古人說：“工欲善其事，必先利其器。”要做一個優秀的秘書，必須先完善自己的才幹和知識、修煉好秘書的基本功。優秀的秘書不僅要有良好的道德修養，得體的言行舉止，紮實的專業知識，靈活的處事藝術，還要有很好的溝通能力、協調能力。當然，最重要的是要有過硬的工作能力。隻有這樣，才能在工作中得心應手，得到領導的青睞，才能在職場中立於不敗之地！
一、秘書的個人素質
專業秘書應具備的專業特質
素質是成事之基，是立身之要。在新的曆史條件下，領導工作對秘書人員的政治素養、專業知識、綜合能力、心理素質、人際關係、思想觀念等方麵，都提出了新的更高的要求。
秘書應具備的政治素養：堅定正確的政治方向，敏銳的思想，強烈的事業心，較高的理論政策水平，實事求是的思想作風，淡泊明誌，樂於奉獻，踏實細致，一絲不苟。
秘書應具備的知識素養：文化基礎知識（外語、計算機、人文等知識）；相關專業知識（政治、經濟、法律、財會、管理等知識）；專業知識（文書、檔案、會議、信訪、公文寫作、機關事務工作等知識）。
秘書應具備的能力：表達能力（包括口頭、文字等表達能力）；調研能力（包括調查能力和研究能力）；辦事能力（包括熟悉職權範圍、知曉辦事渠道、熟悉辦事程序、了解有關業務、能區分輕重緩急）；交際能力（包括善於跟不同年齡、文化程度、個性、愛好的人交往，注重禮節、禮儀，能妥善處理交際中的矛盾衝突，能控製自己的情緒）；管理能力（包括輔助決策、調查、督察）；應變能力（能適應不同環境、崗位和工作條件的變化，適應突發事件）；操作能力（包括辦公設備、通信工具的使用和保管）；學習能力（包括閱讀力、鑒賞力、記憶力、分析力、綜合概括力等）。
秘書人員應具備的心理素質：要樹立正確的人生觀，確定適度的抱負水平，學會調節心理壓力，克服不良心理影響，培養健康的興趣和愛好，克服不良的嗜好，養成良好的生活習慣，積極參加各種形式的體育鍛煉活動，做事有百折不撓、堅持到底的勇氣和毅力，具有自信、熱忱、沉著、樂觀飽滿的情緒，有幽默感。
秘書要維護好個人形象
在當今社會中，良好的個人形象有助於一個人的晉升。好的個人形象主要包括以下幾個方麵。
一、講究儀容
儀容在人際關係交往中，特別是初次交往，猶如商店的門麵，十分重要。一個人蓬頭垢麵，衣冠不整，邋遢，這樣的“容”雖說不一定會給人家留下不好的印象，但起碼使人感到不舒服。
怎樣講究儀表以利交往呢？眾所周知，人的長相是遺傳的，無法改變。人靠衣裳馬靠鞍，三分長相七分妝。所以，講究儀容美，實際上就是講究打扮。
英國美學家夏夫長博說：“凡是美的，都是和諧的和比例合適的。”怎樣打扮才能做到“和諧”和“比例合適”呢？
第一，打扮要與個人的體征相協調。服裝的和諧美，除了主要修補服裝比例失調外，還應從服裝的款式、色彩方麵進行修補。比如，窄肩體型可穿蝙蝠衫之類寬鬆的上衣；體胖腰圓體型者，可選用套衫、開衫之類款式等。此外，服裝的和諧統一，還在於與穿著者的年齡、性格、職業、膚色、地區、風俗習慣等相稱。年幼者，活潑、好動，宜穿寬鬆便於活動的服裝；年輕者，尚時髦、好風流，宜穿流行、豔麗色調和多裝飾、能體現身材曲線的服裝；中年人，宜穿典雅、溫和的色調和協調大方的服裝；老年人，穩重，宜穿淡雅樸素和諧的色彩和對稱、莊重服裝。
服裝如此，其他的修飾也可參照。
第二，打扮要與周圍環境相協調。這裏說的環境是人際交往的社會環境，即所謂場合。場合不同，穿戴應有所區別。比如，親友結婚，你去恭賀，穿著就要華美，男的要刮胡、理發，女的可適當化妝。如果衣衫不整，衣裳過於素淡，就與氣氛不協調。如果參加喪儀，裝束要與沉痛肅穆的氣氛相協調，一般以著素為妥，不要穿第一次上身的新衣服。打扮與周圍環境相協調，才會給人一種美感。否則，不但有損儀表，還有失禮之嫌。
第三，打扮要符合職業身份。如果你是助教，就要通過服飾，樹立端莊、穩重、富有智慧的形象，服裝要典雅、大方。如果你是位律師辦公室人士，就要通過服裝給人一種濃厚的權威感，女性切忌把自己打扮成可愛、輕佻或無助虛弱的樣子。如果你是辦公室工作人員，男性的服裝應該嚴肅、穩重，以顯示男子漢在事業上的追求。女性也不能穿過於豔麗、時髦的服裝。
第四，打扮要符合單位形象。有些單位，比如公司，可能對職員著裝有嚴格規定，比如西服是男性的辦公服，女職員則必須穿職業女裝等，以此來反映良好的公司形象，你購服裝時一定要考慮到這一點。
第五，打扮要符合你的個性。從裝束上可以看出一個人的好惡取舍、性格特征，即所謂的“視其裝而知其人”。在符合以上兩個要求的基礎上，你的著裝應該符合你的個性，切忌盲目模仿他人。
第六，“衣衫是文化的象征，衣裳是思想的形象。”（郭沫若）我們走向社會場合，一定要適時適度，力求給人家一個好的形象。
二、講究舉止
一個人長相好，也善於打扮，如果舉止粗野，就像成語中說的“金玉其外，敗絮其中”和俗話“繡花枕頭”一樣，人們並不感興趣，甚至反感。
人們常說，坐有坐相，站有站相，走有走相，講的不是動作姿勢。這些“小節”大有講究必要。美的動作姿勢給人悅目、舒適之感；醜的動作姿勢，給人以反感。
坐的姿勢要求端正、舒適、自然和大方。不論坐在椅子上或沙發上，最好不要坐滿，隻坐一半，上身端正挺直，不要垂下肩膀，這樣顯得比較精神，但不宜過分死板、僵硬。年輕人或身份低的人，采取這種坐姿表示對主人的恭敬和尊重。時間坐長了，可以靠在沙發上，但不可伸直雙腳半躺半坐，更不可歪歪斜斜地躺在沙發上。坐時兩腿要並攏或稍分開，男的可以翹“二郎腿”，但不可翹得很高，不可抖動；女的可以小腿交叉，但不可向前直伸。切忌將小腿架在另一條大腿上或將一條腿放在椅子上，因為這種動作是很粗俗的。入座時，動作要輕而穩，不要猛地坐下，以免發出響聲。入座後，手可平放在腿上或沙發扶手上，手也可以托著下巴，但不能托著腦袋，以免顯得無精打采。手不要隨心所欲地到處亂摸，要絕對避免邊說話邊搔癢或將褲腿捋到膝蓋上。坐定以後，兩眼要平視，要注意與你交談的人或發言者，不要肆無忌憚地打量人家室內陳設。
人的風度和動作，有著明顯的性別之分，男的和女的各有美態標準。男屬陽，女屬陰，男的要有陽剛之美，女的要有陰柔之美。男的要有男人的氣質，要表現出男人的剛勁、強壯、粗獷、英勇、威武之貌，給人一種“動”的壯美感。女的要有女人的特點，要表現出女性的溫順、纖細、輕盈、嫻靜、典雅之態，給人一種“靜”的優美感。
無論男女，走路時不可把手插進口袋，更不要插進褲袋，也不要插腰或倒背著手。走路的腳步要幹淨利索，有鮮明的節奏感，不可“拖泥帶水”，遝裏遝拉，抬不起腳來，也不可重如錘，砸得地動樓響。幾個人走路，步調要一致，既不要過快，也不要過慢，顯得與眾格格不入。明顯地超前或拉後，無非是為了表示不滿，是一種無聲的抗議。社交場合，腳步的強弱、輕重、快慢，必須與場合協調。在室內走路要輕而穩，在公園散步要輕而緩，在病房或閱覽室要輕而柔，在婚禮上要歡快，在喪禮上要沉重、緩慢。
手的動作姿勢也宜自然，說話講到自己時應將手掌按在自己的胸口，講到別人時不能用手指：介紹人時，應掌心向上，由內向外自然地伸開手臂；同人握手時，是右臂平伸，掌心向左，雙方以溫暖的掌心相握，眼睛看著對方，臉上帶有誠摯、親切的笑容。
有些人貌不驚人，甚至還有點醜，卻贏得人們的好感與敬意；有些人一表人才，相當的帥，卻並不討人喜歡，固然與各自的品格有關，但其舉止是否文明也是原因之一，有時還是相當重要的原因之一，辦公室人士應倍加注意。
優秀秘書必備的道德品質
道德水準是一個人安身立命的根本要素，一個失去道德、失去別人信任的人，是做不好工作的。秘書工作更是如此。加強自身的道德修養，是秘書的首要任務。
禮 貌
秘書必須和各種各樣的人交往，因此禮貌待人是其必備的一種優秀品質。一般來說，禮貌地麵對一個有教養的人是十分自然的事，但彬彬有禮地接待一個十分粗魯的人則是一種職業修養。作為秘書，不管對方是怎樣的人，都應該禮貌地作出回應，要求是得體而不做作。
謙 虛
謙虛自古以來就是中華民族所推崇的一種美德。秘書在與領導和同事的相處中，謙虛是相當重要的，幾乎所有的人都喜歡謙虛內斂的秘書。
因為，謙虛意味著你有自知之明，懂得尊重他人；謙虛既能使你行為得體，不會“樹大招風”，又能幫助你提高自己在領導和同事心目中的價值；謙虛可讓你得到更多人的支持，幫助你更好地成就事業。
敏 感
作為秘書要機智、靈敏，對周圍發生的事必須能夠見微知著，這樣才能提高工作的準確性和對事物的判斷力，爭取主動，提高效率。相反，反應遲鈍往往會影響工作效率，降低自己在領導心目中的地位。
要做到這一點，必須下功夫做有心人。要經常看書學習，思考問題；要多接觸各方麵的情況，及時了解基層群眾在想什麼、中層人員在想什麼、領導在想什麼，做到胸中有數，超前思維。
但是，思維敏捷也必須注意不要聰明過頭，否則便會聰明反被聰明誤。
自 製
合格的秘書一定要有能時刻控製自己的能力，避免因缺乏自製而做出一些衝動的事情。
當你感到心中有怨氣無法發泄，而情緒麵臨失控，特別想要做一些過激的事情時，請在心中默默地從l數到100，然後去洗手間使自己清醒下來後再回到工作崗位，盡可能地不接觸領導和同事，當自己的心情平靜下來後，再繼續開始工作。
忠 誠
領導一般都希望秘書忠誠地跟著他、擁戴他、聽他指揮；而一個合格的秘書也必須無條件地對領導和公司忠誠。
領導最反感的就是秘書背叛自己，或“身在曹營心在漢”存有二心；這樣的秘書任何一個領導都不會用。相反，忠誠、講義氣、重感情，經常用行動表示信賴、敬重領導的秘書，便可得到領導的喜愛。
因此，秘書在領導麵前不要弄虛作假，通過欺騙而暫時得到的好感和榮譽是不可能長久地維持下去的。
當然，忠誠要講求藝術，一般要考慮時機、場合、領導心情、客觀環境等因素，否則，忠誠也會犯錯誤，招致領導的反感和不滿。
負 責
責任分為兩種：明確的責任是你的職責範圍，不明確的責任是你主動承擔的分外工作。做好明確規定的工作是本分；做好未明確規定的工作，則會受到別人的尊重，並有可能得到晉升的機會。
優秀秘書必備的性格要求
人的性格是多樣的，也是不可強求的。但是，秘書工作有特殊性，對其要求又要更高一些。如果沒有一個良好的性格，是做不好秘書工作的。
豁達開朗
秘書工作由於處於特殊位置，常常會遇到內部或外部的一些幹擾。比如：在工作時處於複雜的人際關係之中，難免與領導、同事發生矛盾、利害衝突；在處理各種事務中，常會引起其他員工的誤解和不滿。因此，秘書人員性格中很重要的一方麵就是對人對事豁達開朗，即在堅持原則的前提下采取寬容、忍耐的態度。
意誌堅強
秘書工作是一項十分繁重而複雜的勞動，秘書必須具有堅韌不拔、百折不回的毅力，克服各種困難，實現自己的職能。這就要求秘書有較強的心理承受能力，對來自領導、基層和外界的種種壓力能夠從容應付、任勞任怨。秘書還要嚴於律己，努力克服自身的缺點和不足。
當然，秘書在輔助領導的過程中，要能夠堅持原則，實事求是，自覺抵製不正之風，做領導忠實的參謀和助手。