第四版出版說明
改革開放之後，國家行政機關公文處理辦法前後經過多次修訂發布：1981年國務院辦公廳發布《國家行政機關公文處理暫行辦法》；1987年國務院辦公廳發布《國家行政機關公文處理辦法》；1993年國辦經過修訂後再次發布《國家行政機關公文處理辦法》；2000年8月24日，發布單位由國務院辦公廳上升為國務院，國務院以國發［2000］23號文件發布了《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱老《辦法》或原《辦法》）；在此過程中，1996年5月3日中共中央辦公廳還專門發布了《中國共產黨機關公文處理條例》。盡管一次次的修訂使公文的種類、含義以及處理辦法日臻完善，但由於很多人並未認真係統地研究前後的幾個辦法（條例）在文種規定、寫法等方麵的區別，以致於造成了很多混亂。尤其嚴重的是，一些公文、應用文寫作教材的編寫者、教學者都不清楚前後幾個辦法（條例）的區別，加之公文寫作在文種辨析和寫作中的複雜性，結果以訛傳訛，誤人子弟，造成了不良影響。為了避免此類現象的發生，本教材第二、第三版特別注意將2000年的公文處理辦法與1993年的公文處理辦法進行對比講解以正視聽。
2012年4月6日，中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》，同時宣布之前的《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》停止執行。這是新中國成立後首次統一黨政機關公文處理規範標準。為與時俱進，更好地為讀者服務，我們根據2012年發布的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱新《條例》）和國家質量監督檢驗檢疫總局、中國國家標準化管理委員會2012年6月29日發布的《黨政機關公文格式》對本教材進行再次修訂為第四版。現從寫作角度將新《條例》的特點及其與老《辦法》的區別說明如下：
第一，新《條例》將原《辦法》中的“行政機關公文”概念改為“黨政機關公文”，並從其功能角度進行定義：“黨政機關公文是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規範體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答複問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。”
第二，公文的種類更加豐富。老《辦法》中規定公文種類為13種，新《條例》規定公文種類為15種，增加了“決議”（適用於會議討論通過的重大決策事項）和“公報”（適用於公布重要決定或者重大事項），同時將“會議紀要”改為“紀要”。
第三，公文要素作了調整。老《辦法》第三章第九條規定“公文一般由份號、密級和保密期限、緊急程度、發文機關標誌、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等組成”，新《條例》增加了“份號”、“發文機關署名”、“頁碼”，刪除了“主題詞”。同時，對涉密文件、緊急公文、聯合行文、公文標題等有了明確的規定：涉密文件要標注份號，緊急公文標注“特急”“加急”，聯合發文可以單獨用主辦機關名稱，公文標題應標明發文機關，有特定發文機關標誌的普發性公文可以不加蓋公章等。
第四，行文規則上做了具體規定。新《條例》中規定向上級機關行文“原則上主送一個上級機關”；“黨委、政府的部門向上級主管部門請示、報告重大事項，應當經本級黨委、政府同意或者授權”；“請示”除繼續強調一文一事外，還強調要提出傾向性意見；明確不僅是“請示”，所有向上級機關的行文都隻主送一個上級機關；“除上級機關負責人直接交辦事項外，不得以本機關名義向上級機關負責人報送公文，不得以本機關負責人名義向上級機關報送公文”；向下級機關行文也有明確的規定，“黨委、政府的辦公廳（室）根據本級黨委、政府授權，可以向下級黨委、政府行文，其他部門和單位不得向下級黨委、政府發布指令性公文或者在公文中向下級黨委、政府提出指令性要求。需經政府審批的具體事項，經政府同意後可以由政府職能部門行文，文中須注明已經政府同意”、“黨委、政府的部門在各自職權範圍內可以向下級黨委、政府的相關部門行文”。