應用文是文化的集大成者，承載著人類的文明，見證著人類的進步，反映著當今社會日新月異的變化。在應用文的長河中，我們可以尋找到中華文化發展的脈絡，解讀到政治組織的運營、經濟活動的發展、軍事力量的變化等，感受到物質文明和精神文明對社會的巨大影響，無論截取哪段曆史，都可以從應用文中看到各種“影像”。
應用文是一種語言工具，具有準確而豐富的表現力，是人們處理公私事務時不可缺少的一種文字表達形式。它使用頻率高，使用範圍廣以及與人們關係的直接性和密切性，是任何文體無法相比的。
應用文是“古已有之”的一種文體。它的孕育與發展是一個漸進的過程。在文字未誕生前，人們記事應用采取口頭傳記，或實物記號，或圖畫記事。《周易·係辭下》：“上古結繩而治，後世聖人易之以書契，百官以治，萬民以察。”隨著語言文字的誕生，人們用它記錄生活，也就萌芽了應用文。應用文“緣於實用”，它是文學的源頭，在隨後的文化發展進程中，應用文與文學並駕齊驅。隨著統治階級與人民群眾日益增長的物質與精神的需要，應用文越來越豐富，越來越成熟，至今，發展趨勢強勁，人們不得不青睞它、研究它。
應用文為“經國之大業”，南朝劉勰在《文心雕龍·書記》中稱之為：“雖藝文之末品，而政事之先務也。”其特征明顯，功能突出。應用文特征上具有：本質的實用性、內容的真實性、形式的程式性、應用的廣泛性、對象的特定性、任務的時限性、語言的平實性、思維的抽象性，與文學形成鮮明的區別。應用文具有領導與指導、法規與準繩、宣傳與教育、聯係與溝通、憑證與記載、分析與研究、建功與警示、和諧與發展等八個方麵作用，為社會的發展與進步發揮著其積極的功能。
應用文是文章家庭中的一大類別，屬於文章學範疇，滿足寫作受體的心理需求，客觀真實地反映社會生活，閱讀應用文是人們生活中必不可少的行為活動。
應用文寫作是寫作家族中的一大類別，屬於寫作學範疇，遵循寫作規律，表現寫作技能，不作藝術加工。
應用文寫作就是根據寫作主體的需要，科學地運用寫作客體，通過一定的載體，呈現給寫作受體的行為活動。
應用文寫作主體，即進入應用文寫作狀態的人，一般謂之作者。應用文寫作主體包括寫作對象的認識主體和寫作成品的製作主體兩個方麵。作者既是寫作對象的認識主體，又是寫作成品的製作主體。就寫作四要素而言，應用文寫作主體在寫作活動中無疑是居於主導地位的要素。
寫作是一種社會化的精神生產，生產的原料來自社會，產品生產出來以後又服務於社會。寫作又是一種個體勞動，具有強烈的個性色彩。整個寫作過程，從體驗、構思到表述，無不具有作者的個體特征。但寫作更是綜合性很強的複雜的精神勞動，文章是作者思想感情、生活閱曆、文化知識、藝術造詣、語言修養、審美意識等的綜合體現。作者要寫好文章就必須全方位地加強自身修養，從多方麵造就自己。
古人雲：“文如其人”，表達的是寫作主體的重要性，不同素養的人就寫出不同品味的文章，不同水平的人，寫出不同層次的文章。在寫作係統中，有再好的客體材料，寫作者“無能”，就不可能羅列成文；就是有再好的表達能力，但寫作者“無德”，讀者也會嗤之以鼻。
所以，應用文寫作主體要表現出強烈的讀者意識、高度的責任意識、嚴格的規範意識和自覺的服務意識。
應用文作者構成極為複雜，有群體作者、個人作者、法定作者、代言作者等多種類型。但無論是什麼類型的作者都要有責任，堅守“讀者就是上帝”。應用文寫作主體的責任與文學作者的責任相比尤為重大，事關個人事情的成敗，組織運行的成敗；事關“公信度”、“執行力”的問題。
講責任就是要守“誠信”，行政管理者、生產經營者，無論運用何種應用文體，都要“誠信”取民。不說假，不玩空，有一說一，不誇大說小，不胡編亂造，讓事實來說話。如果一個政府喜歡用假、大、空的文件與報道騙民，用虛假的數字為政績加碼，必然失信於民。
應用文寫作主體修養與能力在應用文寫作主體中起到核心與左右一切的作用。應用寫作主體修養一般包括文化素質含政治思想修養、職業道德修養、知識修養，心理素質和思維素質。寫作主體的能力主要體現在寫作技能上，可以從觀察能力、采集能力、感受能力、想象能力和寫作中每個環節的能力等方麵感知。