正文 第四章 文件筐測驗(一)(2 / 3)

例如:文件筐測驗指導語示例(供招聘秘書用)

指導語:

這是一些辦公室工作的模擬練習。目的是了解您在辦公室事務處理方麵的經驗與能力。以下是有關的背景情況,請您務必仔細閱讀並牢記於心:

您是局辦公室秘書之一,大家都稱您小八。此辦公室是直接協助幾位局領導工作的職能部門,目前由田主任一人負責。

今天是2003年5月24日,星期五。局裏在遠郊召開一個重要會議,田主任和辦公室所有其他同事都去辦理會務,隻有您一人留守。所有局領導都在出席重要會議。您不能找他們請示,局裏其他同事也都因種種原因不能給您幫忙。最不巧的是,由於那裏電信線路出現故障,您無法和在郊區開會的田主任及其他同事聯係。

田主任昨晚輾轉托人給您一張便條:

明天(24日)有這麼幾件事情要偏勞你:

主管分房的李局長要了解職工對分房辦法第五稿的意見。請你看一下職工的意見材料,代我起草一份500字左右的報告。

實習生鄭蘭說是寫了一份信息,你給看一下。最近局裏上報的信息比較少,被采用得更少。看這份信息能否上報或經修改後上報。

請你給楊菁去封信,告訴她我們已經錄取了新秘書。

請你根據李局長給馬林副局長來信的批示,把馬副局長的信處理一下。

以上幾件事情都不能再拖了明天上午無論如何要完成。下午7:00局裏有車來會場,你搭車來會場,這裏實在忙不過來。

明天上午辦公室若有什麼事你見機行事。辦公室不要因為我不在就影響正常運轉。

5月23日現在是早晨8:30,上班就得到上述指示和有關材料,您的任務是遵照指示完成所有工作。以下是您在完成工作中必須遵守的程序和規定:

首先,請您完成《指導語自測題》,回答結果構成評分的重要內容。

其次,請在《日程計劃表》上擬訂一份今天的日程安排,若情況變化,日程安排可以更改,但必須在《日程計劃表》上予以注明。

(如自己的回答與答案不符,請對照指導語檢查)

指導語是對應試者答題的具體的要求,應試者要認真聽、仔細看,如果有不清楚的地方,要向考官詢問。一般情況下,答題開始後,不允許應試者再提問,除非是測驗材料本身有問題。

2.答題紙

答題紙用於被試者對材料寫處理意見或回答規定的問題,是被試者唯一能夠書寫答案的地方,評分時隻對答題紙上的內容進行評分。給每個被試者的測驗材料和答題紙事先要編上序號,實施前要注意清點核對。答題紙一般由三部分內容組成:一是被試者編號、姓名、應聘職位、文件序號;二是處理意見或處理措施、簽名及處理時間;三是處理理由。

四、文件筐測驗的實施程序

文件筐測驗可以集體施測,實施過程分測評前的準備、開始階段、正式測評階段和評價階段。了解各個階段的情況和要求,對於應試者把握好答題節奏、發揮出最好水平非常重要。

(一)測評前的準備

測評前的準備工作範圍很廣,包括指導語的設計、各種材料的準備、測試場地的安排等。隻有將這些工作做得周到細致,才能確保實施質量。

首先,要有清楚、詳細的指導語。指導語要說明應試者在文件筐測驗中的任務和有關要求,文字通俗易懂,以保證每個應試者都能夠準確無誤地理解測驗要求。

其次,準備好測驗材料和答題紙。給每位應試者的測驗材料,事前要編上序號,答題紙也要有相應序號,實施前要清點核對。

再次,要事先編製好評分標準。根據各測驗要素的定義,結合具體的測驗試題,給出各個要素的評分標準,必要時可以給出好、中、差三種情況的作答特征描述。

最後要安排一個盡可能與真實情境相似的環境。文件筐測驗除了要求環境安靜、空氣新鮮、采光好等條件外,最好能夠使測試環境與真實情境相似,至少應該保證每個被試者有一張桌子和必要的辦公用具。由於要處理大量的公文,桌麵要足夠大。被試者之間的距離也應該遠一些,以免相互幹擾。為了保密和公平,一般要求所有的被試者在同一時間內完成文件筐測驗。

(二)開始階段

文件筐測驗正式實施前,主考官要將測驗指導語從頭到尾念一遍,對測驗要求作一簡單介紹,對測驗中需要注意的事項做出說明。應試者有不清楚的問題,可以向主考官提問。

當應試者對測驗指導語完全理解後,應試者才可以開始閱讀有關的背景材料,即被試者的身份和一個假定的時間與情境。在閱讀背景材料時,應試者必須明確和掌握自己的假定職位、工作職能以及組織機構、工作情境等方麵情況,以免在處理材料時出現簽名、簽發時間等與所設定的不一致的情況。閱讀時間的長短隨背景材料的多少而定,一般為十分鍾左右。這裏的關鍵是讓應試者盡快進入情境,明確自己的角色,熟悉工作環境,以便正式開始作答測驗。

(三)正式測評階段

這一階段通常需要1~3個小時左右的時間。當應試者對指導語和背景材料已經清楚,不再提出疑問後,再發測試材料(考生人數比較少時,也可以一次將材料發給應試者,但要求應試者嚴格遵從主考官的要求,先看指導語再看文件為了保證公平性,在正式測評前,應試者不得翻看測驗材料。應試者對文件的處理意見或者答案都要寫在答題紙上,除非出題者總體設計中另有設定。一般情況下,要求應試者獨立工作,不得與外界進行任何方式的交流。在這個階段,應試者有任何問題,都不得向主考官進行提問。對於提前完成各項測驗題的應試者,往往被要求不得提前離開考場,因為下一個階段考官可能會對被試者進行必要的追問。測評結束時,同場所有的被試者必須同時停筆,但是被試者可以檢查一下是否在每一頁答題紙上都寫清楚了編號。

(四)評價階段

測試結束以後,考官要對應試者的答題情況立即進行粗略的評價,當考官感到被試者的回答模糊不清時,可能對被試者進行當麵提問。考官一般在評價被試者的實際回答時,不僅要看被試者的文件處理方式方法,還要看被試者對每個文件處理辦法背後的理由說明。有時候,盡管兩位應試者的處理意見相同,但不同的處理理由往往反映出其不同的能力水平。

五、文件筐測驗題的設計

試題編製是文件筐測驗過程的核心環節,直接影響著測評效果。文件筐的測驗題一般是依據所招聘或競聘的崗位要求來設計的。其設計編製過程大致可分以下四個階段。

(一)分析工作,確定測評要素