公文是治國安邦的“重要工具”。充分利用這一“工具”做好公文處理工作，對各級黨政機關行使職權，為發展社會主義市場經濟服務，具有重要意義和作用。
本章在說明公文含義、性質的同時，從五個方麵闡明公文的作用，並強調公務人員要加強政治理論修養、文化修養和詞章修養，以利於掌握這一工具。
（第一節）公文的含義、性質和作用
一、公文的含義和性質
什麼是公文？它具有什麼性質、特征？
《中國共產黨機關公文處理條例》（以下簡稱《條例》）第二條指出：“黨的機關的公文，是黨的機關實施領導、處理公務的具有特定效力和規範格式的文書。”
《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二條指出：“行政機關的公文（包括電報，下同），是行政機關在行政管理過程中所形成的具有法定效力和規範體式的公務文書。”
在這裏，無論是《條例》還是《辦法》，都從不同的角度闡明了公文的含義及其性質特征。
首先，揭示了公文的含義。黨的機關公文，是“黨的機關實施領導、處理公務”的文書。行政公文是“行政機關”用於“行政管理”的“公務文書”。這就把公文同報刊雜誌上發表的、以提供信息為主的一般性文章嚴格區別開來。
其次，指明了公文的性質。報刊上登載的消息、通訊、小說、詩歌、論文，任何人都可以憑興趣去閱讀它、欣賞它，不必當作公文那樣貫徹執行。而公文則不同，它具有“特定效力”或“法定效力”。在它的有效範圍內，如果不按要求貫徹執行，勢必追究有關人員的責任。
再次，講明了公文格式的特征。一般文章“定體則無，大體需有”。而公文是用來“處理公務”的，為便於公務處理，提高辦事效率，它有“規範格式”或“規範體式”，不容許任何主觀隨意性。公文格式的具體要求，本書另有專章闡述。
二、公文的作用
《條例》第二條闡明公文的含義、性質之後指出：公文“是傳達貫徹黨的路線、方針、政策，指導、布置和商洽工作，請示和答複問題，報告和交流情況的工具。”
《辦法》第二條指出：公文“是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，請示和答複問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。”
根據上述概述，公文的作用主要體現在如下五個方麵：
1.明法的作用
黨有綱紀，國有法規。這一切都要借助於公文這個載體予以申明、發表。例如中國共產黨的綱領、章程，用“決議”這個公文文種發表；國家的根本大法——《中華人民共和國憲法》，用“公告”公之於世。
2.傳令的作用
“人們的實踐，特別是革命政黨和革命群眾的實踐，沒有不同這種或那種政策相聯係的。”而公文恰恰在這方麵擔負著“傳達貫徹黨和國家的方針、政策”的任務，尤其像指示、決定、通知等下行公文，在交代方針、政策，闡明工作原則等方麵，起著明顯的傳令作用。
3.請求指示、批複的作用
建立在民主集中製基礎上的黨和國家機關，要求下級機關必須遵守請示、報告的製度，特別是涉及到開展工作的重大原則問題，或是提出某項新政策時，務必先請示，然後根據批複的有關指示、規定再行動。如果“先斬後奏”，各行其是，就會使黨的政策不能正確實施，國家機器不能正常運轉。
公文文種中的請示、報告、批複發揮著這方麵的作用。
4.商洽、支持的作用
機關之間分工不同，各司其職。但在我們這個社會主義國家裏，機關之間又聯結成一個有機的整體。“一方有事，八方支持。”公文中的“函”就像一條紐帶，使機關之間聯結起來，商洽，交流，互相支持。