這裏所說的聲明通常有兩類：一類是當自己的某種合法權益受到侵害，為維護自己的合法權益、引起公眾關注，並要求侵權方停止侵害行為的聲明。另一類是在自己遺失了支票、證件等重要憑據或證明文件時，為防止他人冒領、冒用而發表的聲明。
1.聲明的作用
（1）具有表明立場、觀點和態度的作用。
（2）具有警告、警示的作用。
（3）具有保護自己合法權益的作用。
2.聲明的格式、內容和寫法
（1）標題。一般隻寫文種“聲明”；另一種由事由和文種構成，如《遺失聲明》等，還有一種采用發文機關名稱、授權事由、文種三項結構形式，如《××××有限責任公司授權法律顧問律師聲明》。
（2）正文。簡明扼要地寫明發表聲明的原因，表明對有關事件的立場、態度。
（3）尾部。包括署名、時間和附項三項內容：有的聲明正文內容中寫有希望公眾檢舉揭發侵權者的意思，還應在署名項目的右下方附注自己單位的地址、電話、電傳號碼以及郵政編碼，以便聯係。
遺失聲明
本單位因工作人員不慎，將農業銀行分理處30000008號現金支票遺失，聲明作廢。
××××（單位）
××年×月×日
第三節如何寫好交際文書
一、介紹信和證明
（一）介紹信
介紹信是國家機關、社會團體、企事業單位派員到其他單位聯係工作、了解情況或參加有關活動時，由派出人員隨身攜帶的專用函件，屬於證明一類。介紹信上應注意寫明被介紹人的姓名、職務、接洽事項、要求、接洽單位名稱等。印刷的介紹信還要填上有效期限，留好存根。介紹信有兩種類型：一種是按印製好的格式填寫的，一種是用單位公用信箋撰寫的。兩類介紹信格式都應包括文種名稱、信函編號、受信單位名稱、正文、發信單位名稱、填寫日期並加蓋公章、有效期限等項目內容。
介紹信（存根）
（）字第號
×××等×人，前往×××聯係××××××。××××年×月×日介紹信
（）字第號
茲介紹×××等×人，前往×××聯係××××××，請接洽並予協助。
此致
敬禮
××××（單位章）××××年×月×日
（二）證明信
證明信是國家機關、社會團體、企事業單位為證明有關人員的身份、經曆及其與某事件關係而出具的函件，用可靠的材料表明或斷定人或事物的真實性，證實和說明人或事物具體表現或特性的專用文書。有公文式、書信式、便條式三種格式。有的是主動發往對方的，有的是對對方來函詢問的答複，有時用於差旅事項的證明，有時用於證明事實材料的真實性。
證明信由文種名稱（“證明信”或“證明”）、受信單位名稱、正文、落款、蓋印等項目內容組成。與介紹信比較，不需要寫有效期間，但應當填寫存根備查。
證明信
××黨委：
×××同誌，男，現年××歲，××××年×月×日考入我校中文係，××××年×月畢業，由於曆史原因，畢業時未能發給畢業證書，現即將補發。特此證明。
此致
敬禮
××大學校長××（簽名）
××年×月×日
二、慰問信和表揚信
（一）慰問信
以組織或個人的名義向對方表示慰問的信。根據慰問對象，可分為兩類：一類是對具有突出貢獻的集體或個人表示慰問；一類是對由於某種原因，暫時遭受困難的個人或集體表示同情和慰問。在寫慰問信時，感情應真摯，語言要親切。
（二）表揚信
表揚信是用來表彰讚揚集體或個人先進的信函。它與嘉獎令、表揚性通報的區別主要是在於它不是正式公文文種，沒有正式公文的榮譽獎勵效力。但表揚信足可以使受表揚者受到鼓舞，使廣大群眾得到教育，從而促進社會主義精神文明建設的發展。
表揚信的寫作格式與一般書信大體相同，由文種名稱、稱謂、正文、發信單位落款和日期等項內容組成。
三、邀請書
邀請書是請某人或單位前往某地參加某項活動的文書。正文一般要求寫明舉辦活動的內容、目的、時間、地點、邀請對象以及希望邀請對象所做的工作，行文應含有尊敬之意。結尾需署名邀請單位、日期，並加蓋公章，以示慎重。
邀請書
××同誌（或單位）：
為了紀念×××誕生××周年，我會定於××××年×月×日至×日，在×××召開學術研究討論會。您對×××素有研究，我們很希望您能蒞臨指導。如蒙應允，請在×月×日準時前來參加為盼。報到地點：××市××路××號。
附：討論會發言稿××份。
×××學術研究討論會籌備組（公章）
××年×月×日
四、祝詞和賀電
（一）祝詞
祝詞也稱祝辭，是指在吉慶佳節、迎送宴會以及各種集會場合，主賓各方發表祝賀或答謝講話的禮儀文書。下麵著重介紹用於公務的祝賀詞和祝酒詞的寫作。
祝賀詞也稱為賀詞，是用於各種集會或聚會場合的講話。從中央的外事活動到民間的團體聚會，從重大工程的剪彩到個體營業單位的開張，不管是身居要職的領導，還是普通百姓，都可以使用。
祝酒詞是在酒席宴會的開始，主人表示熱烈的歡迎，親切的問候，誠摯的感謝，客人進行答謝並表示衷心的祝願的應酬之辭。
祝詞的結構形式有簡約型和書麵型兩種：簡約型多用一兩句精粹的詞語，把自己最美好的祝願表示出來，有時也可以引用詩句或名言來表達自己的心意。另一種是書麵式，全文由標題、稱呼、正文和祝願語等幾部分構成。