凡成功人士都懂得如何優化處理工作，都懂得如何節省工作時間。優化處理工作，節省工作時間，就能在最短的時間內，把事情做對做好。這就是在提高工作效率。
如果一個人經常關注提高效率的方法，就一定知道計劃的重要性，同樣，也肯定知道計劃中總是遇到各種偶然的、突發的、緊急的事情。對於這些偶然的突發事件和計劃主線，究竟哪個優先呢？隻有做到優化處理臨時工作，才能提高工作效率。
對於臨時工作而言，什麼是優化處理呢？其實它的內容很簡單，主要包括兩個方麵：
1.計劃趕早不趕晚
那些被稱為“偶然、突發、緊急”的事情，在臨近午飯或者臨近下班的時候出現是最麻煩的。所以，把計劃裏的最重要的工作留給自己一天中精力最旺盛、思路最清晰的時間段去做，這樣不但可以提高工作效率，而且還會讓你節省珍貴的時間。
2.兩分鍾法則
事情不等人，就算我們按照第一條做了，也一定會有麻煩事在計劃執行中冒出來，這時候就參考一下兩分鍾法則。
所謂“兩分鍾法則”，就是首先衡量臨時工作所需的時間，如果預計能夠在兩分鍾之內完成，就中斷計劃去完成它，反之，把它推遲到計劃執行完畢之後再去做。
那麼，怎樣才能夠做到節省時間，有效地提高效率呢？
★製定時間管理計劃，計劃每月、每周、每日的行程表。設定每項活動的完成期限或跟進日期；製定應急措施，幫助應付意外情況。
★養成快速的節奏感，這不僅可以提高效率、節約時間，也能給人以良好的作風印象。
★學會授權。把一些工作分給他人去做，等於節約自己的時間。
★養成整潔、有條理的習慣。據統計，一般公司職員每年要把6周時間浪費在尋找亂堆亂放的東西上麵。保持桌麵整潔，桌麵上隻放當天要用的文件和物品，其他所有文件，物品按固定位置存放，要用時才拿出來。建立良好的文書檔案係統，方便存檔及查閱。
★專心致誌，有始有終，不要讓突然而來的想法、主意，影響手頭上的工作，應把它記錄下來，在方便的時候再考慮。盡量完成一項工作再開始另一項工作，切忌有頭無尾。
★簡化工作流程。例如，消除不必要的任務或步驟，合並某些任務或步驟，同步進行兩項或更多的任務或步驟，將任務或步驟進一步細分，重新安排工作流程使用更有效的工作方法。
★所有文件、資料隻經手一次便處理好，切記閱讀後不做處理，留待下次再閱讀、再處理的重複工作。保證工作的質量，避免返工帶來的浪費。
★克服拖延的壞習慣，現在就做。
★製定每日的工作時間表，每天都將目標、結果日清日新。
★把零散的時間運用起來。滴水成河，用“分鍾”來計算時間的人，比用“小時”來計算的時間的人時間多59倍。零散的時間可用來從事零碎的工作。例如，坐車、等人時，就可以學習、思考、閱讀、更新工作日程、簡短地計劃下一個行動等。沒有利用不了的時間，隻有自己不利用的時間。
★正確利用節省時間的工具，電話、電子郵件、傳真、語音係統、電腦等。使用電話時應開門見山，長話短說；打電話前應先列出講話要點，以免遺漏。需要向一個以上的人傳遞信息時，應采用電子郵件，以避免重複浪費時間。提高使用日常電腦軟件的技巧。
★養成高效的閱讀習慣，例如，要有目的地閱讀；快速略讀和重點詳讀相結合；歸納要點，在書上標記或記筆記；切忌逐字閱讀；簡化辦公室的傳閱資料。
★要有高質高效的睡眠，例如，培養隨時隨地入睡的能力；注重睡眠質量，不要隻注重時間長短；利用白天瞬間睡眠，保持旺盛精力；進行心理訓練，可以進行自我暗示。
★通過學習提高自身的技能是提高效率的捷徑，可以長期自學，定期參加各種研討會；多方麵搜集與專業有關的信息，更新自己的知識結構；養成終生學習的習慣。