首先是在羅斯福的介紹下，三方的談判代表互相見麵，遞交各自政府的委托書，然後互相握手問候，氣氛到也十分融洽。隨後三方的談判代表按己定的秩序發言，當然在這個場合，誰都不會煞風景的話，自然都是一些本國一向愛好和平，為和平而談判之類。羅斯福對三方會見的氣氛也十分滿意，也做了總結性的發言，表達祝願談判成功，遠東恢複和平。
這時上午的會見結束，午餐就在帆船上舉行，由羅斯福領頭，走出了會客室，而維特立刻起身搶步，毫不猶豫地跟上了羅斯福，李三傑和村壽太郎都晚了一步，村壽太郎也想搶先，但搶出一步之後又覺得不妥，停了下來回身看了李三傑一眼。見李三傑不僅沒有爭搶，反而還做了一個“先請”的手勢，村壽太郎這才跟上了維特，而跟在李三傑後麵的是俄國駐美國大使羅森，再後麵是金子堅太郎、周豐山，其他代表也是自覺以這種互相間隔的方式排成一列行進。
午餐是采用自助的形式，各人各自端盤取食，自由就座，羅斯福、李三傑、維特、村壽太郎占據了一個4人圓桌的位置，李三傑、村壽太郎英語，維特法語，互相交談。當然這種場合的交談不會涉及敏感話題，無非是今氣不錯，美國的形式一遍大好之類沒有營養的話。
午餐之後，三方又前往前甲板合影，而為了解決位置的問題，采取多次拍照的方式，使各方的位置都不一樣，這樣每一方的代表都能有靠近中間在羅斯福身邊位置的照片，自然誰都沒有話。也可以美國為了保持自己的中立公正形像，並保持和三方的關係，也確實是煞廢了一番苦心。
然後各方人員在船長的帶領下，在帆船上遊覽參觀，並且觀了五月花號的曆史，其實這段曆史各方的人員都知道，就算是以前不知道，在來美國之前也惡補了一番，但也都將這段曆史讚美了一番。
下午3點的時候，會談重新開始，這才算是進入這次預備會議的實質性內容，三方人員在羅斯褔的主持下，確定這次談判中的各個事項安排。
三方會談確實是一件複雜的事情，而美國為了安排好這次會談的事項，也實在是很花費了一番心血，首先是確定談判的順序，因為是3方會談，每隻能有兩方舉行會談，因此必有一方輪空休息。三方的會談秩序以抽簽決定，最終確定第一由華東政府與俄國談判，日本輪空；第二華東政府與日本談判，俄國輪空；第三俄國與日本談判，華東政府輪空；以三為一輪，在一輪談判結束之後，任何一方都可以提出暫停或中止談牛
談判時間，規定為上午9點半至12點；下午3點至5點半，如雙方同意，可以縮短或延長每的談判時間。
談判人員，每次談判的雙方各有5名談判人員，並指定一名全權代表，另有一名翻譯、一名記錄員參加，人員名單應在前一晚上8點之前確定，並提交給主持方和對方，談判中途也可進行人員替換。如果需要臨時增加人員，威指派專員參附，則需由對方同意。
談判語言，會談雙方的正式交談將使用英語為主要語，會議產生的文件正文，各方以本國文字為準，另以英文、法文為共同正本，並會談的雙方簽字確認。
談判記錄，每次談判都將形成談判記錄，記錄談判內容，並在當談判結束時，由會談雙方的全權代表簽字確認，並向未參加談判的一方提供英文、法文記錄各一份。
談判發表，每日的談判經過將對外公布，公報內容由會談的雙方共同決定。
美國的責任，每次談判由兩名美國官員主持當的談判事項，宣布當談判開始、結束，但在談判過程中不得發言，但可以在會談雙方發生激烈爭吵，矛盾激化時，可以在中途終止談判，如果會談各方對主持官員不滿，可以提出更換；除此之後，美國還負責每的通知，迎接談判人員，以及準備談判的工作，並將每的談判記錄送交未參加談判的一方。
三方對美國製定的這些事項的安排都覺得十分滿意，因為對各方都是公平的，因此三方對此也沒有多少意見，很快就都同意了。