(三)書麵溝通方式簡單方便
在溝通中，不同的溝通方式需要相關的條件才能完成。例如，會議需要一定的空間、時間安排會議參與者；演講需要良好的演講環境，音響設備等；即使是會見也需雙方安排時間。寫作無需以上要求，因此說，這種溝通方式是簡單方便的，作者一人就能完成。
(四)書麵溝通的文字易於保存
書麵溝通是以文字記錄進行的，書麵文字可以較好地記錄溝通時的情況，記錄資料也能夠妥善保存，而且失真相對較小。正因為如此，書麵溝通的文字才能發展為重要的檔案資料，甚至具有法律效力。相比之下，其他溝通方式如直接交談，就很難記錄留下溝通的真實情況，即使是現場錄像也隻是一些局部信息。
四、書麵溝通的原則
書麵溝通中對於書麵文字的寫作要注意正確、完整、清晰、簡潔四個基本原則。國外教材將這四個原則稱為4C。這主要源於其英文單詞的四個開頭字母，即正確(correct)、完整(complete)、清晰(clear)、簡潔(concise)。
(一)正確
正確是書麵溝通的首要原則，要求寫出的文字材料必須真實可靠，觀點應正確無誤，語言要客觀。特別是在護理工作中，對患者的主訴和行為應客觀、真實地描述，以保證正確地傳達信息，實現有效溝通。
為保證文字語言表達的正確性，應注意以下方麵：
1.文字表達
要語意清楚，概念明確，判斷推理合乎邏輯。如對患者病情的觀察記錄，文字使用應準確，不含糊。使用公知公用的簡縮語。
2.文字書寫
注意采用符合標準的書寫方式，用字規範化，不能隨意造字，簡化字；數字的使用也要規範；並注意標點符號的正確使用。
3.表達方式
注意符合文章體裁的需要進行寫作。如是議論文應提出論點，論據；記敘文要客觀地描述事實真相。
不能正確地使用文字語言，寫出的觀點邏輯混亂，或用詞不恰當，都將使溝通失敗或者變得困難。
(二)完整
完整的原則是由書麵溝通的特點產生出來的。書麵溝通的一大優勢就是可以有充分的時間思考問題，從而完整地表達想要表達的思想、觀點，完整地陳述事實。在進行文字寫作時，應遵循完整原則對所寫的材料反複檢查思考，避免遺漏。
(三)清晰
清晰原則應建立在正確表達的基礎上。書麵溝通的文字表達應該力求清晰，清晰的文章是讀者正確領會作者觀點、思想、含義的前提。要做到清晰，除在表達上選用符合文章的體裁寫作外，還應注意文章的整體結構安排，做到條理清楚。保證清晰還應注意文章的字跡清楚，字體端正，表格整潔。
(四)簡潔
簡潔原則要求書寫文字要精煉，文章要言簡意賅，重點突出。如是書寫護理記錄應盡量使用醫學術語和公知的縮寫，將瑣碎的，沒有實際意義的文字刪減掉。簡潔原則的使用要注意與完整原則相區分。強調簡潔似乎與完整原則有衝突，實際上需注意的是既把握好完整的意義，將想要表達溝通的思想、觀點完整地表達出來，又避免繁雜、瑣碎的事實羅列。
以上四項原則是書麵溝通的最基本原則，除此之外，還有其他一些原則需要應用。例如，創新原則是科學研究的生命，創新能提出新問題，解決新問題，推動科學文化的發展，這在進行學術交流、書寫學術論文時應特別注意。
五、書麵溝通的寫作過程
書麵溝通是一個有序的寫作過程，可分為準備、成稿、修改三個階段。在寫作過程中，通過不斷的反饋和重複準備-成稿-修改程序，使書麵溝通的文字語言完成，並且完善，最終達到有效的溝通。例如，當你確定了主題後，可能發現需收集更多關於某一問題的材料；當完成初稿時可能發現需要重新組織某些觀點，這樣，經過不斷修訂的文章就能更好地表達作者的意圖。
(一)準備階段
準備階段是書麵溝通寫作過程中的重要環節，它會占整個寫作過程50％的時間。準備階段的工作做得越充分，後麵的成稿、修改工作才越順利。
書麵溝通的寫作常常以應用文寫作較多見，如寫一些報告、信件、公函、電子郵件等。應用文寫作有相應的寫作目的，這要求作者首先明確“為什麼要寫?”，再根據寫作目的進行準備，即在確定文章的主題後，按主題收集相關的材料和信息，然後思考醞釀具體文章各部分的組織安排和布局方式，擬將材料合理、有序地組合到文章中，構成一個有機的整體。這樣一個寫作計劃就初步形成，完成了寫作的準備工作。
(二)成稿階段
這個階段是將準備工作收集到的相關材料和信息轉化成具體文字表達出來，形成一個初稿。這是書麵溝通寫作過程中的核心環節。