公關實務技能訓練
1．會議準備
①會務準備
就一般性的會議而言，開會之前的準備工作至少包括下列八項：
一是會議目標的設定；
二是與會者的選擇；
三是會議時間的選擇；
四是會議地點的選擇；
五是會議場地的布置；
六是議程的製定；
七是會議通知的派發；
八是開會前的最後審查。
②會議目標的設定
良好的會議目標應符合四項要求：
第一項：會議目標必須用書麵列明。
用書麵方式寫下會議目標，可以產生三種好處：
一是有助於目標內涵澄清。
二是書麵目標較不容易被遺忘。
三是當目標種類繁多時，以書麵寫下比較容易調和它們之間的潛在矛盾。
第二項：會議目標必須切合實際。
所謂切合實際，即指具有實現的可能。
會議目標不但應具有相當的挑戰性，而且也應該有被實現的可能。
第三項：會議目標必須具體而且可以衡量。
含糊籠統的目標極難充作行動的指南。例如某單位主管因為感到該單位產品不良率過高，而決定開會研討降低產品不良率方案。倘若他將會議目標定為“探討如何降低產品的不良率”，則該目標肯定難以充作與會者提供意見的指南，因為他沒有具體地指出產品的不良率應降低多少，以及應在多長的時間內達到這個結果。若他將會議目標改定為“如何在十月底之前令產品不良率由目前的5％降低至3％”，則上述缺點將不複存在。
第四項：會議目標所表明的必須是“應實現什麼”，而非“應做什麼”。
“應做什麼”是以領導為本位，而“應實現什麼”則是以成果為本位。以領導為本位的目標，遠不如以成果為本位的目標那樣具有實效。例如當會議目標被定為“向員工宣傳新的告假程序”時，領導可能隻會照本宣科一番而草草了事，但若會議目標被定為“令員工了解新的告假程序”，則領導將不能不關心員工對新的告假程序是否已真正了解。
③辦會人員守則
一是儀容整潔。
蓬頭垢麵者通常得不到與會者的好感。飛機駕駛員之所以討人喜歡及受人尊敬，恐怕跟其儀容整潔有密切的關係。
二是早到會場。
時間的掌握也是一種無聲的語言。開會遲到的這種行為所顯示的信息可能是：你不重視這場會議、你故意擺架子、你不理會會場將因你的遲到而受幹擾、你不介意浪費其他與會者的時間……開會遲到的另一種弊端，便是前文所說的喪失選擇良好座位的機會。
三是衣著正規。
服飾是一種符號，也是一種無聲的語言。當你穿的衣服或是身上所配帶的裝飾品太奇特或太耀眼時，與會者的注意力將集中在你的衣服與配件上，而不會凝神諦聽你所說的話語。因此，為穩妥起見，你的穿戴應盡量趨於保守。
四是兩眼正視。
跟別人對話時最忌諱的便是兩眼閃爍，或是斜眼看人，凶為這足以令人對你的動機或品格產生不良的評價。同樣忌諱的是，以求情的眼光看人，因為這樣做足以削弱你說話的份量。
④出席人應當提前了解的事項
一是交通。
誰預定飛機票？是個人，還是公司？
如果人們自己預定，他們找誰？是否用一個負責人的姓名，以便電話接線員一聽就知道？
他們應計劃在什麼時候到達？
預定飛機票何時截止？
從飛機場到會議場所是否提供交通工具？誰提供？
如果不提供交通工具，個人如何自行安排交通？
二是會議場所。
幾人同住一室，能否挑選室友？還是和生人同住，以便人人都能多結識一些朋友？
人們能否指定禁止吸煙的房間(許多場所現有此種房間)或不吸煙的室友？
有無健身俱樂部？遊泳池？高爾夫球場或網球場？其他娛樂設施？
人們是否須自備體育用具？
三是衣服。
會議場所設施在門廳和餐室是否有衣著規定？
公司管理部門要求會議期間何種程度地遵守禮節或不拘禮節？
娛樂活動，有精致裝飾的宴會或宴會是否需要特別衣著？
四是會議。
人們是否應當攜帶卷宗或顧客記錄？
會前是否有須完成的任務？
⑤會議時間的選擇
每一場會議都必須列明起止時間，而且都必須按照預定時間準備結束。就算有些會議難以確切地把握結束時間，領導至少也應指明會議大約會在哪一個時間結束。
一場會議到底應為時多久，這雖無一致的看法，但多數以不超過一個半小時為限，因為一般人能保持注意力集中的時間，最長大概不超過一個半小時。若會議中所探討的是極其嚴肅的或是極其困難的主題，則一場會議的時間以不超過一小時。必須注意的是：會議的時間超過一個半小時，則中途應騰出時間休息。
為了避免會議過分冗長，有些領導故意將會議安排在距午餐、某種活動或是下班之前不久舉行。這是一種可以考慮采取的方法。
⑥會議地點的選擇
一是地點選擇的條件。
會議地點選擇，至少應顧及下列七個條件：
場地必須有空檔且可供使用。
必須擁有包括桌椅在內的適當家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。
場地必須夠大以便容納與會者及視聽器材。
必須擁有充足的照明及通風設備。
必須能免於聲音、電話、訪客等幹擾。
必須令領導及與會者大致方便。
成本必須低廉。
以上七個條件之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但後三個條件則往往因相互衝突而無法同時具備。
在其他條件相同的情況下，如果會期短，最佳會址是大多數參加者旅途最短的地方。如果會期較長，那麼，選擇方便購物和風景秀麗的地方則比較適合。
二是考慮利用會議中心。
典型的中心坐落在沒有汽車、飛機和行人交通幹擾的地方。這種中心一般包括供會議用的一所有充足房間的旅館，一個咖啡館和一個餐館。可以安排全套會議服務項目，包括就餐、客房、會議室、便箋本、鉛筆、標準的視聽器材、咖啡供應以及供娛樂使用的設施等。
這種中心能估計到主持人的需要，從而減輕他所肩負的許多細節。而且，費用不一定更高。
最好的開會地點要及早預定。最受歡迎的開會地點時常要提前預定。
⑦會議議程的擬定
議程即是會議的程序表。議程所涵蓋的除了足以實現會議目的的各種議案之外，尚包括與會者姓名、會議時間以及會議地點等項目。
一是製定會議議程的兩個原則。
在編排議程的時候，最好能遵守以下兩個原則：
按照議案的輕重緩急編排處理的先後次序，這即是說越緊要的事項越應排在議程的前端處理，越不重要的事項則越應排在議程的後端處理。這樣做的一個好處便是：就算在預定的會議時間內無法將全部議案處理完畢，但起碼較重要的議案已被處理過。那些較不重要的議案，則可另擇時間處理，或是並人下次會議中再予處理。
每一個議案應預估所需的處理時間並明白地標示出來。假如能這樣做，可讓某些人隻參與與他們有關的某些特定議案的討論。這即是說，假如議程中明示幾點幾分到幾點幾分被分配於探討某一議案，則領導可以故意讓某些人遲到，也可以故意讓某些人早退。這樣做，顯然可以節省與會者的時間。不過，會場的秩序將不免受到幹擾。因此，領導隻能有限度地容許遲到或早退。
有些主管在主持會議時並不準備議程，這是一種很壞的習慣。議程不僅能夠規範會議的內容，而且也足以約束溝通的次序與溝通的節奏。一旦會議欠缺議程，則會議的內容勢必不確定，溝通的次序勢必雜亂，溝通的節奏勢必太快或太慢。換句話說，欠缺議程的會議是注定不具實效的。為了改變這種不良的習慣，每一個機構都應考慮采取政策性聲明，嚴格要求擬妥議程之後才準許開會。
為讓與會者對會議及早做準備—包括心理準備及實質準備——議程應隨會議通知事先發給與會者。
雖然並非所有會議都需要正式的議程，但是與會者至少應當事前有所了解，以便做好準備。議事日程是受到尊重還是被忽視，這與管理部門對它的利用程度是成正比的。
二是如何製定會議議程內容。
書麵的議程有助於會議目的的具體化，這樣，議程就能使會議按照既定軌道進行。
下麵是製定會議議程必須注意的一些問題：
可能的話，把議程的話題限製在同一個主題範圍內。這有助於從容進行，同時使必須參加企業會議的人數減到最少。假如議程中有不同主題，可以分別安排為兩個小會進行。
假如這些主題之間沒有關係，要力求少安排一些問題。因為要使與會者從他很感興趣的問題轉到興趣不高的問題上，而又始終全神貫注，是很困難的。
設法將議程問題限製為一個主要的討論項目，輔之以不需大量準備的次要項目。
不把某些特殊的管理人員的“心愛項目”列入議程。
提前分發每一項議程問題的附件，以節省開會時間。這樣就可以確定：每一項拿到會上討論的問題在會前都已向與會者簡明介紹。這是一種利用會議以前記錄實際可行的方法。
在議程上要表明會議開多長時間。與會者知道會議不允許超過時間，就會更加積極。
對那些非常有爭議的、極為複雜的或小組完全不熟悉的問題，要安排充分的時間。
要記住注意力的持續時間是有限度的。對一位實業家來說，有效的會議一般持續一個小時，當會議進行了一個半小時，就接近效果遞減的臨界線了。
假如會議必須開到兩小時以上，應安排中間休息時間。
假如可能，要留出會後交談和娛樂的時間。
⑧會議通知的派發
很多會議召集人，常常為送發適當的會議通知而頭痛。這可能是因為他們的疏忽所造成，也可能是因為他們太過匆促地決定召開會議，以致欠缺足夠時間做妥善的斟酌所造成。
一份良好的會議通知，在內容上至少應包括下列五項：
開會時間。
開會地點。
會議目標。
與會者須事先準備的事項。
其他與會者的姓名。
一般的會議通知最好是在開會前一個星期寄到與會者手中，因為現代人在安排各種活動時，多半提早一個星期做規劃，而且一個星期的時間大概足以做好開會前的各種誰備工阼。
超過一個星期的會議通知比較容易被遺忘，因此當你有必要發出超過一星期的會議通知時，你最好能在開會前兩三天設去再向與會者提醒開會時間。
除非是緊急會議，否則不要太匆促的通知，因為這不但令與會者來不及做好會前的準備工作，而且也很容易令他們覺得會議召集人把他們當作“呼之即來”的人物看待!
⑨會場的布置
布置會議場地，應考慮會議的性質及與會人數的多少。
在提供信息的會議裏，以不設桌子的戲院式安排或是設桌子的教室式安排較為理想。
在解決問題的會議裏，最理想的安排是讓每一位與會者均環繞桌子而坐，這樣可方便每一個人跟其他的人進行多項溝通。
在培訓會議裏，可令與會者坐在馬蹄型的桌子的外圈，這樣便於溝通交流。若人數眾多，則最好是將與會者分成若幹小組，每一小組各聚在同一桌子周圍。這種安排的好處在於方便分組討論及綜合討論。
另外，在布置場地時，你仍須注意以下幾項：
應先決定準不準在會場吸煙。倘若準於吸煙，則應準備煙灰缸。倘若不準吸煙，則不能讓煙灰缸在會場中出現。此外，你最好能在會場中張貼不準吸煙的標誌或文字。當與會人數眾多時，你也可以按實際需要，將座位區分為吸煙區及非吸煙區。
如與會者之間彼此並不熟悉，則應考慮是否事先準備姓名卡片。
準備視聽器材。黑板(白板)、白報紙、甚至幻燈機、投影機與放映機等應該被視為一般會議可借用的基本工具。但要特別注意的是：幻燈機、投射機與放映機所投射出來的文字或圖形，應讓全部與會者都能看清楚，而且它們應準備就緒以便隨時啟用。
當議程甚短且無需做記錄時，可考慮采取站立的方式開會。
不論你對會議的規劃有多詳盡，不論你對會議的準備工作有多周全，倘若在開會前你對會場不作最後的審視，你都可能會功虧一簣。墨飛法則之中有一則很具警惕性：假如有任何事情可能出紕漏，則一定會出紕漏，而且就在最不應該出紕漏的時候出紕漏。基於此，在開會前的半個小時至一個小時，你最好是親自或是派人到會場審視以下四件事是否作好：
座位是否按原定計劃編排？
視聽器材是否準備妥當？如果用幻燈機或投影機，則其焦距是否已事先調整妥當？如用放映機，則其焦距、音量等是否已調妥？如用麥克風，其聲音效果是否事先已調好？幻燈機、投影機及放映機是否已備妥額外的燈泡？你自己或是在場的助手是否懂得對視聽器材做簡單的維修工作？
會議有關的資料是否齊全？這包括準備會中派發的資料、姓名卡片、紙張、鉛筆等等。
必要的時候，再致電與會者提醒他們開會時間及地點。特別是在會議通知已發出去很久的情況下，開會前的提醒，頗能產生實效。
⑩會議座位的安排
一是會議座位安排原則。
會議室內的座位應審慎選擇。下列的幾個原則，可供你參考采行：
切忌選擇令人忽視你的存在的位置。你應選擇容易令人——特別是令領導——看得見你的地方，因為能令人看得見才能引人注意，能引人注意才能受人認知，能受人認知，才能發揮影響力。假如會議桌是長方形的，則你最好是坐在麵對領導的會議桌的另一端，或坐在接近領導的左右兩邊，以便增加你跟領導溝通的機會。倘若會議桌是帶有雙翼的長方形桌子，而領導坐在長方形一邊的中央，則你應選擇雙翼末端的位置，因為在這樣的位置你可以通過桌麵與領導交談，而不必通過其他與會者的頭部與領導交談。倘若會議桌是方形的或圓形的，則你應坐在麵對領導的位置。
平常多觀察領導在會議中的舉動。假如領導有谘詢鄰座者意見的習慣，則要爭取這個可以扮演“顧問”的角色的位置，以增加對領導的影響力。
在任何會議場合，你的頂頭領導若坐在你跟領導之間的位置，則對你是極端不利的，因為領導如果朝你這方向發問，你的頂頭領導勢必搶走你答複的機會。你應調整位置，最好是坐在你的頂頭領導的對麵，因為一來領導與你對話的機會不會被你的頂頭領導所壟斷，二來，你在頂頭領導發言之後再為他作補充時，不但全場的視線集中於你，而且你可跟頂頭領導一唱一和地增加對其他與會者的影響力。
倘若會議桌上擺置投影機、放映機等視聽器材，則不要坐在該等器材之後，以免令自己的位置被貶低到該等器材之下。
倘若你想在會場中選擇有利的位置，則切記：不能遲到!
不論你如何選擇有利的位置，有一點你必須隨時留心：那就是千萬別坐在領導的位置上!
二是座位布置建議。
座位布置建議如下幾種方式：
劇場式。選用現成的禮堂，或將椅子排成一行一行。開會的時間長短是至關重要的。要知道即使是最好的劇院，備有最舒適的座位，也很難期望觀眾集中注意力超過兩個半小時，
包括中間休息半小時。
教室式。如果需要做記錄，或者是超過兩小時的會，就用帶寫字板的椅子或布置成排桌子。兩個人一張2米的桌子才適於工作以及安放玻璃杯、飲水瓶和煙灰缸——如果需要的話。記住要使吸煙者與不吸煙者分開來坐。桌與桌之間要保持適當距離，以便開會時座椅的搬動和參加者的走動。
圓桌式——如每個小組限於8人以下，而且無需使用黑板或其他展示品，就可用此種形式。主要的好處是參加者能彼此看得清楚。桌子不一定是圓桌。一張長方形桌，主持人坐在桌子的一頭，便於使用黑板或其他展示品。但坐在桌子另一頭的人稍有不利。
馬蹄形式——U字形可能是最普遍的形式。這種形式需要三張或三張以上的桌子排成U字形，主持人坐在離U字形一端稍遠的第四張桌子。
對於一個12人的會來說，這種形式的座位布置需要一間最小為6米×9米的房間。
V字形式——這比U字形差些，但往往是惟一實際可行的解決方法。這種斜向排列可以更清楚地看清主持人及展示品，但坐成直行的參加者就不能彼此看得很清楚。
討論會：參加者如彼此認識，討論會的效果就會更好些。如果參加者彼此陌生，則主持人和參加者都可用易於看見的名牌。
如果你的方案要求分別開幾次會或分別有幾個討論小組，就讓每次會議的主持人或發言人書麵提出其特殊要求。負責物質安排的人就可以彙製核對清單，詳細列明每次會議需要的家具和設備，並提供給每個發言人一份以便核實。這個清單在房間備妥後，還可以仔細檢查。
⑩會務物品
一般運往企業外麵的會址的物品為：
有公司名銜的普通信紙、自信紙和信封，以及其他特別印製的物品。
標準的打字紙。
有橫格的便條紙。
標準的和特大的紙夾。
便箋簿。
削尖的鉛筆。
開支賬目表、訂購單和旅行申請的格式。
公司電話簿。
公司管理部門的花名冊及地址。
公司內部便箋和信封。
硬紙夾。
剪刀。
釘書器及釘書釘。
尺子。
工具箱，內有榔頭、老虎鉗、鐵釘、平頭釘以及其他小工具。
繩線。
鐵絲。
延長電線。
透明膠帶。
空白登記表格及有關材料。
會議證章和證章套。
粉筆。
奇異筆。
黑板架上用的大張空白報紙本。
在開會場所可能難於覓到的設備，如：
有特大號鉛字的打字機。
幻燈機。
電影放映機。
複印機。
口述記錄機。
攝影機。
有配音的電影膠片放映機。
特製實物大模型、陳列品、模型、旗幟、牌示旗子或裝飾品。
錄放像機。
個人電腦。
⑩做好會議記錄
會議記錄的要求。
會議記錄要求準確、真實、清楚、完整。記錄人員應當有高度的政治責任心，以嚴肅認真的態度忠實記錄發言人的原意，重要的意思應記原話，不得任意取舍增刪。會議的主要情況，發言的主要內容和意見，必須記錄完整，不要遺漏。記錄字體力求清晰易認，不要過於潦草，不要使用自造的簡稱或文字。
會議記錄的格式。
會議組織情況：要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人、記錄人等。
會議內容：由會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等組成。會議記錄的結尾沒有固有程式，標上“散會”、“結束”、“完”等均可。
會議記錄使用的工具。
會議記錄可采用統一製發的會議記錄本或記錄紙。使用灌注有藍墨水的鋼筆或經國家檔案局鑒定可用於檔案書寫的圓珠筆，這種圓珠筆芯上標有“DA”(檔案的拚音字頭)標記。
會議記錄的技巧。
一般說來，有四條：
一是快。
即書寫運筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點寫。
二是要。
即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領導同誌發言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結論性意見、決定或決議等做記錄，就記錄一個人的發言來說，要記其發言要點、主要論據和結論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可信性，一篇好的記錄應當獨立成篇。
三是省。
即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”隻記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的後半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會後查補。
四是代。
即用較為簡便的寫法代替複雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拚音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞彙等等。但在整理和印發會議記錄時，均應按規範要求辦理。
2．展覽會
參加展覽會是企業最重要的營銷方式之一，也是企業開辟新市場的首選方式。在同一時間、同一地點使某一行業中最重要的生產廠家和購買者集中到一起，這種機會在其他場合是找不到的。通過參加展覽會，人們可以迅速全麵地了解市場行情。許多工商企業正是借助展覽會這個渠道，向國內外客戶試銷新產品、推出新品牌，同時通過與世界各地買家的接觸，了解誰是真正的客戶，行業的發展趨勢如何，最終達到推銷產品、占領市場的目的。美國貿易展覽局近期做出的一份調查顯示，製造業、通訊業和批發業中，2，3以上的企業經常參加展覽會；金融、保險等服務性行業雖然隻能展示資料和圖片，但依然有1／3以上的公司將展覽會視作主要的營銷手段。
①了解特性
若要充分利用展覽會，必須了解展覽會的特性。展覽會有別於其他營銷方式，它是惟一充分利用人體所有感官的營銷活動，人們通過展覽會對產品的認知是最全麵、最深刻的。同時，展覽會又是一個中立場所，不屬於買賣任何一方私有。從心理學角度看，這種環境易使人產生獨立感，從而以積極、平等的態度進行談判。這種高度競爭而充分自由的氣氛，正是企業在開拓市場時最需要的。
同時，展覽會又是一項極為複雜的係統工程，受製因素很多。從製定計劃、市場調研、展位選擇、展品征集、報關運輸、客戶邀請、展場布置、廣告宣傳、組織成交直至展品回運，形成了一個互相影響互相製約的有機整體，任何一個環節的失誤，都會直接影響展覽活動的效果。
如果對展覽會的這些特性了解不夠，即使展出者花費了大量的人力物力，也未必能達到預期的效果。
②明確目標
企業的參展目標通常有以下幾種：
樹立、維護公司形象；
開發市場和尋找新客戶；
介紹新產品或服務；
物色代理商、批發商或合資夥伴；
銷售成效；
研究當地市場；
開發新產品等等。
德國展覽協會根據市場營銷理論將參展目標歸納為：基本目標、產品目標、價格目標、宣傳目標和銷售目標五類。企業可能會同時有幾種目的，但在參展之前務必確定主要目標，以便有針對性地製定具體方案，區分工作重點。
③謹慎選擇
一般來說，企業在選擇展覽會時，應結合參展目的重點考慮以下幾個因素：
展會性質：
每個展覽會都有不同的性質，從展覽目的可分為形象展和商業展；從行業設置可分為行業展和綜合展；按觀眾構成可分為公眾展與專業展；按貿易方式可分為零售展與訂貨展；以展出者劃分，又有綜合展、貿易展、消費展……凡此種種，不一而足。在發達國家，不同性質的展覽會界限分明。但是在發展中國家，由於受到經濟環境和展覽業水平的限製，往往難有準確的劃分。參展商應結合自身需要，謹慎選擇。
知名度：
現代展覽業發展到今天，每個行業的展覽都形成了自己的“龍頭老大”，成為買家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米蘭時裝展、漢諾威工業博覽會、廣州全國出口商品交易會等。通常來講，展覽會的知名度越高，吸引的參展商和買家就越多，成交的可能性也越大。如果參加的是一個新的展覽會，則要看主辦者是誰，在行業中的號召力如何。名氣大的展覽會往往收費較高，為節省費用，可與人合租展位，即使如此，效果也會好於參加那些不知名的小展覽會。
展覽內容：
現代展覽業的一大特點是日趨專業化，同一主題的展覽會可細分為許多小的專業展。例如，同樣是有關啤酒的展覽會，其具體的展出內容可能是麥芽和啤酒花，可能是釀造工藝，可能是生產設備，可能是包裝材料及技術，也可能是一場品牌大戰。參展商事先一定要了解清楚，以免“誤入歧途”。
時間：
任何產品都具有自己的生命周期，即新生、發育、成熟、飽和、衰退五個階段。展出效率與產品周期之間有一定的規律，對於普通產品而言，在新生和發育階段，展會有事半功倍的效果；在成熟和飽和階段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退階段，展出往往會勞而無功。
地點：
參加展覽會的最終目的是為了向該地區推銷產品，所以一定要研究展覽會的主辦地及周邊輻射地區是否是自己的目標市場，是否有潛在購買力，必要時可先進行一番市場調查。曾經有一個生產拖鞋的廠家，想當然地認為非洲天氣熱則非洲人一定會購買其產品。到了那邊才發現，非洲天氣熱不假，但那裏一些地區的老百姓平時根本就不穿鞋。
展覽會是廣告及促銷的一個方麵，就像所有促銷活動一樣，你必須首先確定你的目標，否則，就沒有評估其結果的基礎。首先考慮一下該展覽會是否覆蓋了你所需的市場，決不要參加一個展覽會隻因為你想看一看這個展覽、展館或是舉辦的城市，除非與市場有關。這是適合的地點嗎？它必須能吸引正確的觀眾群，而且必須是適合你新產品的發射台。這是適當的時間嗎？它必須適應你的產品生產計劃，而且必須與你的其他廣告和促銷活動相吻合。
如何能知道該展覽會是你所需要的呢？什麼資料能幫助你做出決策呢？
國際組織的成員：
首先可以從國際展覽聯盟(UFI)成員所主辦的展覽會中尋找有價值的展覽會。國際展覽聯盟是一個評估展覽會主辦者所提供設施的質量的組織。它可以增強參展商的信心，即他們可以得到所要求的設施，同時也可增強參觀商的信心，即該展覽會值得花費時間和資金去參觀。所以，首先尋找是否有UFI標誌。
國家協會的成員：
你還可以檢查其他協會成員中是否有你所希望的展覽會。每個展覽會都應是其本國展覽組織者協會的成員，也應是某個出口組織及有關行業貿易協會的成員。
市場調研：
不要忘記向當地商會詢問你想參觀或參加的展覽會，還可以與你國駐展覽會所在國使館商務處。從他們提供的有價值的國際貿易資料中，你就可以進行大量有成效的桌麵市場調研。
該展覽會往屆的目錄：
從以往的展覽會目錄中，你可以知道哪家公司曾經參加過該展覽，比較這些公司是否每屆都參展、這一屆是否仍要參展，這樣即可得知他們是否參展成功。
觀眾類別：
對於以往參觀展覽會的觀眾類別很難評估，但是高水平的主辦者已經開始製作觀眾類別的調研報告。他們會樂意向你提供這些信息資料；事實上，觀眾類別的信息通常是他們為勸說你參加展覽會而向你提供的資料的一部分。
媒介報告：
研究有關以往展覽會的技術及貿易方麵的新聞資料，會為你提供有用的證據，幫助你決定該展覽會是否真正適合你。
目擊者：
主辦者的資料自然是為了試圖勸說你在展覽會上訂攤位，其中會有一些傾向性。你應尋找一些自己的資料，或許某人曾經參加過上屆展覽，或許你的一個客戶曾經參觀過該展覽；他們怎樣評價這個展覽會？
將他們的評價與展覽會目錄及新聞資料等綜合在一起，你一定能做出正確的決策。
④精心準備
一旦決定了參加某一個展覽會，則要即刻開始積極籌備。展覽會是一項係統工程，千頭萬緒，需要考慮的問題很多。怎樣才能合理使用人力、財力和精力呢？有人對展覽會上的參觀者做了調查，發現影響他們記憶的因素主要有六條，建議展出者不妨從這裏人手：
展品選擇：
展品展出者能給參觀者留下印象的最重要因素。在參觀者的記憶因素中，“展品有吸引力”占到39％的比重，應予重點考慮。選擇展品有三條原則，即針對性、代表性和獨特性。針對性是指展品要符合展出的目的、方針、性質和內容；代表性是指展品要能體現展出者的技術水平、生產能力及行業特點；獨特性則是指展品要有自身的獨特之處，以便和其他同類產品區分開來。
展示方式：
展品本身大部分情況下並不能說明全部情況、顯示個部特征，需要相應的圖表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實物，借助裝飾、布景、照明、視聽設備等手段，加以說明、強調和渲染。展品如果是機械或儀器要考慮安排現場示範，甚至讓參觀者親自動手；如果是食品飲料，要考慮讓參觀者現場品嚐，並準備小包裝免費派發；如果是服裝或背包，則要使用模特展示，或安排專場表演。這些都是為了引起參觀者的興趣，增加他們的購買欲望。
展台設計：
展台設計的表麵任務是要好看，根本任務則要幫助展出者達到展覽目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引參觀者的注意力，能提供工作的功能環境。因此，展台設計在注重視覺衝擊力的同時，還要注意以下幾點：展覽會不是設計大賽，展台設計要與整體的貿易氣氛相協調；展台設計是為了襯托展品，不可喧賓奪主，讓綠葉淹沒了紅花；展台設計要考慮參展者的公眾形象，不可過於標新立異；展台設計時不要忽略展示、會談、谘詢、休息等展台的基本功能。
人員配備：
人是展覽工作的第一要素，也是展覽成功與否的關鍵所在。展台的人員配備可以從四個方麵加以考慮：第一，根據展覽性質選派合適類型或相關部門的人員；第二，根據工作量的大小決定人員數量；第三，注重人員的基本素質，如相貌、聲音、性格、自覺性、能動性等。第四，加強現場培訓，如專業知識、產品性能、演示方法等等。展台人員要結合參展商品的特點，靈活應付：如果是大眾消費品應著力樹立品牌形象，在消費者中形成親和力；如係新產品，須大力宣傳其與眾不同之處；產品如具獨創性，則應強調其技術上的突破性。
做好展覽禮儀企劃：
展覽禮儀最早形成於20世紀40年代法國巴黎的一次展覽會，之後在70年代形成規模，並逐步向專業化、正規化發展，80年代末90年代初，展覽禮儀在我國也逐漸發展起來，尤其是近幾年伴隨展覽業的發展，我國的公司對展覽禮儀企劃也越來越重視了。
什麼是展覽禮儀企劃：
展覽禮儀企劃即是通過專業策劃公司的精心策劃，為參加展覽會的公司提供最完美的參展活動設計方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及與之配合的各種聲、光、電效果；軟件的宣傳促銷活動、展覽禮儀模特的培訓及包裝等，使公司的優勢最大限度地表現出來。公司參加展覽會的主要目的無非是提高公司的知名度，吸引客戶，洽談合作，在客戶心目中樹立自己良好的品牌形象。但是要達到這些目的的前提條件必須是：先把盡可能多的人吸引過來。參展企業通常把這個光榮而艱巨的任務交給展覽禮儀企劃公司來做。
如何做好展覽禮儀企劃：
如何進行展覽禮儀策劃，使企業在萬商雲集中能一枝獨秀呢？第一，要了解展覽會的類型、企業品牌、產品特點、展台網絡、展位的周邊環境及競爭對手的情況；第二，通過所掌握的資料進行整個禮儀活動的創意策劃。例如要達到影視效果、解說效果、配音效果等等；第三，根據展示風格，選擇的禮儀小姐是活潑開朗型、小巧玲瓏型還是現代表演型模特；第四，根據選擇的模特進行服裝的設計製作，展覽服裝要求新奇悅目，可按創意分為莊重型和明快型。總之能充分表現一個企業的特色。第五，根據創意將模特進行分工，例如：解說員、演員、展示員、接待員進行人員培訓。第六，展覽期間禮儀企劃公司的管理及禮儀小姐的發揮也對展覽的成功有著很大影響。
1996年國際汽車展在國際展覽中心舉行，世界名車雲集，盛況空前，取得極大成功。在成功的背後，展覽會中的禮儀企劃功不可沒。奔馳、寶馬、本田、三菱等名車不僅在展台設計中技術專業人員花了大力氣，更在禮儀策劃、人員的選擇培訓、服裝的選擇等方麵下了功夫。當我們走進展覽會，本田小姐嗓音清澈的解說，讓人讚歎不已；福特小姐的現場表演讓人流連忘返；精美的展台，高雅的小姐，更顯示出汽車的名貴。這些展覽禮儀小姐與汽車的品牌、車型、風格、特點巧妙融合，相得益彰，體現出展覽禮儀企劃的精細和獨具匠心。伴隨汽車燕尾服的轟動效應，展覽禮儀企劃更加受到人們的重視。
客戶邀請：
展覽會上若能顧客盈門當然求之不得，但有時難免會出現門庭冷落的情況。這就要求參展者不應被動地等客戶到來，要有意識地邀請客戶來。可采取直接發函、登門拜訪、通過媒體做廣告、現場宣傳、派發資料等手段，邀請和吸引客戶。總之，要未雨綢繆，把工作做在前麵。企業參加展覽會時如果按照以上步驟甄別、選擇和籌備的話，會收到事半功倍的效果。
3．新聞發布會
公司、政府等機構每年都要召開很多新聞發布會，但是由於公司缺乏必要的媒介技巧培訓，電視鏡頭裏的公司總裁、總經理或其他發言人缺乏自信、表現極不自然。因而，為著更好地在目標公眾心目中製造一個良好的“虛擬世界”，改變或形成公眾對公司某一方麵的看法，很有必要重新審視新聞發布會的策劃技巧問題。
①確定時機
愛德曼國際公關公司執行副總裁兼總經理嘉斯夫認為，不要讓媒介感到參加本來可以由其他形式代替的新聞發布會是浪費時間。是否召開新聞發布會應取決於它是否值得召集各地記者跋涉而來。記者得到的不應該隻是趣味性的故事，還應該包括信息。
適於召開新聞發布會的時機包括：
公司及產品(服務)已成為某一公眾關注問題的一部分；
公司或其他成員已成為眾矢之的；
新產品上市：
開始聘用某大腕明星做自己的廣告模特；
公司人員重大調整；
擴大生產規模；
取得最新紀錄的銷售業績等等。
事實上，很多的新聞發布會搞得很是枯燥或瑣碎。因而，當公司考察是否舉辦新聞發布會時，首先應對照問題項目表檢查一下。
問題對照表：
一則新聞通稿或聲像資料帶——附帶事件簡介、背景材料——是否完全可以提供給記者所需的、媒介受眾喜歡的故事？
讓記者們親眼看到或試用某一新產品時，是否可以給一則新聞通稿增加些什麼？
公司高層領導或董事會成員公開露麵是否能為公司獲得或提高凝聚力或可信度？
能否提供給記者在別處得不到的新聞？
是否存在其他有效向記者傳遞信息的途徑？如，一次舞會、一次聚餐。
公司新聞發言人能否有效傳遞信息並經受住提問的考驗？
與記者麵對麵的交流是否可以為他們提供一個詢問公司其他方麵情況而我們又不希望將之公開化的機會？如公司戰略。
②選擇合適的新聞發言人
新聞發言人對公眾認知會產生重大影響。如其表現不佳，公司形象無疑也會令人不悅。此外，新聞發布會也是公司要員同媒介打交道的一次好機會，值得珍惜。
新聞發言人的條件一般應有以下的幾方麵：
有效傳播與溝通能力是第一位的要求。涉及知識麵、清晰明確的語言表達能力、傾聽的能力及反應力、外表——包括身體語言。
執行原定計劃並加以靈活調整的能力。
頭銜很重要——新聞發言人應該在公司身居要職，有權代表公司講話。
③確定日期
確定在哪一周的哪一天、哪一天的哪一時刻很重要。愛德曼國際公關公司一般是鎖定目標公眾開始的，即首先考察一下目標公眾哪一時間是最容易獲知某新聞消息的時間、什麼方法最好？
星期一一般不好，記者往往忙於檢查上周工作；周五也不宜選。因為很多的人正考慮著如何過周末，他們當然不願傻坐在那裏提問或單獨訪問。周二周四通常較合適。此外，要確認不會有其他更重要的新聞，避開突發性事件，如地震、龍卷風等。
在某一天的幾點鍾開始是最困難的一件事。早飯、晚飯的截稿時間不同。早報記者參加，新聞發布會應在中午、下午；如要在當天晚飯或電視晚間新聞報道中，最好安排在上午9：30或10：00。10：30。切忌隻為公司自己考慮而忽略為記者提供方便。
④邀請
永遠不要用電話邀請。帶有公司標誌的邀請信函表明新聞發布會是很正規的。信件中最好不注明會議聯係人的全名和個人電話。愛德曼國際公關公司認為這是為了不讓記者做提前采訪或提前得到新聞發布會的細節。否則，如為他們提前透露了一些消息，就會傷害其他記者。
如果媒體離公司不遠，就親手送去。注意不要送得太早，以至於邀請信埋沒於文件堆裏，但也應給對方留出反應的時間。可以及時電話詢問信件是否如期送達，對方是否與會等。
還應指出，在填寫新聞發布會邀請函時應考慮一下誰會對本次新聞發布會的內容感興趣。例如，新聞隻對商業報刊記者有價值，那就隻邀請這些人；如是醫療新聞，那就邀請醫療報刊、電視台醫療節目的記者。當然，那些長期報道公司發展的記者要一並邀請。如拿不準，就先向報刊編輯或電視台發信詢問。
⑤新聞通稿與背景材料
每次發布會都應提供新聞通稿和背景介紹，以便記者能在會議涉及的問題之外挖掘新聞事件、擴大報道範圍。
新聞通稿最好提前發給記者，這意味著當記者一來簽到時就能拿到它，這樣就可以一邊聽一邊翻看。
愛德曼國際公關公司建議客戶不必擔心記者在聽講時隻瀏覽到材料的標題——因為專業記者已習慣於邊搜索信息邊聽講。不過，材料要設計得便於快速閱讀，勿要冗長拖遝。
公司還要想到提供聲像資料給記者。為此，要確保有專業攝影師在場。
背景材料一般應包括以下內容：
新聞發布會涉及的新聞的要點；
組織發展簡史；
技術手冊——如果發布會的目的在於推介一種新產品或新機器；
發言人個人介紹及照片；
其他如通訊卡、名片等供記者、編輯日後用以聯係。
新聞通稿和背景材料的封麵也應加以留意，要打印有公司標誌，以建立公眾認知。
⑥房間設置
新聞發布會所用的房間大小主要取決於與會的攝影記者電視攝影記者比報刊攝影記者所占的空間要大。如果電視攝像機在房間後排，那麼公司發言人應在房間前排就座；如隻有報刊記者與會，發言人就可以坐在記者中，當有人提問時就走到前排。越隨便，離記者的空間距離越近，就容易營造出一種友好氣氛。
房間大小要多加留心。房子空間大、人員少，給人的印象是新聞發布會的內容新聞價值不大。與其這樣，還不如在一個小點兒的房間裏好：滿屋座無虛席，還有一些人站在過道裏，給人的印象是肯定有很重要的消息!