采購、訂貨與庫存管理
商品采購的管理是店鋪為了達成銷售計劃，從適當的供應商，在確保品質的情況下，在適當的時期，以適當的價格，購入必需數量的商品所采取的一切管理活動。它主要包括以下內容：
1．選擇適當的供應商
所謂“隻有錯買沒有錯賣”。采購最怕的就是選錯供應商。因此，采購管理的工作原則之一，就是如何慎重選擇合格的供應商，以建立平等互惠的買賣機會，維持長期合作的交易關係。
2．選擇適當的品質
店鋪根據所處地段的消費群體的消費水平確定采購商品的檔次與品質。
一般而言，品質以適合可用為原則，因為品質太好，不但購入成本會偏高，甚至造成使用上的浪費。反之，品質太差，將無法達到使用的目的，增加使用上的困難與損失，如購買製冷量不夠的空調機，購買損耗率太高的煤氣灶等。
3．選擇適當的時間
采購的時間不宜太早也不宜太晚。太早則造成堆積存貨，占用倉儲麵積；太晚了則導致商品脫銷，顧客流失，影響店鋪的形象。在“零庫存”的觀念下，適時采購、及時交貨是最理想的采購模式。
4．選擇適當的價格
價格應該以公平合理為原則，避免購入的成本太高或太低。如果采購價格過高，將使店鋪負擔額外的成本，喪失了商品的競爭能力。反過來，如果采購價格太低，所謂“一分價錢一分貨”，供應商將被迫偷工減料，造成“價廉、質次”，店鋪將無法順利銷售出去。另外，如果供應商無利可圖，其交易意願就會低落，店鋪可能減少了一個供應來源。
5．選擇適當的數量
采購的數量不宜太少或太多，應避免“過與不及”。因為采購量太大，一旦商品需求降低，將造成商品積壓，如果商品推陳出新，則過時的商品難以賣出去。反過來說，如果采購數量太少，則增加作業次數，提高采購成本，或不利供應商送貨，延誤店鋪商機。
店鋪采購管理的重點如下：
（1）定位管理
定位管理是使商品按照賣場配置及商品陳列表的規定“各就各位”，以創造最佳的業績。商品的位置好比商品的住址，如果能確實掌握及執行，對進、銷、存管理及分析將大有益處。否則，商品將“居無定所”，不但影響訂貨、進貨，更容易造成缺貨，使顧客不滿，進而導致銷售分析的失真，影響商品決策。所以采購人員對商品在賣場中的實際陳列位置，應隨時加以了解。
（2）數字管理
商品是用來創造業績和利潤的，因此店鋪內的商品必須是易賣又易賺錢的暢銷品。而衡量商品好壞的指標有下列幾項：
①銷售量。最容易判斷商品銷售好壞的指標是銷售量，通常在一定期間內（1個月或3個月）沒有銷售交易的商品即為滯銷，應優先考慮淘汰。
②回轉率。回轉率＝平均銷售額×平均存貨額，而平均存貨額＝（期初存貨額+期末存貨額）÷2。商品回換率的高低，可判斷其銷售的快慢，並作為淘汰與否的參考。店鋪的商品回轉率以每月或每季計算，正常的回轉率為每月12次。
③交叉比率。交叉比率＝回轉率×毛利率，通常以每月或每季為計算期間。以交叉率衡量商品好壞，隻是基於商品對店鋪整體貢獻的多寡，所以應同時考慮銷售快慢及毛利高低等因素，才具有客觀性。若交叉比率在30以下者，則列為優先淘汰的商品；反之，則應加強商品交叉比率高的商品采購，以擴大店鋪整體的利益。
（3）品質管理
在食品采購方麵，采購人員除應定期與不定期到分店或供應商處檢查商品品質外，更應教育賣場人員了解商品知識，共同做好商品管理工作，以達到商品評估辦法的規定。
（4）進貨管理
店鋪的商品一旦順利銷售出去以後，就有了訂貨與進貨的問題。一個店鋪是不是能夠經營成功，受進貨的影響極大。進貨太多，存貨就相對過多，由此凍結可以活用於他項商品的資金，而如果訂貨太少，就會造成缺貨，失去了銷售機會。
一般的進貨都是由老板自己視商品銷售情形，決定進貨量，但現在的進貨已愈來愈精密化與科學化了，一切都是基於事實的需要，不應再像過去單憑想象決定了。
大多數的店鋪都喜歡在星期三進貨多一點，其次是星期一，再其次是星期五，這樣才能有充分的準備以應付周末及周日的交易，並且使得店鋪儲藏不會有太多的存貨堆積。
①進貨
進貨一定事先有計劃地進行，商家經營店鋪一定有營業計劃（可以一月、一季、半年等為期）。
訂立營業計劃的第一步就是預估並計算各月的銷貨金額與計劃的存貨量，並考慮到折讓銷量部分。有了以上數據後，我們就可計算出營業計劃中的計劃進貨量了。方法如下：
（月底計劃存貨量金額+該月計劃銷貨額+計劃折讓銷量金額）—（月初計劃存貨量金額）=該月份計劃進貨量（以零售價計）
舉例而言：如果3月份的存貨量計劃為20萬元，而3月份預估銷貨額為10萬元，價格折讓銷量部分估計為1000元，且3月份月初存貨估計為18萬元，則3月份的計劃進貨量為12．1萬元。
即：（200000元+100000元+1000元）—（180000元）=121000元
②補貨與添貨
商品的存量隨著季節、優待期間、節假日等不斷的銷售，而隨時有變化，這個時候應了解已訂購或訂購中的商品數量為多少，還有多少數量等待增添，就是所謂補貨。正確的補貨數量如何計算呢？
月別商品需要量-現存可售商品數量=應補貨數量
（月底計劃存貨量+該月份計劃銷售量+折讓銷量）月別商品需要量-
月初存貨量+已訂購數量現存可售商品數量=應補貨數量
舉例而言：
如果您的商店3月份月底的存貨量計劃為20萬元，而3月份預估銷貨額為10萬元，價格折讓銷量部分估計為1000元，且3月份存貨估計為18萬元，且已訂購商品數量金額為10萬元，則應補貨數量金額為2．1萬元。
即：（200000元+100000元+1000元）—（180000元+100000元）=21000元
③進貨的來源
目前，一般平價購物商店的進貨來源大致有三：
直接向廠商接洽進貨；
向分類產品批發商進貨；
廠商來店拜訪尋求寄售。
另外，有些店鋪如牛奶、飲料、麵包等，通常是供應商之外人員負責把陳列在售貨架上的貨口補滿，這個時候，應對這些零批運貨商加以管製。而管製的重點主要在於商品的需要量，這時商品的淘汰、貨架空間分配與列賬等，都要仔細核對。
至於寄售的商品，也都要列冊記錄其送貨時間、送貨數量、進貨單價、零售價、結賬日期、付款條件等，以便於管理。
隨著店鋪的發展，產品會越來越多，同時每一項產品又都有許多變數，這樣一來，勢必造成存貨。對於店鋪來說，良好的庫存管理非常重要，它可以反映店鋪內的現金流量或利潤狀況，從而可以發現店鋪在經營方麵潛在的問題。
與“80％的利潤來自20％的產品”一樣，庫存管理也無可避免地依循著80／20法則：一般情況下，庫存產品的80％，隻占店鋪產品利潤的20％。而這些庫存的80％不僅占用了店鋪大量的資金，而且可能就是根本無法贏利的產品，隻能夠積壓在倉庫中，等待慢慢“消化”。