在編製文獻信息資源目錄時，對文獻信息資源的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程稱為描述，又稱著錄。
一、認識文獻
文獻：是記錄有關知識的一切載體，包括紙質的圖書、報刊等出版物和非紙質的錄音資料、影像資料、縮微資料、計算機文檔資料等。
圖書的基本結構：
一本普通圖書的結構通常由護封、封麵、封底、書脊、文前欄目、扉頁、半書名頁、附加書名頁、書名頁、版權頁、獻詞、序言或前言、目次、緒論和導論、正文和圖表、附錄、參考文獻、索引這幾部分組成。
護封：是指圖書封皮外包著的一張紙質較優的書皮。
封麵：把圖書的所有紙頁包封在一起，起到保護圖書的作用。一般載有書名、責任者、出版者等。
封底：最後一頁的反麵，也稱封四，右下角常有書號和定價。
書脊：圖書被裝訂的那一邊，也叫書背。通常載有書名、作者、出版者。
書名頁：封麵後麵的那一頁，有書名、卷次、責任說明、版本、出版時間、地點等事項。
正文：由若幹章節組成，構成普通圖書的主體部分。
圖表：是與一書內容有關的插圖。
頁碼：多為阿拉伯數字標識，在書的下角或上角，奇數頁碼在右邊，偶數頁碼在左邊。
版權頁：往往出現在書名頁背麵或封三或封底。中文普通圖書的版權頁通常載有圖書編目數據、書名、責任說明、出版發行地、出版發行者、出版年、印刷地、印刷者、版本、國際標準書號以及圖書定價。
附錄：是指附在正文後麵的與正文有關的文字或參考資料。
參考文獻：有的集中附在書末，有的分散在各個章節，也有的以腳注的形式出現。
二、著錄項目標識符
著錄項目標識符是用在各著錄項目和著錄單元之前，所以這種符號被稱為前置符號。
(1)“.”項目標識符
用於每個項目之前(題名與責任說明項除外)。
(2)“=”等號
用於並列題名、並列責任說明、並列版本說明、叢編並列題名之前。
(3)“：”冒號
用於其他題名信息(原稱副題名與題名說明文字)、出版發行者、圖、叢編其他題名信息(副叢書名與書名說明文字)、獲得方式之前。
(4)“／”斜線
用於第一責任說明、本版第一責任說明、叢編第一責任說明之前。
(5)“；”分號
用於其他責任說明(不同責任方式的責任者)、其他出版發行地、尺寸、叢編或分叢編編號、屬於同一責任者的第二或第三個無總體名文獻的題名(同一責任者的第二合訂題名)之前。
(6)“，”逗號
用於相同責任方式的分擔責任者(原稱其他責任者)、具有從屬標識(分卷號)的從屬題名(分卷題名)、附加版本說明、出版發行年、印刷年、國際標準連續出版物號、交替題名、分段頁碼的第二段和第三段之前。
(7)“+”加號
用於載體形態項的附件之前。
(8)“()”圓括號
用於外國責任者的國別及姓名原文、中國古代責任者的時代、責任者所屬機構、叢編項、印刷事項、載體形態項的補充說明、標準編號與獲得方式的附加說明，以及連續出版物的卷、期、年、月等，加在這些項目和單元的外部。
(9)“［］”方括號
用於一般文獻類型標識和自擬內容標識，如：［等］。
(10)“…”省略號
用於省略著錄內容。
(11)“”問號
用於附注項不能推測的地點或年代，一般與“［］”結合使用，如：［北京］，［1836］。
(12)“．”圓點
用於項目末尾、正題名與卷次之間(原用空格表示)、無總題名圖書(合訂題名)的第二或第三題名前，用於不同責任者的第二或第三個無總題名文獻(原稱合訂題名)的題名、分叢編題名之前。
(13)“-”連字符
用於年代或卷期的起迄連接。
(14)“×”乘號
用於載體形態項的文獻高度和寬度之間。
(15)“／／”雙斜線
用於分析著錄中析出文獻與原文獻之間。
三、文獻著錄項目
用以揭示文獻信息資源內容和形式特征的記錄事項稱為著錄項目。2002年出版的《中國文獻編目規則》（第二版）明確規定書目著錄設8個著錄項目。著錄項目是用來揭示文獻內容和形式特征的記錄事項。
1．題名與責任說明項
題名與責任說明項包括正題名、交替題名、其他題名信息（副題名及說明題名文字）、並列題名、無總題名圖書題名（原稱合訂題名）、共同題名與叢屬題名、分從屬題名（原稱總題名與分卷題名）、責任說明等。