20世紀80年代,美國的邁克·哈默(M Hammer)與詹姆斯·錢皮(J Champy)在廣泛深入的企業調研中發現:一些公司由於較大幅度地改變了它們的工作方法而在一個或多個領域取得了戲劇般的驚人成就。這些公司並沒有改變它們所從事的業務,而隻是改變了在那些業務中所遵循的業務過程或者幹脆取消了那些陳舊的業務過程。
通過進一步觀察他們還發現:追求根本性的改變,而不是漸進式的改良是這些企業的另一個特點。它們向自己首先提出的問題不是“如何把我們所做的事情做得更好”,而是“為什麼我們要做現在正在做的事情”。在大量調查的基礎上,他們於1993年發表了《企業再造工程——管理革命的宣言》一書,這本書的發表不僅在美國,而且在全世界引起了巨大反響。
一、企業再造的定義
企業再造也譯為“公司再造”、“再造工程”(Reengineering)。它是1993年開始在美國出現的關於企業經營管理方式的一種新的理論和方法。所謂“再造工程”,簡單地說就是以工作流程為中心,重新設計企業的經營、管理及運作方式。按照該理論的創始人原美國麻省理工學院教授邁克·哈默(M Hammer)與詹姆斯·錢皮(J Champy)的定義,是指“為了飛越性地改善成本、質量、服務、速度等重大的現代企業的運營基準,對工作流程(business process)進行根本性重新思考並徹底改革”,也就是說,“從頭改變,重新設計”。為了能夠適應新的世界競爭環境,企業必須摒棄已成慣例的運營模式和工作方法,以工作流程為中心,重新設計企業的經營、管理及運營方式。
企業再造包括企業戰略再造、企業文化再造、市場營銷再造、企業組織再造、企業生產流程再造和質量控製係統再造。
其規範化的定義是:企業再造工程就是為了獲取可以用諸如成本、質量、服務和速度等方麵的業績來進行衡量的戲劇性的成就,而對企業過程進行根本性的再思考和關鍵性的再設計。
在這個定義中包含了四個關鍵:“根本性”、“關鍵性”、“戲劇性”、“過程”。
案例16-3:再造工程的一個經典案例
第一步,IBM信貸公司是IBM的一個全資子公司,它為IBM公司銷售的計算機、軟件和服務提供融資服務,即為IBM的顧客提供貸款服務。IBM信貸公司早期的經營方式非常呆板。如果IBM公司的一位銷售人員需要這種服務時,他將通過電話與IBM信貸公司的人進行聯係,提出融資要求。接電話的人會在一張申請表上記下這項交易請求,這是整個融資過程的第一步。
第二步,有人會把那張申請表帶到樓上的信用部門,在那兒,一位專業人員把有關信息輸入到一個計算機係統,檢查借方的資金信用情況,然後,把信息和檢查結果寫在那張申請表上,並把它送到交易條款部門。
第三步,交易條款部門負責修改標準貸款協議,以答複顧客申請。貸款協議經過該部門的計算機係統處理後,工作人員會把一些特殊條款附加在申請表上。
第四步,把申請表送到估價員手中,估價員把有關數據輸入個人計算機,並由此決定向顧客征收適當的貸款利率。估價員在一張紙上寫下利率,並把這張紙和其他文件一起送到文書小組那裏,以便進行下一步。
第五步,一位行政主管把所有的信息變成一封報價信,最後,由聯邦特快郵遞公司把信送回到IBM公司的地區銷售員手中。
整個過程平均耗費7天時間,甚至有時要耗費兩周時間。從營銷代表的立場上看,這個過程實在是太長了,因為這等於有7天時間讓顧客去尋找其他融資渠道,更為嚴重的是這些顧客還可能被別的賣主拉走而中止與IBM公司的交易。盡管營銷代表會一次又一次地打電話詢問:“我們的交易申請在什麼地方?你們什麼時候給我結果?”但沒有線索,因為申請表已經消失在過程鏈之中。
在改進這個過程的努力當中,IBM信貸公司試了幾種辦法,如決定增設一個控製服務台,以便回答營銷代表關於交易申請的詢問。這時,信貸申請表不是由原過程鏈中的上一個部門送到下一個部門,而是令每個部門把所完成的文件先送返控製台,由控製台人員將完成情況記錄在案之後再送至下一個部門。這種辦法確實解決了一個問題:控製服務台清楚每一份申請在過程鏈中的具體位置,能向營銷代表提供他們所需要的信息,但是,這些信息使過程的時間更長、代價更高。
IBM信貸公司的兩位高級管理人員進行了深入地調查研究,他們親自受理了一份融資申請,並帶著這份申請走遍了所有上述5個部門,讓每一個部門的職員放下手中的事情來處理這份特殊申請,而不讓這份申請滯留在某個人的文件堆裏。結果是完成全部工作總共隻用了90分鍾。這說明原來平均7天的時間中,除了這一個半小時,其他時間全部耗費在部門之間的表格傳遞和擱置上了。這一發現,使管理層開始關注整個貸款支付過程的核心問題,並進行更深入的思考。
最後,IBM信貸公司用多麵手取代了信用審核員、定價員等專業人員。申請表不再從一個辦公室送到另一個辦公室,而是由一個叫做交易員的人從頭至尾負責全部工作,取消了貸款申請報表中的繁多傳遞。
IBM信貸公司對以上過程的這一重新設計所帶來的績效是巨大的,一個平均7天以上的過程被減少到四個小時。與此同時,管理費用不僅沒有提高,而且還有所降低。這一過程的再設計使公司所處理的交易額增加了100倍。二、企業“再造工程”產生的背景(企業再造工程產生的動因)
企業再造理論的產生有深刻的時代背景。2O世紀六七十年代以來,信息技術革命使企業的經營環境和運作方式發生了很大的變化,而西方國家經濟的長期低增長又使得市場競爭日益激烈,企業麵臨著嚴峻挑戰。有些管理專家用3G理論闡述了這種全新的挑戰:Customer、Competition、Change。
(1)顧客(Customer)——買賣雙方關係中的主導權轉到了顧客一方。競爭使顧客對商品有了更大的選擇餘地;隨著生活水平的不斷提高,顧客對各種產品和服務也有了更高的要求。
(2)競爭(Competition)——技術進步使競爭的方式和手段不斷發展,發生了根本性的變化。越來越多的跨國公司越出國界,在逐漸走向一體化的全球市場上展開各種形式的競爭,具體說來是由於:
① 市場的更加開放,某個企業如果不能肩並肩地與世界最好的企業站在領導世界新潮流的企業行列中,便會很快地從市場上消失;② 市場上不斷湧現出新的企業,這些新企業由於觀念新,產品新,管理方式方法新,往往具有很大的競爭力;③ 戰略聯盟組織的產生使競爭對手成為戰略合作夥伴;④ 在未來的世界市場上,企業與企業之間的競爭,可能成為國家與國家的利益與實力的競爭,政府將可能進入企業的競爭行列中。
(3)變化(Change)——市場需求日趨多變,產品壽命周期的單位已由“年”趨於“月”,技術進步使企業的生產、服務係統經常變化,這種變化已經成為持續不斷的事情。因此在大量生產、大量消費的環境下發展起來的企業經營管理模式已無法適應快速變化的市場。
這裏所說的變化是指企業本身的變化,企業發展環境的變化,顧客的變化與競爭的變化,而變化本身的性質也在變化,變化無處不在,變化持續不斷。不僅一切都在變化,而且,變化的內容更加豐富多彩,變化的速度在加快,變化更加難以預測和出人意料。因此,在這樣的條件和狀態下,企業隻有以變化適應變化,才能站在現代優秀企業的前列,才能不斷發展壯大。
麵對這些挑戰,企業隻有在更高水平上進行一場根本性的改革與創新,才能在低速增長時代增強自身的競爭力。
在這種背景下,結合美國企業為挑戰來自日本、歐洲的威脅而展開的實際探索,1993年哈默和錢皮出版了《再造企業》(Reengineering the Corpration)一書,書中認為:“20年來,沒有一個管理思潮能將美國的競爭力倒轉過來,如目標管理、多樣化、Z理論、零基預算,價值分析、分權、質量圈、追求卓越、結構重整、文件管理、走動式管理、矩陣管理、內部創新及一分鍾決策等”。1995年,錢皮又出版了《再造管理》。哈默與錢皮提出應在新的企業運行空間條件下,改造原來的工作流程,以使企業更適應未來的生存發展空間。這一全新的思想震動了管理學界,一時間“企業再造”、“流程再造”成為大家談論的熱門話題,哈默和錢皮的著作以極快的速度被大量翻譯、傳播。與此有關的各種刊物、演講會也盛行一時,在短短的時間裏該理論便成為全世界企業以及學術界研究的熱點。IBM信用公司通過流程改造,實行一個通才信貸員代替過去多位專才並減少了九成作業時間的故事更是廣為流傳。