時間管理的“四象限法則”
麵對相同的時間，不同的人有不同的感受。有的人虛度光陰，覺得時間無限漫長；有的人忙碌不堪，覺得時間眨眼即逝。有的人感歎度日如年，有的人驚呼白駒過隙。在更多時候，時間就像一個審判者，看似靜靜流淌，實則公平而無情，它把成功回饋給珍惜它的人，把失敗和懊悔留給漠視它的人。
對於一個企業，管理的提升歸根到底就是提高工作效率，而效率的提高就是科學地利用時間，努力跑在時間的前頭。當然，任何人都無法讓時間停止，更不能讓時間倒流，但作為管理者，我們可以有效地管理時間，控製時間流逝速度，達到用最少的時間幹最多的活。
和國外的許多企業管理者相比，國內許多企業的經理人實在太累。每個人都覺得自己時間不夠用，有做不完的事，甚至天天加班到很晚，但企業整體的效率仍不盡如人意。有一項調查顯示，卓越的管理者比糟糕的管理者的效率，至少高出10倍以上。出現如此巨大的差別，就是沒有對時間有效管理。
從表麵上看，時間不足以成為企業的成本，可實際上，企業在經營中投入的最大的資源，就是企業各個層麵的管理者與各個崗位的員工的時間。對於管理者來說，要把對時間的管理與對人、對物或對財產的管理，放在同等重要的位置。
現在很多人動不動就講與國際接軌，要和跨國大公司進行競爭，可僅在時間的利用上，就差了別人一大截。由於國內整個時間管理的水平偏低，所以我們實際上是在用50%的時間和外企100%的時間競爭，我們走兩年的路，人家已走過了四年，怎麼可能比得上人家？所以現在國內許多管理者立下的遠大目標，到最後都隻成為幻想。因此，我們一定要重視對團隊時間的管理。
哈佛商學院管理學教授羅伯特·卡普蘭（Robert S.Kaplan）曾提到過他親身經曆的一件事情。某個中小企業的管理者感覺自己很累，被工作壓得喘不過氣，公司在麵對業界競爭對手時，他越來越力不從心，於是他到哈佛大學報了一個為期一周的培訓班。上完一天課後，他來到卡普蘭教授的辦公室，希望教授能幫他找出解決問題的方法。
這位管理者先對遇到的情況進行了一番述說，然後又自我分析出企業衰退的幾種可能性。在經過各種比對後，他終於道出自己真正擔心的事情：他怕自己不能勝任所從事的工作。
“你認為卓越的管理者是天生的還是後天努力的結果？”他這樣問卡普蘭教授，“如果是後天努力的結果，那我有沒有可能成為一個卓越的管理者呢？”
卡普蘭讓他描述一下平時自己對時間的管理情況，這位管理者於是滔滔不絕，說自己初次上任時就擔任著繁重的工作，現在仍兼職公司的銷售經理，同時還承擔管理助理和行政管理的職責，每天都忙碌不堪，現在他管理的人數已達到300人。
他做這些事情的時候雖然得心應手，但也深覺自己時間不足，無法把更多精力放到公司的宏觀戰略和外部環境分析上。同行的兩個主要競爭對手已合並，有人在提醒他關注這個情況，但他仍沒有空閑時間。
聽到這一情況，卡普蘭教授讓這位管理者做一項練習：把每周的工作時間及需要做的工作列在紙上，然後將每一項工作進行時間分配，如將重要的隻有他才能完成的工作放在第一項，將同樣重要但可以由別人來完成的工作放在第二項；而無關緊要的工作放在第三項。
這位管理者按卡普蘭教授的方法製作圖表，將各種工作進行歸類。通過這種白紙黑字的分析過程，這位管理者立馬將第三項的工作委派給他人，並仔細核對前兩項工作，是否必須由他本人來完成。
半年後他致電卡普蘭教授，說這種時間管理的方式於工作非常有益。他現已全身心投入企業的戰略方向的評估，用更多時間來關注企業外部環境的變化，他的企業也獲得了長足發展。
從以上案例我們可以看出，科學的時間管理對於一個組織的發展是何等重要。我們的傳統觀念認為，應以事情的緊急程度來處理問題，管理者於是天天處理“急事”，到處“救火”，忙得焦頭爛額，卻看不到一件有價值的事情。
因此，美國著名管理學大師斯蒂芬·科維提出了一個時間管理的“四象限法則”，就是把工作任務按重要程度和緊急程度進行劃分，有四個“象限”：既緊急又重要、重要但不緊急、緊急但不重要、既不緊急也不重要。
我們將這四類事情按處理順序，可排列為：先處理緊急又重要的事情，然後是重要但不緊急的事情，接著是緊急但不重要的事情，最後才是既不緊急也不重要的事。這個“四象限法則”重點在於排在第二與第三的順序劃分，管理者必須小心謹慎地區分；再就是第一和第三類事務，兩者都是緊急的，但排在第一的能帶來更多價值，而排在第三的卻不能，管理者在區分時也要意識到這點。
一、既緊急又重要的事
這類事情如人事危機、財務危機、公司品牌危機等，它很考驗一個管理者的判斷力、視野和胸懷。有一點我們必須引起重視，很多重要的事情往往因一拖再拖而變得迫在眉睫。而這一象限的工作本就是由於缺乏有效的規劃，使得本處於第二象限“重要但不緊急”的事情因為一再拖延轉變成第一象限，這也是許多管理者麵臨的現狀，因為“忙”而疏於處理。
二、重要但不緊急的事
這類事情如建立人際關係、新的機會、員工的培訓，以及長遠的目標、問題的反饋與防範等，在不同的行業有不同的情況，如在搜索營銷行業，這一象限的事情還包括網絡流量分析、用戶分析、內容的更新、競爭對手的分析等。
如果將這一領域的事情無限拖延，會使得第一象限的事情無限累積，企業麵對的壓力也將會更大，管理者也將在危機麵前四處碰壁。如果能投入更多的時間在這一領域，將減輕第一象限的壓力，很多迫在眉睫的事情也無從發生，這也是體現管理者未雨綢繆的能力。建議管理者能將80%的精力放到這一象限，使管理者不再瞎忙。
三、緊急但不重要的事
這類事情如響在耳邊的電話鈴聲、部門會議、接待訪客等，這一領域的事情看上去很緊急，但易讓人錯覺為很重要，乍一看以為屬於“第一象限”範圍的事情，實際上即使真的很重要，也隻是對於他者而言。
一旦產生此類事情是第一象限的錯覺，我們便會在這些事情裏暈頭轉向地打轉，忙來忙去，隻是為了滿足別人的標準或理想，自己規劃好的事情卻拖延了下去。
四、不緊急也不重要的事
這類事情如客套的閑談、回複郵件、在網上寫文章、玩遊戲等毫無意義可言，換句話說就是浪費生命，所以根本不值得為此類事情花費太多時間。大多時候，我們其實是在第一和第三象限疲於奔波，便不得不在第四象限休養一番後再重新振作。
當然，也不是說第四象限的全都是無聊的休閑活動，也還有些有價值的業餘活動，如閱讀、學習其他行業知識等。
現在你再來回想下自己的工作與生活，在哪個象限內時間花得比較多？是否錯以為急迫的事就是重要的事？有些人天天忙，卻忙得不得要領。隻有認真領會這四象限的工作法則，才能真正實現高效工作。
如何幫助員工克服“拖延症”
現如今，“拖延症”這個詞已經不再冷僻，它是國際心理學在最近一二十年時間裏最熱衷於研究的課題之一。該詞的英文拚寫是“procrastination”，源於拉丁文，字麵意思是“推遲到明天做”。而藏在這個詞語後麵的實際上是涉及對失敗的恐懼、對完美主義的追求、優柔寡斷、對工作和自我的觀念等一係列心理問題的龐大課題。
《中國青年報》社會調查中心曾做過這樣一項有趣的調查，它通過網易新聞中心和民意中國網召集了2250人，展開對“拖延症”這一話題的調查。而結果顯示，有72.8%的被調查者坦白自己在工作上確實有“拖延症”，並且認為在自己身邊大多數人也都患有拖延症。在這個數據中，有14%的人認為自己的拖延症已經十分嚴重，有41.5%的人覺得自己的症狀“比較明顯”，但是還不太嚴重。
而這些數據已經足夠說明，拖延症已然成為職場中嚴重影響團隊工作效率的一個重要問題，它不但影響著我們的工作和生活，也影響了我們突破自我、實現更高目標的腳步。因此，對於很多職場人士而言，拖延症所帶來的困擾和危害已經不容忽視。
我們在現實工作中也不難看到這樣的現象。管理者將一個任務布置給員工時，就確定了一個完成任務的最晚時限。然而，一開始，很多員工都不將任務放在心上，總是將工作一拖再拖。等到時限將近，大家才發現工作隻完成了一點點，於是就隻能焦急地加班加點，甚至通宵達旦。而這樣導致的結果是，工作質量肯定不盡如人意，甚至連是否能夠如期完成任務都成了問題。
由此可見，拖延症實在是職場中的一個隱形殺手，如果不加以遏製，不但會影響員工的工作情緒、工作質量，還會破壞管理者好不容易經營起來的團結精神和人際關係。
正因為職場“拖延症”已經成為了一個困擾很多管理者和員工的頭痛問題，而作為一個管理者，幫助員工克服“拖延症”的毛病，提升整個團隊的工作效率，已經成為了管理工作中的一項重要任務。管理者應該在讓員工充分認識到拖延症危害性的前提下，通過以下方法，幫助員工克服拖延症。
一、先完成棘手的工作
有一次，有一位財務分析師來到我的辦公室，希望尋求我的幫助，原因是她最近幾個月都一直為自己總是在工作上拖延的習慣感到非常糾結。她30歲左右，也算事業有成，有一個比較美滿的婚姻。而我試圖通過交談來發現問題，幫她改掉這個惡習。一開始，我跟她聊起她的老板，以及她對老板的看法；我們還聊了她父母的情況，以及她的生活環境；她也跟我談起自己丈夫的工作，以及兩個人的感情。可是，一段時間溝通下來，我發現這些話題都沒有觸及到問題的症結。
後來，我們不知不覺進入了一個話題，才讓我終於認識到問題所在。
我問她：“你喜歡吃蛋糕嗎？”
她笑說：“喜歡啊。”
我接著問：“你是喜歡吃蛋糕，還是其實喜歡蛋糕上的奶油呢？”
她有些興奮，仿佛想起了奶油的味道，大聲道：“當然是蛋糕上的奶油了。”
我貌似隨意道：“哦，那你通常是怎麼吃蛋糕的？”
她笑道：“當然是先把喜歡的奶油吃完，然後再吃其他的部分。”
從這段談話裏，我開始認識到問題所在，隨後我又重新跟她聊起工作上的細節，以確定自己的判斷。如同我預料的那樣，每天來到公司，她都會先將自己喜歡做的工作或者難度小、容易完成的工作做完，然而用了一兩個小時時間完成這些工作之後，接下來她就會潛意識地找各種借口去避開那些棘手的難以完成的工作。這樣一來，一天下來，其實很多重要的或者任務量重的工作根本就沒有多少進展，自然就會表現出“拖延症”了。
最後，我對她建議道：“我覺得你應該轉換思路，將每一天的工作從棘手的開始下手，將一天中最有精力、注意力也最容易集中的高效率時間用在這上麵，然後等剩下一兩個小時的工作時間時再去處理那些容易的或者自己喜歡的很快就可以做完的工作。”
她認同了我的方法，並且照此實施了一點時間，後來她告訴我，自己已經克服了拖延工作的毛病。
其實她的問題也反映了很多人潛意識的一種通病，就是“貪圖一時的安逸”，不喜歡“先苦後甜”。正因為貪圖一時安逸的心理，才讓很多人錯過了經過辛苦努力之後才能獲得的成就感和滿足感，也正是這個原因，很多人潛意識裏會逃避那些棘手的繁重的工作，慢慢地就養成了“拖延症”。