第1章 做生命中最重要的事
世界上最長的又是最短的，最快的又是最慢的，最能分割的又是最廣大的，最不受重視的又是最受惋惜的東西就是時間。沒有時間，我們什麼事也辦不成，它使一切渺小的東西歸於消滅，使一切偉大的東西生命不絕。這是伏爾泰在哲理小說《查第格》中對時間的描述。這位偉大思想家的意思是隻有善待時間，才能實現自我，輝煌生命。
美國著名管理學家杜拉克說："依據我的觀察，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從掌握時間開始。他們並不以計劃為起點，認清楚他們的時間花在什麼地方才是起點。""不能管理時間，便什麼也不能管理。"享利·福特說："根據我的觀察，大多數人的成就是在別人浪費掉的那些時間裏取得的。"
下級也一樣，他的一切表現與成績，最終都是通過時間來完成的，是對時間的科學有效的利用的結果。在現代社會裏，時間就是財富，時間就是生命，時間就是勝利。對下級而言，時間就是進步發展的速度，時間就是奔向目標的距離。
作為一種共有資源，從本質上講，時間對每一個人都是一樣的，但對於不同層次的人群，對於不同的人生目標，時間的概念和價值是不同的。
作為一個社會人，時間既由自己支配，也由他人支配，不同的地位，不同的職業崗位，對時間的支配權不盡相同。下級作為一個被領導者的概念，作為一個在組織中處於被支配地位的角色，其對時間的支配利用權相對較小。因而如何合理有效地管理自己的時間，在有限的時間裏做更有成效的事情，對下級的成長有著舉足輕重的意義和巨大的價值。
1最稀缺的資源：下級管理時間的意義
下級為什麼管理自己的時間?時間對下級意味著什麼?這是我們首先必須解決的問題。
世界上的所有事物都存在於一定的時空之中，我們的所有行為都是在一定的環境條件下，運用一定的時間來完成的，兩者缺一不可。時間是最長的也是最短的，最多的也是最少的。時間盡管無始無終，但對一個人的生命卻非常有限。時間是一切工作的載體，沒有不耗費時間的計劃與工作，在紛雜多變的現實中，我們能夠自由支配和充分利用的時間並不是很多。如何最充分最有效地利用用時間，如何在最短的時間裏獲得最大的效益，不僅是現代管理科學研究的一個重要內容，也是每一個想在事業上有一番作為，想抒寫人生輝煌的下級應該充分注意的問題。科學地認識和利用時間不為下級所獨有，它適用於所有的人，但是凡不甘平庸的下級，掌握管理時間的藝術是他必須遵循的一個法則。這是因為：
(1)時間具有流逝性。時間是看不見摸不著但卻能感覺到的一種永恒流動，這種情況不受任何條件的限製。人們常常把時間比做河流，但河流可以堵截，河水可以貯蓄，時間卻無法停留，它總是順著未來的方向從容地流動。因此時間是一種不可替代、不可再生的資源，是無法用金錢衡量的價值，所謂一寸光陰一寸金，寸金難買寸光陰。因此，時間隻能加倍珍惜，時間隻能充分利用。
(2)時間是不可逆轉的。機不可失，失不再來。時間的流失一去不複返，過去的將永遠過去。你每天24小時，用與不用，都不再為你存在，所以成功的人士都意識到時間的寶貴，有人問托馬斯·愛迪生，世界上最重要的東西是什麼。愛迪生的回答是時間。發明家、作家兼政治家本傑明·富蘭克林說得更好："你熱愛生命嗎?那麼，別浪費時間，因為生命就是由時間構成的。"
(3)時間對每個人都是均等的。人們之間的差別不是他們擁有時間的多少--因為每人每天都隻有24個小時--而是如何利用時間。在世界上最公平的一種東西就是時間，盡管人生有長短，但每一天擁有的時間絕對公平。時間的均等必然為人們提供了均等的機會，但由於人們對時間的態度不同，在相同的時間裏創的價值和得到的收獲卻大不相同。愛因斯坦說："人的成就和差異常在業餘時間。"充分利用時間是成功的一個重要前提。
理解了時間的特性，也就知道了時間的重要性，古往今來，無數先賢聖哲都在告訴人們時間的重要性。魯迅說，我把別人喝咖啡的時間都用來寫作；奧斯特洛夫斯基借保爾的口說：當我們回首往事，不因虛度年華而懊悔。著名數學家華羅庚則說："凡是較為有成就的科學工作者，毫無例外都是利用時間的能手，也都是決心在大量時間中投入大量勞動的人。"人人共有的時間，你珍惜它，它就是財富，你忽略它，它便一錢不值，你就一事無成。
在現代社會的各類組織團體中，出色的管理者都是善於管理和運用時間的人。同樣，優秀的下級人員和不斷進步晉升的下級人員也都是知道時間的價值和意義的人。管理活動也好，個人的奮鬥與努力也好，都有一定的目標和目的，都有實現這一目標目的的時間要求，能不能按期或提前完成目標，是對你在該時間段的計劃及表現的最終評價。
對下級提出管理時間的法則，還基於以下幾個原因：
(1)許多下級沒有想到，時間的利用是可以由自己操縱的。威廉·沃德說："我們不做時間的主人，就要做時間的奴隸；我們若不利用時間，時間就會把我們耗盡。"從被管理者的角度看，下級的很多時間不由自己支配，但從下級的位置看(開會、應酬、談判、決策的機會較少)他可以自由支配的時間都很多，尤其是業餘時間，他比居於領導位置上的人有更大的自由度。
(2)許多下級沒有意識到，要取得事業的進步和人生的成功，我們手中的時間其實是很少的。有人曾統計過一個活到72歲的美國人對時間的消費：睡覺為21年，工作為14年，個人衛生7年，吃飯6年，旅行6年，排隊5年，學習4年，開會3年，打電話2年，找東西1年，其他3年。可以看出，如果我們要在工作時間內取得成功，我們的時間實在不多，還不到人生的五分之一。
(3)許多下級沒有意識到他們有多少時間是浪費掉的。保羅·邁耶說："在大多數情況下，時間是一分鍾一分鍾浪費掉的。水桶的底部如果有一個小洞，水很快就會漏光，結果跟有意把水倒掉一樣。"事實上有許多身處下級之位的人對每天要做的事完全無所謂。不在其位不謀其政和做一天和尚撞一天鍾的理念並不少見，從而導致他們的工作效率還不到他們能力的幾分之一。
(4)許多身處下級之位的人從來就沒有分配時間的係統或方法。造成我們浪費時間的主要原因是沒有計劃。節約時間和充分利用時間的最佳方法之一是預先思考、周密計劃。你想成功你就得珍惜時間，你要珍惜時間，你就必須計劃時間。試著用10分鍾的計劃為你節約2個小時的時間。
"一日無二晨，時間不重臨"，"一年之計在於春，一日之計在於晨"。人生有限，工作的時間有限，充分展現自己才能的時間更有限。做下級是一個人事業的起點，事業騰飛需要使用的資源很多，但時間是最稀缺的資源，用好這一稀缺的資源，下級的起點會更高，起步會更快。
2全方位統籌：下級管理時間的策略
即然時間是重要的，管理時間就更加重要；既然管理時間是重要的，管理時間的策略就更加重要。這其實不是文字遊戲，在現實中知道時間重要性的人並不少，但掌握管理時間的原則和策略的人並不多，掌握科學運用時間方法的人並不多。
提高辦事效率，提高工作效率，提高經濟效率是今天組織和群眾普遍的要求和呼籲；提倡自我價值，期望早日成才，憧憬人生目標是現代人的共同心聲和願望。要求與呼籲，心聲和願望，其實都是在向自我挑戰的同時，又向時間挑戰。科學的時間觀念是現代人的基本素質之一，有效的時間利用是現代人(尤其是下級)成長的基礎。
時間的管理必須是立足自身現實的全方位的統籌，我們必須明確地知道，究竟哪些是無法控製的因素，哪些是能夠控製的因素，從而節省時間並駕馭它們。要實現這一點，掌握下列的原則和策略是必要的。
(1)爭取最佳和確定主次
法國哲學家布萊斯·巴斯卡說："把什麼放在第一位，這是人們最難懂得的。"這句話說中了許多人的要害，許多身為下級的人完全不知道怎樣把人生的任務和責任按重要性排隊，他們以為工作本身就是成績，這其實是一個誤區。每個人做的每一件事情對他都有一個相應的價值。這個價值取決於他們的知識、能力、機遇、理想、價值觀念和人生目標。兩個人花了同樣的時間做了同樣的事，其價值可能完全不同。然而在實際工作中，許多下級在處理日常事務時，的確沒有考慮完成某個任務後他們會得到什麼好處。這些人以為每個任務都是一樣的，隻要時間被工作填得滿滿的，他們便會滿足。或者他們隻花時間去做那些看起來有趣的事而不理會那些不大有趣的事。
想做一個成功的下級是不能這麼來對待時間的，他們必須用分清主次的策略來統籌時間，每個人都有許多要做的事情，怎樣才能做好，首先是把必須做的事安排好先後的次序，從而爭取最佳的效果，這是一條具有決定意義的原則和策略。
(2)製定你的時間計劃
美國的一位管理者說："我認為計劃是時間管理的要旨。每日計劃是重要的，月計劃和年計劃也是重要的。如果能對三種計劃進行通盤考慮，時間的管理將取得更大成功，全麵管理效能將得到更大的提高。"這段話同樣適用於下級的時間管理。我們常常能在現實中看到這樣的下級，他們總是在行動前不進行認真、冷靜的思考，沒有詳細的行動計劃，工作過程中要麼憑習慣辦事，要麼想當然或隨波逐流，不是主動地去開展工作，而是消極地應付，工作毫無起色。有效的工作行為必須要有科學的計劃，這是時間管理的重要原則。現在，在西方的管理領域，"每日計劃法"、"每日工作時間記錄法"相當流行，也卓有成效。這種方法就是將計劃具體化、簡單化、可操作化，使每天的工作內容更加明確。"每日計劃，對於有效地利用個人的時間是必不可少的。它應該於前一天下午或當天開始工作時製定出來，並與近期的目標和活動相一致。"這種觀點，已成為許多管理者和成功人士的共識，關鍵的問題在於如何製定好計劃。有了可行性的計劃，是控製不必要的時間浪費，提高效率的前提。製定計劃要有如下步驟，即；確立目標；選定最佳途徑轉化為每周或每月的工作事項；編排每周或每月的工作次序並具體執行。有了這種計劃性，節省時間就有了保證。製定時間計劃的另一個含義是，我們必須學會選擇。現實中我們會遇到許多矛盾的事，我們有許多需要滿足的要求，但時間是有限的，我們滿足其中一種，可能就必須放棄另一種。能下決心從事某種事業，是對時間的最好利用，也是成功的前提。
(3)時段的有效整合
美國管理學家杜拉克說："有效的管理者知道他必須集中他的自由時間，他知道他需要集中的整批時間，將時間分割成許多小段，等於沒有時間，時間如果能集中，即使隻有一個工作日的1/4，也足可以辦成幾件大事。反之，零碎的時間，縱然有3/4個工作日，也毫無用處的"。這就是管理專家們通常所說的帕萊托法則(也叫80/20定律)。即事物的80%的價值集中在20%的組成部分上，或者說，"少數關鍵性(大約20%)的努力通常能夠產生絕大部分結果(大約80%)。"(關於80/20定律，我們將在後麵詳述。)這些成功的時間管理經驗告訴我們，要保持時間利用的相對連續性，集中某一區段的工作時間，是提高對時間利用率的最佳途徑。善於集中時間，而不把時間分割成零星的碎片的人往往是效率最高的人。一個頭腦清晰，有所追求的下級總是把他們的努力集中在能夠產生重大結果的那些關鍵性的活動之上。
另一方麵，即便是一個下級，他的工作內容中也有重要的、非重要的，緊急的、非緊急的，迫切的、非迫切的區分，而時間又是有限的，這就要求在日常工作中的下級盡量做到以點帶麵，點麵結合，突出重點，牽動一般。所謂時間運籌的集中性原則也就是要集中最佳狀態下的精力，最佳時間，最合理的人、財、物的組合去做最重要、最迫切的工作，同時也包括在安排工作時，把類似的工作合並在一起，以便消除重複的活動。時間的集中還要把握好時間量，若時間量把握不適當，也會造成浪費，從而使時值縮小。美國一家大銀行的總裁，每月會晤一次他的顧問。每次隻談一個問題，時間隻限一小時。他的顧問問他為什麼這樣做，他回答："很簡單，我的注意力隻能維持一個小時。研究任何問題超過了這個限度，就無真正的效率可言。"
(4)效率是時間管理的落腳點
時間的運用以效率為衡量標準。時間運籌的目的在於以最少的時間投入，取得最大的時間效率。講究效率是利用時間的核心原則，有成就的科學家，有成績的管理者無不是向時間要效率的高效率工作者。大發明家愛迪生一生中先後獲得一千多項發明專利。他經常說："人生太短暫了，要多想辦法，用極少的時間辦更多的事情。"這一點對下級同樣適用。在現實生活中，我們常常看到一些下級人員整天處於清茶一杯報紙一張的狀態之中，把大量寶貴的時間浪費了。我們正處於一個信息社會，喪失時間就會喪失信息，喪失機遇。對於一個下級來說，節約時間就是使自己的工作更加有效，充分利用時間，就等於捕捉到更多的機遇。
(5)創造性地利用時間
人的價值最終體現在有無創造性上，事業的進步與成績的取得本身就是一種創造。從某種意義上說，這種創造性也體現在對時間的管理運用上，那種按部就班循規蹈距的下級，那種四平八穩不敢超前工作的下級，通常是不會做出優秀成績的。創造性地應用時間，首先要求下有具備一定的膽魄。一定的預見能力和洞察力。具體而言，即在每項工作開始之前，要對活動的全部過程和可能產生的結果作大膽而合理的預測，預測可能出現的有利因素，不利因素，可能出現的中途障礙、意外事故等，因為事先有所準備的活動比事後的補救的活動更加有效。超前一步便能搶得先機，搶得先機便能贏得勝利。創造性地管理和運用時間還包括靈活性在內。對時間的安排既要有統一的規劃，又要有統一中的靈活性，教條式的時間管理常常導致工作的無效。通常的靈活性要求時間的安排要有彈性，既不能過滿，亦不能過鬆。別人有效的時間利用之法對你未必有效，時間掌握在你的手裏，你就得創造出最適合的時間管理法。
3最好的回報：下級管理時間的藝術
現代人的選擇空前的增多了。選擇多了本身是一件好事，但如果不善於合理地安排時間，你就會陷入無休無止的選擇當中，陷入千頭萬緒的繁忙環境中，你的工作和目標就有可能失控，你往前走時就可能紊亂。如果時間失控，你的付出將沒有理想的回報。