管理縱橫
作者：楊迎
【摘要】檔案管理是嚴謹性比較強的一項工作，在檔案管理的每一個環節上都製定了嚴格的製度。檔案人員的責任是必須具備良好的保密意識，養成良好的保密習慣，處理好檔案管理、檔案開放利用與保密的關係，防止國家重要檔案資源失泄密的現象發生。
【關鍵詞】檔案管理 檔案保密 檔案安全
一、檔案設備的配置與安全
檔案法有明確規定，法人單位應配備符合安全標準的檔案庫房等設備。從目前地方法人單位檔案管理的情況看，有相當一部分單位不具備這樣的保管條件，根本就不去考慮檔案是否安全，有地方放檔案就行。不是隨便找一問房子都可以用作檔案庫房的：一是從檔案保密的角度來看，不宜將檔案庫房設在機關辦公樓的最底層或最高層，並且檔案庫房還必須做到防火、防盜、防塵、防高溫、防光、防蟲鼠、防潮、防水等安全設施；二是應做到檔案庫房與辦公室分開，檔案庫房與閱覽室分開；三是檔案庫房內嚴禁吸煙，嚴禁堆放易燃、易爆物品，出入檔案庫房要隨手關門，下班前要認真檢查，關好門窗，切斷電源；四是檔案庫房應指定專人負責管理，製定嚴格的庫房管理製度，無關人員一律禁止入內。實踐證明，檔案庫房的嚴格管理，是做好檔案保密、是檔案安全保管的基本保障。
二、檔案保密與安全管理
國家有些檔案屬於核心機密，它關係到黨和國家的安全，關係到國家行政機關工作活動和經濟發展的正常運行，關係到社會建設等方麵的開展。因此，確保國家檔案的安全，首先要做到檔案安全的保管。
1、基層檔案館對密級的管理。基層檔案館檔案密級的劃分標準分為絕密檔案和非絕密檔案。在社會信息化的今天，地方各級保密行政機關也多次下發各級密機文件級別劃分及開放規定，各基層行政及企事業單位也按照規定對檔案進行了內部及公開級別劃分，對照劃分完成的檔案，各法人單位應做好檔案的分類，並應做到分別進行保管。檔案庫房要安裝防盜窗、防盜門、防盜器等設備，從保管條件上確保國家檔案的安全。
2、檔案人員安全素質的管理。管理人員應具有較強的責任心和政治覺悟，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質是個關鍵。檔案管理人員必須有較強的責任心、事業心和高度的安全保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，而且要進一步防止“無形”儲存在頭腦中的秘密泄露。隨著我國經濟建設的加快和現代信息手段的不斷進步，竊密與反竊密的鬥爭會更加尖銳，由於檔案管理人員經常接觸黨和國家的大量秘密，而這些秘密將隨著檔案管理人員的社會活動被帶到各個複雜的場合，往往一句話，說者無意，聽者有心，在不知不覺中就泄露了秘密。所以檔案人員無論在什麼場合，都應做到守口如瓶，萬無一失，把保守黨和國家秘密作為自己的神聖職責和應盡的義務。
3、檔案利用工作的安全管理。檔案的利用、移交、銷毀等環節應嚴格按規定手續辦理：一是必須經主要領導人審批；二是檔案管理人員認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調出檔案；三是檔案使用完畢後應及時清對、檢查和歸檔，發現失密、泄密問題，應及時查明原因，進行補救。
三、檔案安全與密級的區別
確定保管期限的原則是正確分析和鑒別檔案內容的現實作用和曆史作用，國家檔案局就檔案保管期限界定有嚴格的規定，各法人單位應根據本機關工作的需要和為國家積累曆史文化財富的需要，全麵確定檔案的保存價值，準確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據國家秘密事項在一定時間內，如被泄露，將對國家的安全和利益造成的危害來確定的，它表示該國家秘密事項在其確定的期限內，受國家有關保密法律、法規的保護，產生法律效力的時限。地方檔案部門應以《國家秘密保密期限的規定》為依據，按照絕密級事項、機密級事項、秘密級事項的年限進行劃分。沒有國家保密機關的相關規定，任何基層單位不能隨意對國家檔案的密級給予解密，更不得擅自決定解密和隨意對外提供。