對中小企業檔案館數字化建設的調查與分析
出類拔萃
作者：白鳳玲
摘 要： 數字檔案館是信息時代的產物，指的是互聯網時代下的檔案館形態，檔案館數字化建設是現階段檔案館發展的必然方向。
關鍵詞： 數字化 檔案館 檔案信息
目前，傳統檔案館數字化建設的問題引起了人們的廣泛關注，數字檔案館的建設與發展，給傳統的檔案館帶來了強烈的衝擊和挑戰。檔案館數字化建設的最終目的是通過檔案館檔案信息資源的有效整合，實現檔案信息資源的有效共享，提高檔案信息資源的利用率。
一、數字檔案館的概念、優勢特征
數字檔案館就是“在檔案文件標準化和電子計算機及其網絡管理的環境中，實施檔案的數字化儲存、管理、維護與傳輸、利用服務的檔案館”。也就是說，數字檔案館借助於現代信息技術和設備支持，實現數字信息的傳輸、處理和獲取。
數字檔案館的優勢特征：（1）檔案信息數字化。數字檔案館把館藏各類檔案信息通過各種信息采集設備轉換成數字信息存儲起來。（2）檔案信息傳輸網絡化。數字檔案館通過網絡技術和特定軟件，將時空上分散的檔案館、室聯結成一個龐大有序的信息空間，在網絡中實現檔案信息的檢索、傳輸、瀏覽和下載。（3）檔案信息存儲海量化。數字檔案館可采用光盤、微縮等技術，海量存儲檔案信息資源，傳統檔案館存儲的主要是紙質資料，存儲空間有限。（4）檔案服務現代化。用現代化的電子計算機和網絡技術的服務方式取代傳統的手工查找服務方式。（5）檔案信息共享化。利用者對數字檔案館的查詢和訪問不受時間和地域的限製，檔案信息流動於網絡上，實現了資源共享。（6）檔案管理自動化。數字檔案館利用多種現代信息技術，實現檔案信息的檢索、傳輸、下載，並且對館內各種相關數據進行自動統計，取代了傳統的人工統計方式，為利用者提供了更方便、快捷的服務，為檔案館工作人員減輕了工作強度。
二、中小企業檔案館數字化建設麵臨的一些問題及對策
1.資金問題
資金問題是建設數字檔案館的最關鍵問題，因為數字檔案館建設是一項需要大量資金投入且不能立竿見影的工作。各類硬件及網絡設施、軟件開發及進行數字化的投入，都需要大量的費用，這就很容易造成企業對數字檔案館建設投入不足。數字檔案館建設是企業跨部門、跨行業的係統工程，必須由公司領導統一規劃、組織協調。
2.安全問題
檔案信息安全是檔案館數字化建設不可忽視的一個重要方麵，其安全隱患主要有三個方麵：一是計算機病毒，二是計算機黑客，三是人員工作失誤和設備故障。因此，檔案館數字化建設中必須采取一係列技術措施並製定相應的管理製度，保證主機安全、網絡安全和數據庫安全。
3.從業人員問題
由於數字檔案館裏信息技術的廣泛應用，使檔案館工作人員逐步向“專業型”轉化，更多地需要一批素質較好的“檔案專業”和“信息技術”兼具的綜合性工作人員，要求檔案工作人員與時俱進，不斷地更新知識，適應“角色”的轉換。