排版格式就是一係列排版命令的集合，它保存為某個名字的排版格式文件。如果沒新建或打開文件之前，建立排版格式文件，則此排版格式文件可用於任何新建的文件。如果新建或打開文件之後，再建立排版格式文件，則此排版格式文件隻能用於此文件。定義和使用排版格式的優點為：
①可以對字符、字符串或文字塊同時使用多個排版命令，以節省時間。
②可以對不同的字符串或文字塊反複使用同一排版格式，以使它們的格式一致。
定義排版格式
可按下列操作定義一個排版格式文件：
①選中“格式”菜單下的“定義排版格式”命令，將打開一個“定義排版格式”對話框。
②在此對話框中，按“新建”按鈕，又打開一個“排版格式”對話框。
③先在“排版格式名”編輯中，輸入新定義的排版格式的名稱。如果需要快捷鍵，可在“設置快捷鍵”下拉菜單中為此排版格式的使用設置一個快捷鍵。
④再根據需要，在下麵的複選框中選中某些複選框，並按相應的按鈕，在打開的對話框中，選擇字符串或文字塊需要的屬性後，單擊“確定”按鈕。
⑤當設置好排版格式後，單擊“確定”按鈕或回車鍵，即完成排版格式的定義。若在定義排版格式之前已經選中文字塊或一串文字，係統就按照定義好的排版格式格式化選中的文字塊或字符串。
使用排版格式
使用排版格式就是利用已定義好的排版格式來改變文字塊或字符串的排版格式。“排版格式”窗口操作方法為：
①選中要按此排版格式排版的文字塊或字符串。
②選擇“窗口”菜單下的“排版格式窗口”命令，將打開“排版格式”窗口。在此窗口中用鼠標左鍵雙擊所要的排版格式即可。
修改排版格式
若對已定義好的排版格式設置不滿意，還可以對其修改，其修改方法有兩種：
（1）通過“定義排版格式”命令修改
①選擇“格式”菜單下的“定義排版格式”命令，在打開的對話框中的“排版格式”列“排版格式”窗口表框中，選中要修改的排版格式名稱。
②點擊“修改”按鈕，在打開的“排版格式”對話框，根據需要，修改一些文字塊或字符串的屬性，當排版格式合適後，單擊“確定”按鈕。
(2)通過“排版格式”窗口修改
①選中“窗口”菜單下的“排版格式”窗口命令，將打開如圖所示的窗口。
②在“排版格式”窗口中，選中要修改的排版格式名稱，並按鼠標右鍵，在彈出的菜單中選擇“編輯”命令，就會打開示“排版格式”對話框，根據需要進行修改，修改完成後，單擊“確定”按鈕即可。
刪除排版格式
若建立了太多的排版格式，在“排版格式”窗口中，排版格式的目錄變得太長，就應刪除不再使用的排版格式，刪除已建立的排版格式的有兩種方法：
(1)通過“定義排版格式”命令刪除
①選取“格式”菜單下的“定義排版格式”命令，在打開的對話框中的“排版格式”列表框中，選中要刪除的排版格式名稱。