所有會議主持人和召集單位與會人員都應分別做好有關準備工作(包括擬好會議議程、提案、彙報總結提綱，發言要點、工作計劃草案、決議決定草案、落實會場、備好坐位、茶具茶水、獎品、紀念品，通知與會人等)。
印、信管理製度
企業印、信管理製度
全廠的公章、介紹信製發、公章檔案的建立分別由××、××負責。
廠黨委和黨辦公章介紹信由××負責管理，廠行政和廠辦公章、廠長名章、介紹信由××負責管理，印信管理人員應對印、信使用的正確性負責。
凡以廠黨委或廠行政名義上報的各類文件、資料需要蓋章，必須由廠長、黨委書記或廠領導在發放單上簽字或當麵指示，機要秘書方能同意使用公章，並應留下底稿和兩份印好的以備存檔和借閱。
發給各部門的印章及業務專用章，由各單位負責人和專職業務管理，應分別對所管印章使用的嚴肅性、正確性負責。
公章的銷毀，必須經××××批準，有兩人以上監銷並做好登記。
各部門出差人員需開具介紹信，必須按出差管理的有關規定分別由部門負責人或主管領導簽字，印信管理人員在蓋章前，必須認真審核用信用章手續是否完備。若手續不全，用印、用信領導批準不符或與政策相違背，印信管理人員有權拒絕辦理。
嚴禁開具空白介紹信，用便函開出的證明必須一式兩份經備存查。
印信應嚴加保管，如有失職、差錯、丟失或違章亂用，一經發現，需追查有關人員的責任並按章懲處。
報刊、郵件、函電收發製度
企業報刊、郵件、函電收發製度
全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由廠收發室負責收發。
外發函、電要求：
1各部門因公需外發函、電，經辦人員應於每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，分別填寫掛號、平信、電報外發登記表。
2每天下午××點以前，廠收發室應將當月外發函、電清點、累計送交郵局寄發。
外來郵件管理：
1外來郵件一律經廠收發室簽收分發。
2凡掛號、紙包、包裹單、彙款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當麵簽收。
3一般公啟函、電和廠內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。
4私人不明平信一律放到信架(信袋)內，由個人自取。
5不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，並向郵局反映，查明原因。
6凡掛號信、彙款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出後，應隨即到收發室領取郵單，並及時去郵局取款取件，超期罰款，收發室概不負責。
報刊訂購與收發：
1報刊訂購
(1)訂購時間:上半年
下半年
(2)訂購手續:不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員核對算價，確認無誤後，當麵繳款開票，公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款托收手續，歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。
2報刊收發
(1)收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記並要求補缺退餘。
(2)收發員收到郵局送來的報刊後應及時分發，不得耽擱延誤，收發員清點分發報刊時間為××小時，任何人不得進入收發室。
(3)每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。
(4)各單位應固定專人按時領取報刊和公啟函電、領取時，要對照分發清單點檢實簽名，發現差錯，應當麵向收發員提出增補退換要求，並進行差錯登記，當麵未提出，則視為分發無差錯。
收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應采取換休形式。
收發室內外應經常保持整齊清潔。
收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考核、並承擔責任。打字、油印工作製度
企業打字、油印工作製度
凡以廠部或黨委名義上報下發的文件、報表工作計劃、總結、請示、報告、簡報、紀要通知、通報、通告、信函、規章製度、宣傳教育材料、任免決定、表彰或處理決定，以及廠領導批準翻印的文件、材料均屬打印範圍。
由歸口部門負責擬訂、編寫的帶有全局性指導意義的全廠性的月(季)生產、工作計劃和一個時期全廠性的工作安排以及重要專題會議的紀要等，也應安排打印。