實用文體的基本特征
實用文就是實際應用的文章。注重實用是它區別於其他文章的標誌。實用文需要處理的事務是具體的，需要解決的問題是實際的；在時間上，要求緊迫；需要的是實事求是，直陳其事；它往往具有長期使用逐步形成的慣用格式，簡明而使讀者一目了然。
實用文有比較明確的對象，有特定的讀者，而且他們非讀不可。例如書信、電報、公函、挑戰書、合同、起訴狀……故寫實用文一定要明確給誰看的，往往一落筆就有個稱謂問題。
實用文有比較固定的格式。這些固定格式必須遵守。
實用文有比較實際的寫法，敘事直截了當，簡明扼要，講完實際效果。落筆時，必須考慮以什麼名義說話，是單位，是個人？向誰說話，為什麼說，是詢問還是回答，是控告還是推薦，選用哪一種文體。
實用文要求語句條理、嚴密、通俗易懂、簡明準確。
實用文可分為五個方麵：
一是日常生活方麵的，書信、啟事、條據等。
二是政治生活方麵的。如命令、通知等等。
三是經濟生活方麵的。如廣告、合同、情況分析、管理條例等等。
四是學習生活方麵的。如日記、發言稿、實驗報告、座談紀要等。
五是生產業務方麵的。如簡報、計劃、總結、調查報告等。
實用文體的寫作
一、一般書信的寫作
一般書信是指人們平常相互交往的信。它有五部分組成。
1．信的開頭要寫稱呼。
稱呼要根據寫信人和收信人的關係來確定，平時怎麼稱呼，寫信就怎麼稱呼。給長輩寫通常不寫名字隻寫稱謂，如“爸爸”、“二舅”；給晚輩寫一般直呼其名，如“建華”、“誌堅”；給領導寫，往往加職位，如“李校長”、“張處長”；給平輩寫可寫名字、可加上表關係的詞，如“小華”、“小華同學”；有時對特定的人，要加上一些特定的話，如“親愛的媽媽”、“尊敬的李老師”等。稱呼在信紙要寫在第一行，頂格寫，其後加冒號，第一行隻寫稱呼，不寫別的文字。
2．從信的第二行開始寫正文。
這是書信的主要部分，寫信人要說的話，都寫在這一部分。如係去信，通常先說幾句問候的話，然後再入正題；如係回信，通常要寫明“來信收到”等，然後再回答，如還有告訴或詢問對方的語要說，可寫在回答之後。正文部分要分段來寫。正文要從第二行開始空兩個格寫，每段開始均空兩格，轉行頂格寫。
3．正文寫完之後，一般要寫上一句致敬、祝願的話。
這也要注意是寫給誰的。寫給長輩應加敬辭，如“敬祝安康”之類；寫給平輩可寫“此致敬禮”；寫給晚輩可寫“祝你進步”、“希你努力學習”。寫完正文之後，可接著正文寫“此致”，然後轉行頂格寫“敬禮”，或另起一行空兩格寫“此致”，轉行頂格寫“敬禮”，後麵可加驚歎號。
4．在結尾之後，要寫上寫信人的姓名。
如果收信人是熟悉的人，可隻寫名不寫姓。有時在名字前還加上稱謂，如“小弟建國”等。姓名要寫在結尾下一行的後半行（或空兩三行）。
5．最後要寫上寫信的年、月、日，一般寫在姓名的下一行的後半行。
如果寫完信之後，還有補充或附帶問候別人的話，寫在再下一行。
有時，書信內容還帶有一定的專題性質，即在一封信中側重談某個事物或某個問題。按內容分可分為三類：
一是側重於記敘描寫的，即用書信把自己的所做、所見、所聞告訴對方。例如在萬國郵聯發起的“國際少年書信寫作比賽”中榮獲1981年國際評選第一名的我國少年趙爽寫的《一個郵政職工的一天》就屬此類。寫此類信除按書信的要求寫作外，其他和寫記敘文一樣。