正文 第48章 工具箱(1 / 3)

1.自我激勵技巧

1)為自己設立一個“跳一跳才能摘到的桃子”

自己所定目標不要太小,也不能太大。假如太小,會使自己失去動力;假如太大,又會使自己感覺實現目標遙遙無期,失去鬥誌。因此,合理的目標很重要,真正能激勵你奮發向上的,是確立一個既宏偉又具體的遠大目標。許多人驚奇地發現,他們之所以達不到自己的目標,是因為他們目標太小,而且太模糊,使自己失去主動力。如果你的主要目標不能激發你的想象力,目標的實現就會遙遙無期。

2)熱愛自己的工作

如果你堅信大多數工作是有價值的,而且努力工作會使人愉快,工作絕不僅僅是獲取薪水的手段,更是你獲得歸屬感、自我實現的載體。這就要求我們從被動工作轉變到積極、主動工作,最終你會在工作中得到極大地激勵和成就感。

3)提高自我期望水平

樂觀、自信也是一種有效地自我激勵方法,不斷適當地提升對自己的期望,會使你精力充沛、信心十足。這是一種積極地心理暗示,“我行,我能!”你相信自己會成功,於是,你真的成功了。

4)尋找能夠獲得自我激勵的工作

每種職業都有不同的能力要求,而我們每個人的性格特征、興趣、思維方式也是不同的。隻有當個人的興趣和所具備的能力與我們所承擔的工作的要求相吻合的時候,我們才會得到更多的自我激勵。這要求我們首先要了解自身,了解工作,盡可能地找到能夠獲得自我激勵的工作。當然,有時由於受到各種條件的限製,我們對工作沒有太多的選擇權,那麼就設法嚐試對工作的具體內容盡可能做些改變,以得到你希望得到的回報。

5)提高與目標相關的技能

不斷地學習與實踐,提升為了實現你的目標所需具備的相關技能,這樣會減少挫折感,成功的預期也會相應的提高,自信心足了,激勵作用也就增強了。

6)對自己的行為進行矯正的技術

人生的棋局應該由自己來擺布,不要希望從別人的身上找尋自己,應該經常自我反省並塑造自己,通過有針對性的正強化和負強化措施來激勵自己。

7)把握好情緒

人開心時,體內會發生奇妙的變化,從而獲得一種新的動力,令開心之事在自己身上找到,不要總想在自身之外尋找開心,要多讓自己情緒高漲並不斷激勵自己。

很多人希望自己過富有意義的生活,但生活不能僅僅夢想於未來,越是認為自己有充分的時間去做想做的事情,越會讓絕妙的機會悄然流逝。因此,隻有重視今天,麵對現實,不斷地自我激勵,我們前進的力量才會無窮無盡,我們前進的步伐才會沉著堅定,成功才會離我們越來越近。

2.哈佛的幸福課

出人意料,哈佛大學最受歡迎的選修課是“幸福課”,聽課人數超過了王牌課《經濟學導論》。教這門課的是一位名不見經傳的年輕講師,名叫泰勒·本·沙哈爾。

“我曾不快樂了30年。”本·沙哈爾這樣說自己。

他也是哈佛的畢業生,從本科讀到博士。在哈佛,作為三名優秀生之一,他曾被派往劍橋進行交換學習。他還是個一流的運動員,在社團活動方麵也很活躍。但這些並沒有讓他感到持久的幸福。他坦言,自己的內心並不快樂。沙哈爾堅定地認為:幸福感是衡量人生的唯一標準,是所有目標的最終目標。

“人們衡量商業成就時,標準是錢。用錢去評估資產和債務、利潤和虧損,所有與錢無關的都不會被考慮進去,金錢是最高的財富。但是我認為,人生與商業一樣,也有盈利和虧損。具體地說,在看待自己的生命時,可以把負麵情緒當作支出,把正麵情緒當作收入。當正麵情緒多於負麵情緒時,我們在幸福這一‘至高財富’上就盈利了。長期的抑鬱,可以被看成是一種‘情感破產’。整個社會,也有可能麵臨這種問題,如果個體的問題不斷增長,焦慮和壓力的問題越來越多,社會就正在走向幸福的‘大蕭條’。”

一項有關“幸福”的研究表明,人的幸福感主要取決三個因素:“遺傳基因、與幸福有關的環境因素以及能夠幫助我們獲得幸福的行動。而積極心理學,可以幫助人們活得更快樂、更充實。幸福,是可以通過學習和練習獲得的。”

為了更好地記住“幸福課”的要點,沙哈爾還為學生簡化出10條小貼士:

1)遵從你內心的熱情。選擇對你有意義並且能讓你快樂的課,不要隻是為了輕鬆地拿一個A而選課,或選你朋友上的課,或是別人認為你應該上的課。

2)多和朋友們在一起。不要被日常工作纏身,親密的人際關係,是你幸福感的信號,最有可能為你帶來幸福。

3)學會失敗。成功沒有捷徑,曆史上有成就的人,總是敢於行動,也會經常失敗。不要讓對失敗的恐懼,絆住你嚐試新事物的腳步。

4)接受自己的不如意。失望、煩亂、悲傷是人性的一部分。接納這些,並把它們當成自然之事,允許自己偶爾的失落和傷感。然後問問自己,能做些什麼來讓自己感覺好過一點。

5)簡化生活。更多並不總代表更好,好事多了,也不一定有利。你選了太多的課嗎?參加了太多的活動嗎?應求精而不在多。

6)有規律地鍛煉。體育運動是你生活中最重要的事情之一。每周隻要3次,每次隻要30分鍾,就能大大改善你的身心健康。

7)保證充足的睡眠。雖然有時“熬通宵”是不可避免的,但每天7到9小時的睡眠是一筆非常棒的投資。這樣,在醒著的時候,你會更有效率、更有創造力,也會更開心。

8)慷慨。現在,你的錢包裏可能沒有太多錢,你也沒有太多時間。但這並不意味著你無法助人。“給予”和“接受”是一件事的兩個麵。當我們幫助別人時,我們也在幫助自己;當我們幫助自己時,也是在間接地幫助他人。

9)勇敢。勇氣並不是不恐懼,而是心懷恐懼,仍依然向前。

10)表達感激。生活中,不要把你的家人、朋友、健康、教育等這一切當成是理所當然的。它們都是你回味無窮的禮物。記錄他人的點滴恩惠,始終保持感恩之心。每天或至少每周一次,請你把它們記下來。

3.每日自省表

4.說話簡潔的技巧

下麵有一些指導原則,可以幫助你在說話,書寫信件、備忘錄和電子郵件時行文更流暢,意思更明確。

1)能用主動語態,盡量不用被動語態

當賓語在主語前出現時,理解說話者的本義就會比較困難,句子的主語難於辨認。

例:張經理提出的銷售方案已經被證實由公司通過了。

這是許多人寫文章時最容易犯的毛病,他們根本不考慮讀者在閱讀時是什麼感受。現在大多數人沒有時間和耐性去仔細閱讀,他們希望用迅速簡便的方式獲取信息,想馬上就知道所看的東西對他們有什麼影響。他們想通過跳躍式的閱讀方式搜索他們認為重要的信息,同時避免看過多對自己無用的信息。因此,你在寫文章的時候要時刻考慮你的讀者,這樣可以確保他們正確快速地理解你文章的用意所在。如果將上麵這句話改成主動語態,閱讀起來就容易讓人明白。

改:公司已經通過了張經理提出的銷售方案。

2)能用肯定句式,盡量不用否定句式

“不”、“不是的”、“沒有”以及其他帶有否定含義的詞彙會在讀者心中產生疑慮。

例:事情不劃分優先次序就不會對我們有利,而且會不幸招致失敗。

如果把這句話改為肯定句式就好多了。

改:將事情劃分優先次序會幫助我們取得勝利。

3)能用短句,盡量不用長句

一位語言學家說過:“如果你不能一口氣說完一句話,那麼這句話就太長了。”

例:這是一台結構緊密、功能完整、擁有許多可以管理你的商務活動和個人生活的現代化功能的個人管理器,它同時還具備方便攜帶的特點。

改:這台管理器結構緊密、功能完整,它能夠以多樣化的功能管理你的個人和商務活動,它同時還具備一個優點:方便攜帶。

4)論述要詳細具體

語意含混不清會造成詞不達意或句意不完整。

例:關於我安排給你的工程請盡快與我進行商談。

如果說得詳細一點,意思就會簡單明了。

改:請於明早9:00與我商談舍賓工程的預算一事。

5)巧妙使用字體字號

使用破折號、數字、項目符號、粗體字、下劃線、斜體字和標點符號組織你的文章。很多時候,人們沒有耐性通篇閱讀完整的商務文書。為你的讀者簡化文章有兩點好處:一是使讀者對內容的理解程度實現最大化;二是幫助你整理自己的思維。

例:為安全起見,我們應該建立一種任何人不得在任何情況下劃撥資金的機製,除非這個人是副董事長、經理或主管。

改:為安全起見,我們應該建立如下機製:任何人不得在任何情況下劃撥資金,除非這個人是:

①董事長;

②總經理;

③主管。

5.時間管理的十大關鍵

關鍵1:設立明確的目標

時間管理的目的,是讓你在最短時間內實現更多你想要實現的目標。你必須把今年的目標寫出來,找出一個核心目標,並依次排列重要性,然後依照你的目標設定一些詳細的計劃。你的關鍵就是依照計劃進行。

關鍵2:對目標進行切割

1)年度目標切割成季度目標,列出清單,每一季度要做哪一些事情;

2)季度目標切割成月目標,並在每月初重新再列一遍,碰到有突發事件而更改目標的情形便及時調整過來;

3)每一個星期天,把下周要完成的每件事列出來;

4)每天晚上把第二天要做的事情列出來。

關鍵3:20/80定律

用你80%的時間來做20%最重要的事情。因此,你一定要了解,對你來說,哪些事情是最重要的,是最有生產力的。談到時間管理,有所謂緊急的事情、重要的事情,然而到底應做哪些事情?當然第一個要做的一定是緊急又重要的事情,通常這些都是一些突發困擾,一些災難,一些迫不及待要解決的問題。當你天天處理這些事情時,表示你時間管理並不理想。成功者花最多時間在做最重要,可是不緊急的事情,這些都是所謂的高生產力的事情。然而,一般人都是做緊急但不重要的事。你必須學會如何把重要的事情變得很緊急,這時你就會立刻開始做高生產力的事情了。

關鍵4:預留“不被幹擾”時間

假如你能有一個小時完全不受任何人幹擾,自己關在自己的房間裏麵,思考一些事情,或是做一些你認為最重要的事情。這一個小時可以抵過你一天的工作效率,甚至有時候這一小時比你三天工作的效率還要好。

關鍵5:和你的價值觀相吻合

你一定要確立你個人的價值觀。假如價值觀不明確,你就很難知道什麼對你最重要,當你價值觀不明確,時間分配一定不好。時間管理的重點不在管理時間,而在於如何分配時間。你永遠沒有時間做每件事,但你永遠有時間做對你來說最重要的事。

關鍵6:每一分鍾都做最有效率的事情

你必須思考一下要做好一份工作,到底哪幾件事情是對你最有效率的,列下來,分配時間把它做好。

關鍵7:充分地授權

列出你目前生活中所有覺得可以授權的事情,把它們寫下來。然後,開始找人授權,找適當的人來授權,這樣效率會比較好。

關鍵8:同一類的事情最好一次把它做完

假如你在做紙上作業,那段時間都做紙上作業;假如你是在思考,用一段時間隻作思考;打電話的話,最好把電話累積到某一時間一次把它打完。當你重複做一件事情時,你會熟能生巧,效率一定會提高。

關鍵9:做好“時間日誌”

你花了多少時間在哪些事情,把它詳細地記錄下來。每天從刷牙開始,洗澡,早上穿衣花了多少時間,早上搭車的時間,早上出去拜訪客戶的時間,把每天花的時間一一記錄下來,做了哪些事,你會發現浪費了哪些時間。當你找到浪費時間的根源,你才有辦法改變。

關鍵10:向頂尖人士學習

千萬要仔細選擇你所接觸的對象,因為這會節省你很多時間。假設與一個成功者在一起,他花了40年時間才成功,你跟10個這樣的人在一起,你不就濃縮了400年的經驗麼?

6.時間管理原則

1)將事項按照重要性原則加以排序

新一周的工作可以在前一周周末排好先後順序,一天的工作可以在前一天晚上或者一天工作開始之前排好先後順序。按照重要性原則排好順序,你就清楚了應該先做什麼,後做什麼;應該如何合理分配時間,有所側重地開展工作。

2)每天早晨提前一段時間開始工作

你可以提前半小時來到辦公室,好好計劃一下即將開展的一天工作。工作有一個從容的開始,接下來的工作都會變得順暢、有條不紊。

3)在開始工作之前將需要用到的工具、資料全部準備好

你可以將這些工具和資料放在辦公桌上,確保需要用到它們的時候,你可以非常方便地取用它們,不再需要花費時間到處尋找而耽誤時間、延誤工作。

4)購買專業書籍、指導手冊等,盡可能地儲備知識

你需要在知識儲備上做必要的投資,不要將空閑時間全部用來玩樂,多花些時間用來學習,增強知識和技能的儲備,並合理地加以運用,工作效率會大大提升。

5)從最困難的事情做起

馬克·吐溫說:“每天早上起床後,你應該做的第一件事情就是生吃一隻青蛙,這樣你就會十分開心,因為你知道在接下來的一整天裏都不會發生更糟糕的事情了。”“生吃青蛙”是你最大、最困難、最棘手的工作,在做其他事情前開始動手並完成這類工作,你將會十分開心,因為你知道在餘下的一天裏大部分事情都將進展順利。

6)將構想、概念、憑據、資料等存放在檔案裏

“好記性不如爛筆頭”,在會議、討論和重要談話之後,立即記錄下來,放在特定的檔案裏保存,這樣,即使時過境遷,也不會喪失記憶,需要取用的時候,仍然十分方便。