立刻回信並做出決定，這種處理辦法可以為你省下以後再一次讀原信，再次考慮的時間，不然的話，你還要浪費時間。
如果你不得不拖延處理某一份文件時，應預先定下最終完成期限，在這個期限你務必處理完。這樣，不久你就會驚奇地發現，不用擔心“文山”把你壓倒了。
對於能夠遵循即時處理原則的人，但做起事來往往得心應手，並且心情舒暢，工作幹得幹脆順利。他們在遇到需要交涉的問題時，不會拖延時間或拒絕登門拜訪，也不會自己尋找借口把今天的計劃拖到明天。因為他們已經養成了一種習慣，要幹的事情必須立即行動，想做的事情馬上就做。
你可以拿出一天的時間來試著做一下，對任何事情都不拖拉地立刻著手處理。要幹脆利索地處理一些小事，因為這些小事往往是浪費時間的最大根源。如果有一些事一次幹不完，就定下完成的時間，然後在限定的時間內務必把它完成。
領導在這方麵就應該嚴於律已。
按照所定的期限查看工作進度約束自己嚴格執行。要學會在某段時間內適當集中心力於某一件事，這就樹立起一種典範。這種風範又會讓領導培養出一種很好的習慣，好的習慣自然使你的領導魅力倍增。
2提高會議效率
開會往往占據領導日常事務中的很大一塊時間，而且會議都是有代價的，不僅是會議經費的代價，更重要的是人員和時間的代價，必須精打細算精神。我們平常開會隻將經費計入成本，很少考慮到人員和時間的節約，總認為人員有的是，時間有的是。從經濟學的角度說，一切節約歸根到底都是時間的節約。參加會議的人員要占用一定的時間，理應將時間和人員計入成本，切實體現經濟原則。例如：日本一些企業，計算會議成本公式是這樣的：會議成本=附加價值×2×開會人數×開會時間。其中附加價值按平均工資的三倍計算，乘2是因為參加會議的人要停止日常工作，其損失應加倍計算。如果某工廠有2000名職工，平均月工資60元，開大會兩小時。那麼，會議成本=2×3×025×2000×2＝6000（元）。通過算這樣一筆賬可以引起領導者對運用會議時間的高度重視，盡量減少不必要的會議，精減會議人員，充分合理地運用會議時間，節約會議投入，提高會議效率，從而促進工作效率的提高。
（1）做好準備
“凡事預則立、不預則廢”。許多會議由於會前沒有充分準備，會上扯來拉去，解決不了問題。所以，不開沒有準備的會。除了事務性的準備以外，最重要的是做好思想上和意見上的準備。凡傳達文件的會，事先要研究好貫徹執行的意見；彙報性的會議，要事先把材料數據和本部門意見準備好，討論方案、規則、法令、政策、製度的會，會前應將討論稿或提綱發給有關單位和同誌，使與會者能預先研究。決定問題的會議，也要事先打招呼，出個“安民告示”，讓與會者事先醞釀。
（2）準時開會
朱基總理就是一個典例。凡是他主持的會議，不論出席人數多少，總是按原定時間準時開會。他厭惡那種拖拖遝遝的作風，不允許隨意拖延會議時間，更不允許無故遲到。即使是10個人的會議，由於一個人遲到6分鍾而延遲開會，加起來就浪費了一個小時。魯迅說：“時間就是性命。無端的空耗別人的時間，其實是無異於謀財害命的。”在高效率快節奏的今天，時間就是金錢，能否準時開會，主要取決於這個單位的領導者，能否使他的下級養成準時到會的好習慣。
（3）緊扣議題
會議開始，主持者要簡明扼要地說明會議的目、議題、議程和要求，以便使與會者消除在會議初始時思緒混亂狀態，把注意力集中到規定要討論的議題上來。開場白要限製在1分鍾左右，講話要簡短、明快、充滿信心，指出議題的重要性和議事的迫切性，提示達成決議將產生的影響，估量會議的價值，表明大家通力合作會議定能成功。要防止冗長的發言或是冷場，也要杜絕“開小會”，即時澄清誤解，將討論拉回正題，使中心議題能夠吸引大家的注意力，有效開展。
（4）精心選人
就是說什麼樣的會，要什麼樣的人參加，一定要認真斟酌。該來的一個也不能少，無關的一個也不要。可以由少數同誌參加的會，就不必把許多人都請來“陪會”；一般幹部就能“當家”的，就不必讓單位負責人參加；能由分管領導參加的會，就不要請主要領導參加；有的領導成員雖與會議討論的問題有聯係，但不是主要人員，可以事先征求他們的意見，將其意見帶到會上，本人則不必到會；一個議題討論完了，與這個議題有關的人就可以退席，不必一陪到底；對某些同類性質的問題，會前可以分組討論，派出代表來即可，不必都參加會；有些需要獲知會議結果而不必參加討論的人，可以在會後通知他們；鄉村的群眾會議，不必男女老少齊上陣，每戶有一人參加就可以了。這樣，既能提高會議質量，又避免使更多的人泡入會海之中。以為參加會的人越多，作用越大；領導人來得越多，就越能引起重視，這是一種誤解。