劉經理在會議一開始就這麼說：“為什麼這個月沒有訂單？銷售額總是上不去的原因究竟是什麼？”聽他這麼說，部下們一個無精打采。小李回答說：“三田化工廠項目他們董事會已批了，估計下個月能簽合同了吧？”他僅僅是“估計”，顯然，能不能簽還是另外一回事。小李之所以這麼“估計”，既給了上司一個交待，又給自己留了後路。小李“估計”之後，其他人也做了類似的彙報。也就是說，下一階段銷售部的業績能不能上去，誰也不知道，劉經理的目的能不能實現得打個問號。
王經理在開業務會議時一開始是這麼說的：“我知道我們麵臨激烈的競爭，大家也努力了，但我們還是要把業績提上去。你們有什麼困難和什麼樣的想法？”小唐說：“我負責的那個項目，他們的董事會已經批了，但我們的老對手又報了新的價格。所以，我希望我們也能重新報價。”王經理說：“好的，會後我們好好商量一下，一定要拿下這個項目！”由於王經理以積極的態度對待的問題，其他的人也紛紛提出自己的建議，最後王經理覺得實現了自己開會的預期目標。
劉經理和王經理在業務會上都號召部下“提升業績”，動機是相同的，但效果大不相同。他倆的區別在哪裏？區別就在於他們使用了不同的“語言”。
劉經理一開始就問“為什麼這個月沒有訂單？”，使用的是“負麵否定的言語”，這讓部下們感覺受到了批評，因此，他們找出一些連他們自己都沒把握的“項目”來應付劉經理，以防止劉經理再次罵自己。而王經理使用的是“正麵肯定的語言”，這讓部下們受到了鼓勵：“你們有什麼困難和什麼樣的想法？”所以，他們不僅說出了自己的困難，也提出了積極的建議。
由此可見，在溝通過程中，麵對同樣的問題，如果使用“正麵肯定的語言”進行交流，那效果遠比使用“負麵否定的言語”好，因為對方產生的心理感受大不相同，而不同的心理感受會做出不同的反應。
4.早上從愉快的對話開始
早上，你一進辦公室，就發現小程麵色蒼白，氣色不好，於是馬上對他說：“小程，你臉色不好，要注意身體呀！”
小程摸著自己的臉說：“是嗎？我自己也感到最近很累，可能是加班太多，熬夜造成的……”
一大早你倆就進行了一次這樣的談話。於是，它對你倆今天一天的情緒定了一個基調：灰暗。對於小程來說，他覺得自己好像真的生病了，而你的哥兒們生病了，你自己的心情也會受到影響。
早上的第一次對話能決定我們一天的心情，這在情商中屬於“利用感情”的範疇。因此，早上與周圍的人對話，特別是剛見麵時的對話，應多談些愉快的話題，不說那些能產生負麵情緒的話題。
比如，你看到同事小程由於疲勞過度而氣色不好，你可以這麼說：“哥兒們，今晚一起去吃‘小肥羊’怎麼樣？身體是我們的本錢，得補充點能量！”或者“今晚我們一起去痛痛快快喝幾杯，放鬆放鬆，如何？”即使對方說“沒空”，但他聽到“補充能量”和“放鬆放鬆”這樣的詞彙，心情也會變得快樂起來。早晨通過這樣的對話，就能為雙方當天的工作增添更多的能量。
5.注意“意見”和“錯誤”的區別
意見和錯誤是兩個不同的概念，但在溝通過程中我們往往容易將它們混為一體，即隻要對方不同意自己的觀點就是“錯誤的”，是“錯誤的”不僅不能接受，還要加以糾正。於是，最後雙方互不相讓，不歡而散。
如果在與對方溝通的過程中出現了“意見”——非常正常——既可以接受對方的意見，也接受對方的感情。對於產生分歧的地方，可以相互理解，也可以通過進一步的交流和改善：一定要用發展的眼光來看得它，當然，也可以保留雙方的觀點，將來在適當的時候再進行建設性的討論。
如果你認為對方是“錯誤”的，那就要拒絕。在拒絕對方的時候，可能你會在感情上也排斥對方。對方被拒絕之後，難免會產生不快甚至憤怒的情緒，於是雙方開始相互責備，最後雙方的關係破裂。所以，對這一點一定要注意，掌握溝通的分寸，在拒絕時不要傷對方的麵子。
在溝通時一定要慎重。在很多情況下，你可能還不能分辨對方的是“意見”還是“錯誤”。在你沒有想清楚的情況下，那你還是多聽取對方的想法比較好。這樣可以溝通兩個人的情感，減少彼此心靈之間的距離。