二、組織管理
1．由文秘部門或專職人員統一集中管理
《辦法》對公文管理工作的機構設置和人員組成作了統一規定，即“公文由文秘部門或專職人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀”。要求公文由文秘部門或專職人員統一管理，這是加強公文的組織管理的關鍵，隻有建立統一的公文管理機構和專職人員，才能協調和保證公文管理工作中高效率、高質量、高效能地運行。
隨著公文管理科學化的深入和現代科學技術的不斷進步，機關公文逐漸趨向一體化管理的趨勢，這既反映了機關管理對信息綜合利用的需求，也反映了公文管理工作發展的內在規律。專設文秘部門或專職人員統一集中管理公文，實施統一的文件運行機製，是與公文處理的程序相適應的，公文處理是一個嚴密的係統，其公文的收發運轉，上承下聯是有機銜接、環環相扣的處理流程，建立一個統一的管理組織，既可防止因管理分散、環節過多而影響工作效率，又可防止因環節的脫節而貽誤工作。
公文實行統一集中組織管理，要做好五個方麵工作：
①統一渠道，即一個機關的公文，無論是接收還是發出，都應從文秘部門一個口子進出；
②統一處理程序，如收文辦理、發文辦理等都應由文秘部門按統一的程序辦理；
③統一查辦反饋，凡需辦理的公文，均由文秘部門統一審核、擬辦、催辦等；
④統一行文製度，嚴格遵循統一的行文製度行文；
⑤統一文件管理，即公文的收、發、傳、存、銷應由文秘部門按統一規定進行。
2．建立健全有關製度
“文秘部門應當建立健全本機關公文處理的有關製度。”（《辦法》）建立健全本機關公文處理的各項規章製度，使公文管理製度規範化，做到公文處理的各個環節都有章可循，手續清楚，責任明確，嚴防文件丟失和泄密。
包括三個方麵：
①定崗位職責，做到各個崗位的工作任務明確，每個文秘人員的職責明確、固定；
②定操作程序和操作要領，使各崗位人員統一按規範操作；
③定工作標準，包括數量標準、質量標準和時效標準，各項標準應盡可能做到量化，具有可操作性。
三、翻印
《辦法》規定：
“上級機關的公文，除絕密級和注明不準翻印的以外，下一級機關經負責人或者辦公廳（室）主任批準，可以翻印。翻印時，應當注明翻印的機關、日期、份數和印發範圍。”
“公開發布行政機關公文，必須經發文機關批準。經批準公開發布的公文，同發文機關正式印發的公文具有同等效力。”
四、印發
“公文複印件作為正式公文使用時，應當加蓋複印機關證明蓋章。”（《辦法》）
五、銷毀
“不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別並經辦公廳（室）負責人批準，可以銷毀。”（《辦法》）
1．銷毀文件的範圍
①上級下發的文件、材料不需歸檔立卷的，或歸檔立卷後重份文件；
②本機關製發的文件，歸檔立卷後的餘份；
③不相隸屬機關抄送本機關無存檔價值的文件、材料；
④無歸檔立卷價值的內部刊物、資料等；
⑤上級機關指定銷毀的文件、材料等。
2．銷毀文件的程序
①清點。將無存檔保存價值的文件材料清理出來，逐份核對點清，並注明“銷毀”字樣。
②登記。“銷毀絕密公文（含密碼電報）應當進行登記。”（《辦法》）
③簽批。銷毀文件登記後，送機關文秘工作的領導審核批準，領導批準後方可銷毀。
④備案。文件銷毀後，監銷人員要在《文件銷毀登記表》上簽字，寫明銷毀時間。銷毀登記要長期保存。
3．銷毀文件的要求
①銷毀文件必須實行兩人監銷製度，個人不得私自銷毀文件。“銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷。”（《辦法》）
②待銷文件、材料，絕對不準當廢紙出售給廢品收購部門，以防泄密。
③“公文被撤銷，視作自始不產生效力；公文被廢止，視作自廢止之日起不產生效力。”（《辦法》）