比如在上報報告、提案等文件時，可以按照“一頁紙原則”形成摘要，列出目錄並標明重點。“一頁紙原則”是指：下屬向上級上報文件時，如果所報文件內容超過兩頁紙，應在文件前附上不超過一頁紙的簡潔摘要，最好做到令上級無須翻閱整個報告正文便可了解全部要點。曆史上，許多名人也有此習慣，如在1941年，英國首相溫斯頓·邱吉爾，要求其海軍司令用一頁紙寫下如何調整英國皇家海軍以適應現代戰爭的要求。著名的石油大王洛克菲勒，也習慣於要求下屬將報告形成摘要再上報。事實上，濃縮摘要是很重要的能力，它往往反映出在複雜抽象問題上綜合把握關鍵點的能力以及思路的清晰度。
上報上級的報告內容應注意完整周詳。下屬應注意使文件、報告結構清晰、重點明確，論點應有客觀數據、事實支持，應避免過多的主觀判斷，對於方案的利弊進行分析並對於未來方案執行的各種可能性進行切實、前瞻、係統的預測和建議，使上級易於決策處理。
在召開彙報會議時，下屬應對提案準備充分，提出係統、具體的解決方案，最好能製作簡潔的幻燈片以提高會議效率（演示文件應符合以下要求：文字精煉、表述明確；涉及到收入、利潤、成本開支等數字性內容的應盡可能配以柱形圖、折線圖等加以反映、分析；涉及到現場情況介紹、外出拍照等內容的應配以照片）。如果無法做到以上要求，如果時間許可，最好將彙報會議延遲，直至準備充分為止。
在與領導交談時，一定要簡單明了。對於領導最關心的問題要重點突出、言簡意賅。如對於設立新廠的方案，領導最關心的還是投資的回收問題。他希望了解投資的數額，投資回收期，項目的盈利點，盈利的持續性等等問題。因此你在說服領導時，就要重點突出，簡明扼要地回答領導最關心的問題，而不要東拉西扯，分散領導的注意力。
“一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰”，在這個寸陰寸金的時代，時間就是金錢，提升工作效率就是在相同的時間內為企業創造更多的價值。提升工作效率能夠降低企業成本，提升企業競爭力，為企業帶來經濟效益。提升工作效率也就是要告訴你的老板，你願意努力讓他所花費的錢物有所值，甚至物超所值。
2.電話技巧，勿以事小而不為
現代社會，各種高科技的手段拉近了人與人之間的距離，即使遠隔天涯，也可以通過現代通訊技術近若比鄰。事實上，我們在日常的溝通活動中，借用的最多的工具就是電話。一個辦公室職員接撥電話的溝通技巧是否高明，常常會影響到他是否能順利達成本次溝通的目標，甚至也會直接影響到企業、公司的對外形象。同時，如果你是領導的秘書，又處理不好領導的各類電話事宜，你就必定不是一個能讓領導放心的好下屬。因此，學習和掌握基本的電話溝通技巧和辦公室電話禮儀是很有必要的。
（1）接聽、撥打電話的基本技巧。
電話交談隻聞其聲，不見其人，所有信息隻能通過聲音進行傳播。所以，為了提高通話效果、正確表達思想，接聽或撥打電話時，請注意以下六個基本技巧：
◇電話機旁應備記事本和鉛筆。
通常，人們對日常瑣事遺忘得比較快，即使是用心去記住的事，在經過9個小時之後，遺忘率也會高達70%，所以不可太相信自己的記憶，生活中的重要事項可采取做記錄的方式予以彌補。若能在電話機旁放置一個記錄本和一支筆，當他人打來電話時，就可立刻記錄主要事項，以免遺忘。如不預先備妥紙筆，到時候措手不及、東抓西找，不僅耽誤時間，而且會搞得自己狼狽不堪。
◇先整理電話內容，後撥電話。
給別人打電話時，如果想到什麼就講什麼，往往會丟三落四，忘卻了主要事項還毫無覺察，等對方掛斷了電話才恍然大悟。因此，應事先把想講的事逐條逐項地整理記錄下來，然後再撥電話，邊講邊看記錄，隨時檢查是否有遺漏。另外，還要盡可能在3分鍾之內結束。實際上，3分鍾可講1000個字，相當於兩頁半稿紙上的內容，按理是完全能行的。如果一次電話用了5分鍾甚至10分鍾，那麼一定是措辭不當，未抓住綱領、突出重點。
◇要保持友好的態度。
有人認為，電波隻是傳播聲音，打電話時完全可以不注意姿勢、表情，這種看法真是大錯特錯。雙方的誠實懇切，都飽含於說話聲中。若聲調不準就不易聽清楚，甚至還會聽錯。因此，講話時必須抬頭挺胸，伸直脊背。“言為心聲”，態度的好壞，都會表現在語言之中。如果道歉時不低下頭，歉意便不能伴隨言語傳達給對方。同理，表情亦包含在聲音中。打電話表情麻木時，其聲音也冷冰冰。因此，打電話也應微笑著講話。