幕主聘用師爺，除了聘用別人推薦的人以外，有時還親自物色師爺。康熙年間的河道總督靳輔手下的河工師爺陳潢，就是靳輔親自物色來的。靳鋪有一次路過邯鄲呂祖祠，見璧上有陳潢題的詩，非常豪邁，於是派人到處打聽，最後將陳潢請來當了河工師爺。兩江總督尹文端的章奏師爺程鏡濤也是由尹文端親自物色來的。有一次尹文端微服出行，親眼見到程鏡濤拾金不昧，不貪女色，便將其延至衙中，當了章奏師爺。林則徐為了發現書啟人才，對經手的裏牘總是加意閱讀，親自批答，他手下的師爺沈蔭士問林則徐是否嫌煩瑣，林則徐回答：“為官者靠此留意佐治人才，所關可不是小事。”不久，沈蔭士又問林則徐物色到合適的尺牘人才了嗎？林則徐遺憾地答道：“我打聽到一位姓李的書啟師爺，詞翰為當代第一，去年托人以千金聘之，但李師爺已辭館進京參加會試去了。”（浙江巡撫阮元曾親自物色了山陰名宿徐聯奎入幕。
幕主聘用師爺的標準和條件一般都是：德才兼備、曆練老成，深信不疑。清人剛毅所著、專供州縣官閱讀的《牧令須知·用人》認為所聘師爺必須德才兼備：“刑錢書啟各席，不能無人經理，當擇其品學兼優者。”當過知縣的段光清曾對薦友的上司說過一段話，很能說明主官聘請師爺的德才標準：“署中請朋友（幕友），為地方辦事也。辦事先論品，次論學。卑職初任事，須賴朋友以襄事，是以必親釆其人品，次汸其學間，以期同舟之共濟。”曆練老成、深信不疑兩個條件是雍正皇帝總結出的，他曾下令：“嗣後督撫所延幕客，須擇曆練老成、深信不疑之人。”曆練老成說的是經驗豐富，深信不疑說的是可靠。因為主官要依靠師爺為自己辦事，當自己的左右手，所以必須靠得住。可以說，深信不疑是主官聘用師爺的最重要的條件。
不僅幕主聘用師爺有選擇，師爺對於幕主也有一個選擇的問題。師爺一旦受聘，食人束脩，就應盡心辦事，但如果幕主是一名貪官，正直的師爺就會左右為難，弄不好就會身敗名裂。所以師爺在接受延聘之前，往往慎重地選擇幕主。
師爺對於主官的聘請如果不接受，便都很有禮貌地加以婉辭，說些恭維主官和謙虛的話。龔未齋在為辭掉某觀察（道員）聘請而寫給推薦人的信中寫道：“藥籠之中，當收俊物。豈可以牛溲馬渤，溷充其數？想亦足下阿其所好，而觀察公謬釆虛聲也。弟有知人之鑒，而又有自知之明，翹首龍門，實不敢冒昧應命。”
謀館者謀到了幕館，稱為“得館”、“入幕”。幕主對於已經確定延聘的師爺，要親自登門或派人拜送關書和聘金。關書也叫關聘、聘書，是延請師爺所專用的文書。關書有一定的規製，一般用大紅全柬，封麵寫“關書”二字，內寫：“敦聘某字某姓老夫子，在某官署任內辦理某事，月俸脩金若幹，到館起脩，謹訂。教弟某某頓首拜。”末行書“某年月日”。不用官印，不蓋私章，裝入紅封套內，上加簽條，上寫：“某某老夫子惠存”。首稱“敦聘”，是為了明確師爺非僚屬；不稱名而稱字，又稱老夫子，是表示尊敬；雲“辦理某官署任內某事”，表而任滿共退；用“脩金”字樣，表示師爺之職非官職；末署“教弟”，表明受教而非所教。寥蓼數十字的關書，包含的內容是很多的。關書的性質和效力，相當於合同書。