進行合理規範的檔案管理使檔案自身功能發揮最大化作用
檔案管理
作者：武貴雲
目前，孟縣人力資源和社會保障局共收集文書檔案35卷；養老保險檔案160卷，醫療保險檔案137卷，失業保險檔案95卷，監察檔案13卷，仲裁檔案23卷，人事檔案6卷，退休檔案37卷；錄像2盤、光盤57張；圖書資料1200冊；會計檔案57卷；科技檔案12卷。按照《中華人民共和國檔案法》的規定，還定期移交了縣檔案局曆年卷宗。各類檔案的立卷歸檔均符合規範化要求。經過市局驗收成為標準檔案室。總結經驗，我認為，要做好檔案規範化管理，必須創新工作思路，切實抓好以下幾個方麵：
一、強化工作責任，完善檔案管理網絡
我局成立了由分管副局長任組長，社保股長任副組長，同時確立了包括我在內的兩名專職檔案員，明確責任分工。建立了崗位責任製和查檔流程圖，完善相關製度，並作為年度目標考評指標，形成較為完整的檔案管理網絡。分管領導在整檔期間進行不定期督導，對整理進度進行調查。工作人員製定詳細的檔案整理計劃，做到工作有目標、有效率。
二、強化宣傳培訓，提高檔案管理意識
搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。采取多種行之有效的措施，努力增強廣大幹部職工的檔案意識。
（一）將檔案法律法規學習納入機關學習計劃。
（二）開辦宣傳窗和懸掛宣傳橫幅。
（三）堅持“走出去、請進來”的學習方式。一方麵積極參加業務培訓，另一方麵邀請縣檔案專職人員到現場進行業務指導，對不符合規定的地方及時進行修改，做到分類準確、編排有序、目錄清晰、裝訂整齊、查找方便。
（四）重視檔案質量。堅持高標準、嚴要求，嚴格按照《機關文件材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》對所有文件進行分類整理和立卷歸檔，對一些應歸檔而未歸檔的重要文件，進行再收集、再整理，使檔案內容不斷得到豐富和充實。
同時對每年產生的收文登記簿、發文登記簿、會議記錄，介紹信存根、信訪登記簿、電話記錄和值班日誌等文書資料進行收集整理，連同已裝訂好的文件檔案一起裝盒入櫃，以便查詢。
三、強化硬件建設，健全檔案保管體係
我局規劃了四間檔案室，實現了庫房、閱檔、辦公用房三分開。同時，為確保檔案安全，便於查閱，又將原檔案室檔案存放櫃全部更新為新式蜜集架，共有8列，可以存放本局十年以上的各門類檔案。此外，我局在庫房安裝了空調、去濕機和溫濕度自控係統。配置了計算機、複印機、滅火器材等檔案保管保護設備等。
四、強化軟件建設，提升檔案管理水平
對檔案管理工作始終堅持高標準、嚴要求，常抓不懈。
（一）按照歸檔文件要以本單位形成的文件為主的原則。推行各股室、各部門文件檔案立卷歸檔製度，使歸檔文件完整、準確、及時。對散落在各業務室的重要文件進行收集，對已經存檔的各類文件按照規定進行嚴格的篩選，剔除沒有價值的文件材料。將本局發文依據業務歸口分設人事人才、勞動關係、社會保險、就業服務和機關建設五類，歸檔率達到100%，查檔率達到98%，滿意率達到100%。
（二）對分類方案進行完善和修改：
1、文書檔案
文書檔案改原來的機構分類法為問題分類法。
（1）規範、標準，符合國家的有關規定，排版形式為橫排，左側裝訂，歸檔文件按正本在前，定稿在後，正文在前，附件在後的要求整理，然後用鉛筆在文件左上角編寫頁碼，去除金屬物（訂書針、別針、大頭針等）並以“三孔一線”的線裝方法裝訂。在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不符合入庫要求的，按《檔號編製規則》，指導並幫助進行整理；
（2）注意檢查製發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題、主送單位和抄送單位等是否準確，落款是否與公文一致，有無日期等，以利於日後標準化、現代化檢索手段的實施應用；
（3）公文字跡要牢固清晰。不使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利於日後長久保管利於；
（4）嚴格執行國務院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》，著重注意解決好三個問題：一是準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂；二是明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工；三是在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入；同時，還隨時注意防止應歸檔文件的散失。