通報是宣傳教育、通報信息的下行公文文種。一般用於國家機關、企事業單位、社會團體表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或通報有關需要行文對象周知的情況。通報分為表彰性通報、批評性通報和情況通報三種。表彰性通報是表彰具有典型意義的先進事跡和好人好事的通報。批評性通報是批評能產生普遍警戒作用的單位或個人的通報。情況通報是相關部門之間傳達重要精神或重要情況，溝通信息，以促進工作順利開展的通報。
特點
通報是一種廣泛適用的公文，主要具有以下三個特點：
1.真實性
真實是通報的生命，通報的內容具有真實性。寫作通報之前，對正反兩方麵的事實都要認真核實，使得通報內容準確無誤，沒有水分。通報的任何情況、事實都必須是真實的，不能有差錯，更不能編造假情況。比如，對違法亂紀單位的通報批評，要實事求是地反映，不要貶低，更不能捏造事實來打擊通報對象。
2.教育性
教育性是通報要達到的目的。表彰先進的通報，既是對被表彰單位或個人的一種鼓舞、激勵；也是對其他單位或個人的一種教育，引導其找差距，學先進，靠先進；更是對後進單位或個人的一種鞭策，激勵他們學習先進，迎頭趕上。批評性通報的目的則是讓行文對象知道錯誤，認識錯誤，改正錯誤，然後吸取教訓，引以為戒，在思想上得到教益。交流情況的通報，是讓行文對象了解通報的事項，以達到上情下達，加強上下級之間、部門之間的相互交流，信息共享，促進工作的目的。
3.時效性
通報的行文要具有時效性，通報所涉及的事實一般比較具體，是在特定的時間、地點發生的，與當時的情況或普遍存在的問題和現象是有密切聯係的。對於先進事跡、重要情況、典型經驗，隻有及時通報才能更好地推廣，讓更多的人學習，更好地發揮其作用；對於反麵典型，壞人壞事，隻有及時通報，才能及時地起到警示作用，以杜絕再次發生類似事件。因此通報必須及時製發，才能達到行文目的。
行文對象
通報雖屬下行文種，但是根據通報的作用和應用範圍來分析，通報的行文對象並不是確定的所屬下級機關。有些通報直接下達給相關機關，行文對象明確具體；但是有些通報則是直接登載在報紙上，行文對象十分廣泛。具體到每一份通報的行文對象都會因為通報內容的性質和影響的不同而有所區別。
表彰通報用於在一定範圍內表揚好人好事，它的下行性不是很強。比如《×××人民政府、軍區關於表彰全省國防教育先進單位和先進個人的通報》，它如果登載在報紙上，那麼它的行文對象就是所有人；如果是送達到某些機關，那麼它的行文對象就是收文機關的工作人員。
批評通報用於在一定範圍內批評某個單位或某個人的錯誤，糾正不良傾向，它的下行性就比表彰通報強，行文對象也明顯。比如《國務院關於一份國務院文件周轉情況的批評通報》，它的行文對象就是收到國務院文件的單位。
情況通報多用於向有關機關或部門知照其應該掌握和了解的信息、動態，以供工作參考，多作下行文，但也兼作平行文；行文對象根據通報的內容所涉及的機關或部門數量的不同而有所區別。比如《×××人民政府辦公廳關於全省企業基本養老保險工作情況的通報》既會送達下級機關，也會送達到同級其他機關。
格式
通報一般包括標題、正文和落款（有的通報沒有）三個部分。
1.標題
通報的標題通常由發文機關+事由+文種三個部分構成。有些通報可省略發文機關+事由，隻寫“通報”二字，但比較重要的通報則不能省略。
通報的發文機關和發文時間也可以寫在標題下方，這樣則不再落款；若寫落款，發文時間則寫在發文機關下麵。
2.正文
由於通報的種類比較多，內容寫法比較靈活，不同的通報正文的寫法是不一樣的。
（1）表彰通報正文。
首先，具體敘述先進事跡，寫明時間、地點、人物、事跡、怎麼做、結果等；其次，用簡明概括的語言對上述事件進行分析、評議，概括其主要經驗或者指出其典型意義等；最後，提出表彰或發出號召等。
需要注意的是，通報如果是轉發式的，正文部分應當先對下級機關所發的材料進行評價，加上批語，即對被表彰者進行評議等，再發出號召或提出要求。
（2）批評通報正文。
首先，交代清楚通報緣由，即事故或錯誤事實的經過情況、時間、地點、事故、後果等；其次，對事故進行分析評議，重點分析事故發生的原因，指出事故的性質及其危害，並提出處分決定等；最後，寫明防止此類事故發生的有效措施，對症下藥，提出告誡；或重申某一方麵的法律法規和紀律等。