(三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機的行文關係確定。
(四)擬製緊急公文,應當體現緊急的原因,並根據實際需要確定緊急程度。
(五)人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題,後引發文字號。
引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。
(六)結構層次序數,第一層為“一”、第二層為“(一)”,第三層為“1.”,第四層為“(1)”。
(七)應當使用國家法定計量單位。
(八)文內使用非規範化簡稱,應當先用全稱並注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。
(九)公文中的數字,除成文日期、部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。
第二十六條擬製公文,對涉及其他部門職權範圍內的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商,取得一致意見後方可行文;如有分歧,主辦部門的主要負責人應當出麵協調,仍不能取得一致時,主辦部門可以列明各方理據,提出建設性意見,並與有關部門會簽後報請上級機關協調或裁定。
第二十七條公文送負責人簽發前,應當由辦公廳(室)進行審核。審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬製公文的有關要求,公文格式是否符合本辦法的規定等。
第二十八條 以本機關名義製發的上行文,由主要負責人或者主持工作的負責人簽發;以本機關名義製發的下行文或平行文,由主要負責人或者由主要負責人授權的其他負責人簽發。
第二十九條公文正式印製前,文秘部門應當進行複核,重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規範等。
經複核需要對文稿進行實質性修改的,應按程序複審。
(第六章收文辦理
第三十條收文辦理指對收到公文的辦理過程,包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。
第三十一條收到下級機關上報的需要辦理的公文,文秘部門應當進行審核。審核的重點是:是否應由本機關辦理;是否符合行文規則;內容是否符合國家法律、法規及其他有關規定;涉及其他部門或地區職權的事項是否已協商、會簽;文種使用、公文格式是否規範。
第三十二條經審核,對符合本辦法規定的公文,文秘部門應當及時提出擬辦意見送負責人批示或者交有關部門辦理,需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。
緊急公文,應當明確辦理時限。對不符合本辦法的公文,經辦公廳(室)負責人批準後,可以退回呈報單位並說明理由。
第三十三條承辦部門收到交辦的公文後應當及時辦理,不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理,確有困難的,應當及時予以說明。對不屬於本單位職權範圍或者不宜由本單位辦理的,應當及時退回交辦的文秘部門並說明理由。
第三十四條收到上級機關下發或交辦的公文,由文秘部門提出擬辦意見,送負責人批示後辦理。
第三十五條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,主辦部門應當主動與有關部門協商;如有分歧,主辦部門主要負責人要出麵協調,如仍不能取得一致,可以報上級機關協調或裁定。
第三十六條審批公文時,對有具體請示事項的,主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期,其他審批人圈閱視為同意;沒有請求事項的,圈閱表示已閱知。
第三十七條送負責人批示或者交有關部門辦理的公文,文秘部門要負責催辦,做到緊急公文跟蹤催辦,重要公文重點催辦,一般公文定期催辦。
(第七章公文歸檔
第三十八條公文辦理完畢後,應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,及時整理(立卷)、歸檔。
個人不得保存應當歸檔的公文。
第三十九條歸檔範圍內的公文,應當根據其相互聯係、特征和保存價值等整理(立卷),要保證歸檔公文的齊全、完整,能正確反映本機關的主要工作情況,便於保管和利用。
第四十條聯合辦理的公文,原件由主辦機關整理(立卷),歸檔,其他機關保存複製件或其他形式的公文副本。
第四十一條本機關負責人兼任其他機關職務。在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職機關整理(立卷)、歸檔。
第四十二條歸檔範圍內的公文應當確定保管期限,按照有關規定定期向檔案部門移交。
第四十三條擬製、修改和簽批公文,書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
(第八章公文管理
第四十四條公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。
第四十五條文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關製度。
第四十六條上級機關的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外、下一級機關經負責人或者辦公廳(室)主任批準,可以翻印。翻印時,應當注明翻印的機關、日期、份數和印發的範圍。
第四十七條公開發布行政機關公文,必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文,同發文機關正式印發的公文具有同等效力。
第四十八條公文複印件作為正式公文使用時,應當加蓋複印機關證明章。
第四十九條公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作廢止之日起不產生效力。
第五十條不具備歸檔和存查價值的公文,經過鑒別並經辦公廳(室)負責人批準,可以銷毀。
第五十一條銷毀秘密公文當到指定場所由二人以上監銷,保證不丟失、不漏銷。其中,銷毀絕密公文(含密碼電報)應當進行登記。
第五十二條機關合並時,全部公文應當隨之合並管理。機關撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)後按有關規定歸檔移交檔案部門。
工作人員調離工作時,應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退。
第五十三條密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。
(第九章附則
第五十四條行政法規、規章方麵的公文,依照有關規定處理。外事方麵的公文,按照外交部的有關規定處理。
第五十五條公文處理中涉及電子文件的有關規定另行製定。統一規定發布之前,各級行政機關可以製定本機關或者本地區、本係統的試行規定。
第五十六條各級行政機關的辦公廳(室)對上級機關和本機關下發公文的貫徹落實情況應當進行督促檢查並建立督查製度。有關規定另行製定。