進而提高檔案管理的質量和水平，從而保障文檔的完整性和開放性。如：在實際的檔案管理中，相關工作人員可以將該企業或組織的一些機密的文件製定成文檔的形式，進而將其分類，不同種類的檔案有不同職責的人員負責，這樣既便於查找文檔，也保障了文檔的安全性。
2.2 資源管理模式
隨著社會經濟和科學技術的快速發展，越來越多的電子檔案出現，現代的檔案管理逐漸趨向電子信息檔案管理。因此，在檔案管理工作中，大力開展信息資源管理模式，對於未來檔案管理工作的開展具有十分重大的意義。可見，開展資源管理模式是促進現代檔案管理工作的基礎，是形成係統性的檔案管理的重要措施，是促進檔案管理事業發展的根本動力。