管理的目的就是科學有效地提高工作效率。美國聖迭戈州立大學資訊決策教授傅列雷的研究發現，70%的主管表示，職位愈高，必須處理的文件也愈多。有效率的主管通常也最擅長鏟除堆積如山的文件。以下是傅列雷教授關於幫助主管提高工作效率的十種方法：
1.先找出文件的來源
有些部屬以為，主管是按照他們呈遞文件報告多寡來判斷他們的工作表現。聰明的主管應當明確地告訴部屬，即使沒有冗長的書麵報告，你也知道他們有沒有把工作做好。
2.以談話代替書麵報告
采用口頭報告，可以避免不必要的文件流量增加。
主管應當自己作判斷，能用一通電話解決的問題，就不必發備忘錄、開會或散發公文。
3.必要時，書麵報告愈短愈好
美國某家大企業的副總裁指出，他們對簡短有力的提議印象特別深刻。如果建議案過長，他們可能連看都不看。
4.避免寫寫改改的習慣
應該先以大綱代替草稿。跟所有相關的同事討論大綱，再把必要的細節填進去，這樣比寫完草稿再來修正省事多了。
5.表格有時比公文恰當
表格可以幫助你節省時間。為了免於每次都寫相同的東西，可以事先統一設計簡介、謝函等等。
6.備忘錄不一定要滿天飛
發備忘錄時，仔細想想哪些人真正需要這份文件，再將公文發給他們。需要通知全體員工的消息，應當盡量使用布告欄。
7.授權讓部屬先幫你處理部分文件
告訴部屬哪些文件重要，哪些文件可以直接處理，隻要指示清楚，又能放心授權，主管就可以節省很多時間，做更有意義的事。
8.避免拖公文
趕快批閱不同性質的文件，分別放在不同的架子上。速辦的文件應當與其他不急的文件分開。重要文件則必須馬上采取行動。
9.在文件上注明銷毀期限
應當指示秘書所有存檔的文件何時失效，可以銷毀以節省空間。相同的情形也適用於電腦檔案。檔案資料愈少，愈能節省尋找資料的時間和成本。
10.分清事情的優先次序
一位工作表現特優的人，會不會因為忽略文件的處理而開除？請看這樣一個實例：皇家殼牌石油馬來西亞分公司的一位主管，有一次突然氣衝衝地跑進董事會，將一大疊公文攤在會議桌上，理直氣壯地叫道：
“你們到底要我去填公文還是去勘探石油？”這個人後來變成分公司的負責人。
要點：
專家們建議一種名叫MADE的方式，可以協助你撰寫一份簡短有力的報告。M（Message）：寫清楚你的訊息，對方究竟應當知道些什麼？A（Action）：你到底打算采取什麼行動？D（De-tails）：細節部分，包括哪些人、什麼事、時間、原因、方法、地點等等。不見得要把所有細節都列進去，隻需詳列必要的消息。E（Evidence）：若有任何附件有助於對方了解問題、采取行動，就應當特別提一筆。