正文 第12章 辦公禮儀(1)(1 / 3)

完美的禮儀細節將會使您成為辦公室最受歡迎的人。

教師在辦公室的基本禮儀原則是什麼?

教師工作是複雜的,教師職業同時也是單純的,教師的社交基本上圍繞辦公室發生。注重辦公室禮儀是建立個人良好形象的重要一環。概括起來,辦公室工作的禮儀原則有如下幾點。

辦公室禮儀原則

一、準確的原則

辦公室的任何工作都關聯著領導機構的工作。可以說,辦公室工作的準確性,相當程度地保證了領導工作的準確性,保證了領導工作的正常運轉。辦公室工作的準確性,涉及的方麵很多,簡單地說,辦文要準,辦事要穩,情況要實,主意要慎。總之,隻要準確無誤,就可事半功倍。做到這些,就必須態度認真,作風過細。比如說辦公文件,就必須保證文件的原文一字不錯,保證文件的質量不被破壞。為此,必須從起草、繕寫、校對、印製到呈批、傳閱、登記、裝封、遞送、收拆、複製、分閱等每一步都不發生差錯。有了錯,就可能破壞文件的內容,降低文件的質量。雖然工作出錯是難免的,但錯出多了就是工作態度、工作作風的問題,會貽誤大事。

二、迅速的原則

迅速,就是要求工作及時、高效。所有的文件都有自己的使命,所有的文件都是為了辦事而發的。一切要辦的事情,都有兩個要素,一是準確,二是時限。兩者任何一條失誤,事情就辦不成。時限就是盡可能縮短周期,簡化過程。講求時效,是當今社會的要求。時間性是根據事情的要求而言的,事情愈急迫,就愈需要盡快地把文件送到辦閱人員手裏。現代社會,各種文件、信息常常需要瞬息即到。辦事不及時是要誤大事的。

提高文書處理工作效率的出路之一,是改變工作手段,實行辦公自動化,利用電腦等現代技術辦理事情,例如,傳遞信息、檢索資料、屏幕編輯、電話傳真、財務處理等。辦公室工作還應注意精簡文件,反對官僚主義和文牘主義。

三、保密的原則

學校製發的文件,有的具有不同程度的秘密性。各級辦公室人員經常接觸領導和一些重要文件,參加一些重大會議,了解一些重要機密。這裏有兩個方麵的要求:一是在工作中采取措施保證文件、資料的安全,在包裝、運轉、拆封、知密範圍和傳達中製定安全措施;二是辦公室人員要保證自己知密不泄密。對於辦公室工作的安全和保密問題,一定要引起思想上的足夠重視,並在組織措施上給予必要的保證。比如,一切尚未公布的機密文件,不得隨便給無關人員閱看或談論;文件的運轉交接應當嚴格登記,履行簽收手續,明確責任;絕密文件應有專人負責,不得擅自攜帶外出,總之,要遵守製度,嚴防泄密。

四、一切從實際出發的原則

堅持實事求是,一切從實際出發,理論聯係實際,是辯證唯物主義的基本觀點。辦公室工作涉及麵廣,政策性強,沒有較高的馬列主義理論水平,不可能對大量的實際材料進行科學的分析和綜合,不可能抓住事物的本質和主流,從而往往就事論事,難以對全局的工作提出正確的建議。缺乏正確的建議,缺乏正確的理論指導,就會迷失方向,成為一個庸庸碌碌的事務主義者。隻有把理論和實際很好地結合起來,才能成為一個優秀的辦公室人員。

五、嚴密、科學的原則

辦公室工作的特點,要求我們非常講究嚴密的原則。首先是各項工作計劃的製訂、工作部署必須嚴密。要考慮到目標、措施,可以預見的各種問題及解決辦法,各項工作的協調和時間上的銜接等,總之,事前考慮得越周密,計劃目標的實現就越有保證。辦公室的日常工作,每周、每月、每季、每年都應事先做出計劃,重大工程或活動更應單獨製定詳細計劃,隻有這樣,才能不斷提高預見性。其次是執行計劃中組織管理必須嚴密。沒有嚴密的組織,計劃往往落空。特別是大型工程、活動和會議的組織,更需要精心籌劃,每一件事都要具體落實到人,有布置,有檢査。需要多項工作配合的複雜工程,應編製網絡計劃圖,按計劃要求的進度督促各項工作按時完成。最後,辦公室工作有許多是文字性、技術性工作,更需嚴密、細致。文件和報告,應做到整齊、幹淨,沒有錯別字,甚至連一個標點符號也要認真推敲,不出錯誤。文件收發、傳遞、歸檔,應做到準確無誤、一絲不苟。對文件的保密工作尤其要加倍謹慎,做到萬無一失。隨著辦公自動化程度的提高,辦公室人員應會熟練地應用計算機,對工作的要求也更加精細,否則會貽誤工作。

辦公室工作的特點,還要求我們講究科學的原則。麵對複雜的工作,要使我們的認識比較正確,能夠達到預想的目標,減少失誤,就必須按照人類認識發展的規律,對辦公室工作的對象進行深入的了解,摸索其運動的規律性,掌握事物的各個方麵的製約關係,用正確的認識指導實踐。辦公室工作每天都會遇到新問題,在分析和處理問題時,不能僅憑經驗辦事。要具有敏銳的眼光,善於抓住反映各種傾向的苗頭,及時抉正壓邪。

辦公禮儀規範

1.注意你在辦公室的個人儀表及辦公桌的衛生,這也屬於你個人形象的一部分。桌麵上盡量簡潔,不要將愛人、孩子的照片及其他很私人化的擺設放在台麵上。