（一）會議預案的製作
會議預案是根據會議的性質、任務和規模，事先製定的一個籌備方案，它是會議籌備工作的依據，保證會議籌備工作有序進行。
會議預案通常包括以下內容：（1）會議名稱。（2）會議內容或會議議題。（3）會議時間、地點。（4）與會人員範圍、人數。（5）會議議程安排。（6）會議的組織領導機構、籌備工作責任單位、責任人及完成期限。會議預案是會議的安排意見，需報請有關領導審批。
會議預案屬於計劃性文書，製作會議預案格式通常由會議預案的標題和正文組成。一是標題。由會議名稱和“預案”構成，有的叫“工作方案”、“籌備方案”、“會議計劃”等。還有些預案因為要報批，用“請示”等形式出現。如要求召開黨代會的請示等。由於預案不宜直接行文，可以作為請示的附件。二是正文。預案正文包括會議籌備工作的基本內容、責任者及完成期限等。一般要寫明召開會議的成因目的，會議的名稱、時間、地點，會議主要議程，出席範圍、規模及邀請出席的領導人，經費概算，承辦單位及承辦者等。會議預案可以是條文式為主，也可以與表格結合起來使用。
××市×屆×次黨代會日程方案
×月×日上午8:30代表報到
一、9:00召開代表團團長（召集人）會議（×××同誌主持）
1．提出各代表團團長、副團長名單；
2．提出大會代表資格審查委員會建議名單；
3．提出大會議程（草案）。
二、9:30以各代表團為單位活動
1．傳達代表團團長（召集人）會議精神；
2．表決通過補任的團長、副團長；
3．各代表團推薦一名監票人。
三、10:00召開預備會議（×××同誌主持）
1．通過代表資格審查委員會名單；
2．通過大會議程；
3．×××書記講話。
四、10:30召開代表資格審查委員會會議（×××同誌主持）
聽取和審議代表資格審查報告（草案）。
五、11:00召開會議期間第一次市委全委會（×××同誌主持）
聽取和審議代表資格審查報告。
×月×日下午
一、14:00召開第一次全體會議（×××同誌主持）
1．奏《國歌》；
2．×××同誌代表中共×××第×屆委員會作工作報告。
二、16:00召開會議期間第二次市委全委會（×××同誌主持）
1．提出大會《選舉辦法》（草案）；
2．提出省第十一次黨代會代表候選人建議名單；
3．提出總監票人、副總監票人、監票人名單（草案）。
三、16:30各代表團組織代表醞釀討論
1．討論市委、市紀委工作報告；
2．醞釀討論《選舉辦法》（草案），總監票人、副總監票人名單（草案）和候選人建議名單。
四、19:00召開會議期間第三次市委全委會（×××同誌主持）
1．聽取對《選舉辦法》（草案）和候選人醞釀情況的彙報並正式確定候選人；
2．聽取對總監票人、副總監票人建議名單醞釀情況的彙報。
×月×日上午
一、8:00-9:30各代表團繼續討論市委、市紀委工作報告
二、9:30-11:30召開第二次全體大會（×××同誌主持）
各代表團團長大會發言，交流市委、市紀委工作報告的討論情況，就我市經濟、社會發展和黨建方麵提出意見和建議。
×月×日下午
一、14:00大會選舉（×××同誌主持）
1．通過《選舉辦法》；
2．通過總監票人、副總監票人名單；
3．進行大會選舉。
二、召開會議期間第四次市委全委會（×××同誌主持）
1．聽取選舉結果的彙報，確定當選人名單；
2．通過市委、市紀委兩個報告的決議（草案）。
三、大會閉幕式（×××同誌主持）
1．宣布選舉結果；
2．通過關於市委工作報告的決議（草案）；
3．通過關於市紀委工作報告的決議（草案）；
4．奏《國際歌》。
（二）會議通知的起草
會議通知是告曉會議參加人有關與會事項的會議文書，是會議召集或主辦單位發給與會者的一種書麵通知。
會議通知有預告通知和正式通知。預告通知是在發出正式通知之前，為了讓與會人員做好充分的準備，提前發出的預告性通知。會期較長的會議和學術性會議，通常需要發預告通知，有些預告通知要附回執，方便統計到會代表。
會議通知的任務是：告知會議的內容、目的；告知與會應知事項，包括時間、地點及與會要求等；應做準備。
會議通知經會議負責人批準後發出。
會議通知的一般結構包括標題和正文兩部分。會議規模大小和會議性質不同，會議通知的寫法略有不同。
小型會議會期不長，告知事項簡單，通知的寫法也相對簡單。結構寫法為：（1）標題。一般寫“會議通知”，或“關於召開××××會議的通知”，不宜隻寫“通知”，甚至不寫標題。（2）正文。寫明會議時間、地點、內容、出席（列席）人及與會要求。
大型或重要會議會期長，內容豐富，告知事項比較多，通知的寫法就相對複雜一些。結構寫法為：（1）標題。一般寫法是“關於召開××××會議的通知。”（2）正文。由開會原由、赴會應知事項和要求構成。“開會原由”寫明召開會議的原因、目的、任務；“應知事項”寫明召開會議內容議程、時間及會期、地點、出席會議人員、報到時間地點方式、應帶材料、注意事項等，有些會議還要說明代表資格、名額分配等等。（3）說明。寫明有關聯係方式。有埠外與會者，要說明接待辦法。
會議通知寫作要做到清楚明白、周到全麵。“清楚明白”就是告知事項要一清二楚，開會時間是某日、周幾，上午、下午，地點是幾棟、幾樓、幾號、幾室，人員是張三、李四、劉五，都必須一一說清楚，不能籠統含糊。
“周到全麵”，就是告知事項不能有遺漏，要盡量考慮得周到一些。要從赴會者的角度出發，把赴會應注意的事項、應做的準備都寫上。要寫上聯係方式和聯係人，保證能夠隨時聯絡溝通。
關於召開“全麵建設小康社會與黨的
基層組織建設”理論研討會的通知
：
“全麵建設小康社會與黨的基層組織建設”理論研討會將於×月×日～×日在××舉證。你單位的同誌的論文《》經專家評審，被確定為正式入選論文，請通知該同誌參加會議。現將有關與會事項通知如下：
一、會議代表費用及報到
會議代表往返旅費自理，食宿及參觀活動由大會統一安排。
報到時間及地點：×月×日××賓館××號房間。報到當天在××機場、火車站設接待站。請將所乘航班、車次提前函（電）告××。
二、論文印製要求
1．與會代表自行印製論文××份，報到時交會務組。
2．論文印刷規格：（略）
三、聯係方式
聯係人：（略）
聯係電話：（略）
傳真：（略）
“全麵建設小康社會與黨的基層組織建設”理論研討會籌備委員會
××××年×月××日
（三）領導講話稿的草擬
講話稿是在會議上發表講話的文稿，由於具體使用形式不同，叫法也不一樣。在會議文件中，身份不同，分別叫報告、講話、致詞、發言；會議階段不同，分別叫開幕詞、閉幕詞、總結講話；適用媒體不同，分別叫廣播講話、電視講話等。
參加黨內的各種會議，為了表達對會議議題的意見，往往把所要講的話在會前用文字寫下來，這就是講話稿。
講話稿分規範式講話稿和靈活式講話稿。講話稿的類型不同，它的基本寫法也不相同。規範式講話稿，如各級黨代表大會的工作報告、各級黨的全委會議的工作報告等。其寫法大體如下：
1．標題。多采取正副標題的寫法，正題揭示講話中心思想，副題寫明什麼人在什麼會議上的報告。這類講話稿的標題，也可以采取文件標題的寫法，沒有副標題。上述講話稿的標題下麵，都要標明講話的具體日期。沒有副標題的，要在日期下麵寫上報告人的姓名。
2．開頭。首先抬頭頂格寫報告對象的稱呼，然後，另起一行對報告的內容作簡要概括，接著寫“現在報告如下，請予審議”之類的話。也有的報告開頭隻寫一句就直接提起下文，如黨的十七大報告開頭就是這樣寫的：“現在，我代表第十六屆中央委員會向大會作報告。”
3．主體。一般寫兩部分內容，一部分是形勢情況分析。凡換屆會議的報告都要總結上屆會議以來的工作情況，分析形勢。專題工作報告，一般也要分析當前工作總的形勢。也有的報告在這部分內容裏還概括提出任務，這也是向下一部分內容的過渡。另一部分就是寫今後的任務要求，這是會議工作報告中的重點內容，並占主要篇幅。為了突出這個重點內容，並使眉目清楚，一般都把任務要求分成幾個專題來寫。